Hoe zorg je voor een optimaal behoud van de collectie? En hoe beperk je hierdoor het waardeverlies? Bewaren voor de eeuwigheid is niet realistisch. Maar welke termijn acht je dan wel haalbaar? En in welke toestand? Ga je voor drastische ingrepen of mik je er eerder op de grootste schade te vermijden? 

Elders op de Erfgoedwijzer vind je een schat aan kennis over verschillende aspecten van erfgoedzorg. Deze pagina wijst je de weg.

De huidige conditie van de collectie: nulmeting

Alles start bij weten wat je in huis hebt. Wat is de huidige conditie van de collectie? Om die goed in kaart te brengen, is het belangrijk een conditie- of toestandscontrole uit te voeren. De schadebeelden die je daarbij kan aantreffen worden per materiaalsoort haarfijn beschreven in het dossier 'Materialen en soorten collecties'. 

Zodra je de huidige conditie van je collectie kent, stel je jezelf de volgende vragen: 

• Is dit de gewenste conditie? 
• Hoe snel mag mijn (deel)collectie achteruitgaan? 
• Wat moet ik veranderen om de huidige conditie te behouden of te verbeteren? 

Je kan nu ook nagaan wat de schadefactoren en risico’s zijn. Hoe komt het dat er bepaalde schade ontstaat? En welke verschillende maatregelen kan je treffen om het behoud van de collectie te optimaliseren?

Collectierisicomanagement  

Hoe zorgvuldig je ook te werk gaat, een collectie staat bij gebruik en in opslag altijd bloot aan zowel interne als externe risico's. Ze kunnen dus nooit volledig worden uitgesloten, maar je kan ze wel zoveel mogelijk verkleinen. In deze fase is het daarom belangrijk om risico's goed te identificeren en te analyseren, zodat de organisatie prioriteiten kan stellen en de beschikbare tijd en middelen efficiënt kan inzetten. 

• Hoe pakt de organisatie het risicomanagement aan?
• Wat zijn de grootste risico's voor je collectie?
• Hoe kan je die risico’s verkleinen?
• Welke zaken pak je eerst aan, en welke zijn minder dringend?

Risicobeheersing gebeurt in vijf stappen: voorkomen, blokkeren, detecteren, reageren en remediëren, en op zes niveaus: object, verpakking en meubilair, ruimte, gebouw, omgeving en werking. Een analyse op al die domeinen helpt je om het bestaande beleid aan te scherpen, om keuzes en beslissingen te maken en om prioriteiten te stellen. Op basis van een risicoanalyse komen de juiste, meest passende maatregelen naar voren om de kans op schade of een calamiteit te beperken. Een handig hulpmiddel daarbij is het Framework for Preserving Heritage Collections, ontwikkeld door het Canadian Conservation Institute. Het model is gekoppeld aan de tien schadefactoren en biedt een houvast om risico’s in kaart te brengen en beslissingen te nemen.  

Voor zo'n risicoanalyse werk je trouwens liefst samen met het hele team, en bij voorkeur zelfs met een of meerdere externe experts. Beperk je daarbij niet tot je kerncollectie, maar denk ook aan het archief, de bibliotheekcollectie of de veiligheid van de digitale data. Door een risicoanalyse ook te koppelen aan een waardering van je collectie krijg je bovendien inzicht in wanneer het grootste waardeverlies optreedt.

Meer informatie over hoe je zo'n risicoanalyse uitvoert en welke hulpmiddelen daarvoor beschikbaar zijn, vind je in het dossier 'De tien schadefactoren en geïntegreerd risicobeheer'. 

Fysiek behoud van materialen

Nu je de schadefactoren en risico’s kent, kan je maatregelen nemen om de schade te beperken. Zet daarbij bij voorkeur in op preventieve conservering, zodat je zo min mogelijk moet overgaan tot restauratie. 

Preventieve conservering 

Dit zijn alle maatregelen en handelingen die gericht zijn op de omgeving van een object of een groep objecten, met de bedoeling schade en verlies te voorkomen of te minimaliseren. Die maatregelen zijn indirect, ze werken niet in op de materialen of de structuren van de objecten. De uiterlijke kenmerken van de objecten veranderen niet. Daardoor geniet deze vorm van conserveren sterk de voorkeur: beter voorkomen dan genezen. 

Preventieve conservering speelt een rol in verschillende onderdelen van een collectiebeherende organisatie: het gebouw, de inrichting van de tentoonstellingsruimten en het depot, het beheer van de collectie en de interne organisatie. Het gaat om verschillende activiteiten en procedures: denk bv. maar aan objecten hanteren, verpakken en transporteren of bewaren in depot; museum- en depotruimtes onderhouden, integrated pest management; calamiteiten beheersen; ruimtes beveiligen en medewerkers opleiden. 

Door adequate maatregelen te nemen rond preventieve conservering beperk je eventueel waardeverlies en optimaliseer je de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collectie. De waarde van een object of (deel)collectie bepaalt mee de prioritering bij preventieve conservering. 

