Op basis van de analyse van de belanghebbenden heeft u een eerste beeld van wie u zou kunnen betrekken. Op basis daarvan kan u de groepen samenstellen. Ook moet u goed nadenken wie het traject zal begeleiden. Hoe u deelnemers kan vinden, vertellen we u onderaan deze pagina. 

A. Stel een kernteam en een klankbordgroep samen

Heel wat waarderingstrajecten werken met een beperktere kerngroep en een meer uitgebreide klankbordgroep.

Kernteam: zit mee aan tafel 

• Belangrijk is dat het kernteam uit meer dan één persoon bestaat om goed te kunnen waken over de consistentie bij het uitvoeren van de waardering. Idealiter bestaat het team uit 4 tot 10 personen. 
• Het kernteam is samengesteld uit mensen die kennis en inzicht hebben in de drie waardenclusters: de (kunst)historische, sociaal-maatschappelijke en/of gebruikswaarden van het te waarderen erfgoed. 
• De leden van het kernteam kunnen uitzonderlijk meerdere van deze waarden vertegenwoordigen, maar bij voorkeur zijn er aparte vertegenwoordigers voor de drie hoofdsoorten waarden.  
• Opnieuw: leg op voorhand de mate van zeggenschap vast. In hoeverre neemt dit kernteam ook de eindbeslissing? Of heeft het eerder een adviserende rol? 
• Het kernteam krijgt inspraak in het bepalen van het toetsingskader en het waarderingsformulier. 

Klankbordgroep 

De klankbordgroep bestaat uit personen buiten het kernteam die bij het waarderingsproces worden betrokken omdat zij bepaalde kennis, ervaring of andere informatie kunnen bieden die de leden van het kernteam niet hebben. Door het betrekken van de klankbordgroep wordt de waardering inhoudelijk onderbouwd en krijgt ze een voldoende breed draagvlak. Een gedegen communicatie naar de klankbordgroep is noodzakelijk. En ook hier geldt: wees helder over de mate van zeggenschap. 

B. Kies goede trajectbegeleiders

Voor beide groepen zijn er begeleiders nodig, die het traject en de gesprekken in goede banen kunnen leiden. Baken de verschillende rollen goed af: 

• Projectleider: vaak iemand vanuit de erfgoedorganisatie, die verantwoordelijk is voor het hele traject en de rapportering ervan. 
• Gespreksleider: kan de vergaderingen van de groepen voorzitten en kan ervoor kan zorgen dat alle stemmen aan bod komen. Dit kan ook een externe facilitator zijn. 
• Inhoudelijke expert uit de organisatie: kan vooral als lid meedenken (en is dus in strikte zin geen begeleider). 

In het competentieprofiel voor co-waarderen vindt u een schema dat de competenties over deze drie rollen verdeelt. Het kan u helpen om te bepalen welke rol u het beste ligt, en wie u kan vragen om een bepaalde rol op zich te nemen. 

C. Hoe vindt u deelnemers? Enkele praktische tips 

• Maak gebruik van een vragenlijst. Die kan u in papieren versie versturen of posten op relevante websites. U kan ook een vragenlijst op een aantal relevante publieke plaatsen leggen zoals de dienst voor toerisme, het gemeentehuis, de bibliotheek, enzovoort.  
• Plaats een advertentie in relevante en lokale media waarin u aankondigt wat er gaat gebeuren en nodig mensen uit om te reageren.  
• Bevraag mensen rechtstreeks door met hen een gesprek of kort interview aan te gaan.  
• Verzamel de belanghebbenden op een informatieavond en ga met de hele groep in gesprek.  
• Neem uw stakeholders mee naar de collectie en peil naar hun reacties tijdens een rondleiding. Wat is voor hen bijzonder waardevol en waarom?  
• Organiseer een groepssessie (creatieve workshop, focusgroep of discussiemoment) waarbij mensen kunnen proeven van waarderen en zich kunnen opgeven voor een vervolg. (Zie ook verder: Hoe begeleidt u de deelnemers?)