• Waar bevindt zich de collectie en wat zijn de omstandigheden daar? 
• Wat zijn de gewenste omstandigheden? 
• Wat moet je veranderen om de omstandigheden te verbeteren? 

Op de pagina's over het binnenklimaat, licht en verlichting, depotinrichting, verpakken en transporteren en tussen de informatie over materialen vind je meer toelichting bij deze deelaspecten van preventie.  

Actieve conservering 

Dit zijn alle acties die rechtstreeks op een object of op een groep van objecten worden toegepast met als doel verouderingsprocessen te stoppen of de structuur te verstevigen. Denk hierbij bv. aan de ontzouting van keramiek, de stabilisering van corroderende metalen of de consolidatie van muurschilderingen. Dergelijke handelingen worden alleen uitgevoerd wanneer de objecten in dermate fragiele toestand zijn of op zo’n wijze degraderen dat waardeverlies op relatief korte termijn optreedt. Die acties veranderen soms het uiterlijk van de objecten. Door tijdig in te grijpen kan de schade beperkt blijven. 

Of conservering nodig is, hangt af van de conditie van de collectie, het gebruik en de omgevingsfactoren. De zorg die nodig is, verschilt van object tot object. Laat je daarom bijstaan door een gediplomeerd restaurator of een gespecialiseerd bedrijf om de conditie van een object te bepalen of een behandeling uit te voeren. 

Actieve conservering kan de gebruikswaarde van de collectie doen toenemen: een object dat een consoliderende behandeling krijgt, kan daarna bv. weer tentoongesteld worden. 

• Welke objecten zijn instabiel of niet stevig genoeg om te hanteren? 
• Wat ga je doen om de conditie te stabiliseren? 
• Waar liggen de prioriteiten en waarom? 

Je leest hierover meer in op de pagina's over bestrijdingsmethodes, stof en vuil en in de informatie per materiaalsoort. 

Restauratie 

Dit omvat alle acties die rechtstreeks op één object worden toegepast met als doel de waardering, de betekenis en de functie te verhogen. Een restauratie kan ook nieuwe inzichten opleveren over de materialen en technieken, het gebruik en de geschiedenis van het object. Dat kan op zijn beurt dan weer zorgen voor een waardevermeerdering.  

In hoeverre jouw museum, archief of erfgoedbibliotheek een restauratie nodig en wenselijk acht, hangt af van de conditie van het object, het gebruik, de waarde, de context, de artistieke intenties en de omgevingsfactoren. Een vragen helpen je de afweging te maken: 

• Welke objecten ga je restaureren, waarom en hoe? 
• Welke objecten zijn in hun huidige toestand niet presentabel? Is een restauratie nuttig om het object op te nemen in de presentatie of is het een object dat in depot thuishoort en geregeld het museum verlaat voor bv. een processie?  
• Welke objecten kunnen door restauratie in waarde toenemen of hebben potentieel om de immaterieel-erfgoedpraktijk te duiden?  

De restauratie wordt het best uitgevoerd door een gediplomeerd restaurator of een gespecialiseerde firma. Dat geldt ook voor het vaststellen van de conditie van de objecten en (deel)collecties. Een houvast vind je in de brochure 'Hoe beoordeel ik een restauratieofferte?'. 

Veiligheidszorg 

• Hoe is de collectie beschermd – tegen brand, diefstal, vandalisme, overstroming, lekkage of fysische krachten? 
• Wat is de huidige status van het calamiteitenplan? 
• Wat pas je aan, waarom en wanneer? 
• Hoe vaak wordt er met het calamiteitenplan geoefend? 

Raadpleeg hiervoor de hoofdstukken 'Calamiteitenplan' en 'Beveiliging'. 

Informatie en kennis behouden door duurzame registratie en documentatie 

Informatieverlies is een sluimerende schadefactor en blijft heel vaak onder de radar ... tot je op een bepaald moment iets kwijt bent of een object niet meer terugvindt. Eens verloren, wordt informatie zelden gerecupereerd. 

Nochtans kunnen de gevolgen groot zijn. Objecten verliezen (een deel van) hun waarde, je organisatie loopt imagoschade op, objecten zijn niet langer beschikbaar voor onderzoek, enz. En wanneer de foutenlast te groot wordt, leidt bovendien de hele collectie schade. 

De informatie over jouw erfgoed(collectie) – de metadata – beheren is daarom net zo belangrijk als zorg dragen voor de fysieke stukken: 

• Het versterkt of bevestigt de waarde van het object.
• Het vormt een basisvoorwaarde voor collectiemanagement.
• Je kan gemakkelijker verantwoording afleggen aan je bestuur en subsidiërende overheid.
• Het is een basisvereiste om je collectie doorzoekbaar te maken, ook voor externen.

Besteed dus zeker voldoende aandacht aan registratie en documentatie en vermijd informatieverlies. Meer daarover vind je in het dossier over informatiebeheer. 

Verzekeringen 

• Hoe ga je om met waardeverlies? 
• Wat verzeker je, hoe en waarom (niet)? 

Raadpleeg het hoofdstuk ‘Collecties verzekeren’ voor meer informatie.