Hoe schrijft u een collectieplan?

Africa Museum anno 2020 © FARO

Het collectiebeleid van een organisatie wordt neergeschreven in een collectie(beleids)plan. Het collectieplan geeft inzicht in:

  • de samenstelling en de betekenis van de collectie,
  • wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie),
  • de uitvoering ervan in de praktijk. Vaak is dit verbonden met het algemeen beleidsplan.

Ook als het beheer van de collectie niet tot de kerntaak van een organisatie behoort, dan nog kan het de moeite waard zijn een collectieplan op te stellen. Want ook dan zijn vragen zoals deze relevant: waaruit bestaat de collectie, en waarom, waartoe en hoe wordt die bewaard?

Wat is het belang van het collectiebeleid en het collectieplan? Hoe begint u eraan als museum, archief of erfgoedbibliotheek? En hoe kunt u als erfgoedcel of dienstverlenende organisatie vorming of begeleiding over dit thema organiseren?

Wat is waardegebaseerd collectiebeleid?

Een waardegebaseerde visie op collectiebeleid neemt de drie pijlers van collectiemanagement als uitgangspunt. Collectiebeleid betekent dan het nemen van strategisch onderbouwde beslissingen over de inzet van mensen en middelen om de waarde en de toegankelijkheid van de collectie optimaal te behouden, gebruiken en ontwikkelen.

Wat is een collectieplan?

Het collectiebeleidsplan, kortweg collectieplan, is bij voorkeur een apart document. Het kan ook een onderdeel zijn van het algemene beleidsplan. Een collectieplan is een onmisbaar basisdocument waaraan de collectiewerking wordt opgehangen. Het is bij voorkeur een openbaar document dat online gepubliceerd wordt. Een collectieplan schrijven vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden.

Een collectieplan:

  • biedt inzicht en houvast;
  • helpt prioriteiten te stellen;
  • werpt een kritische kijk op de collectie;
  • maakt een onderscheid tussen de kerncollectie en de deelcollecties
  • is handig bij het vastleggen van procedures;
  • is het visitekaartje van de instelling;
  • zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen;
  • helpt subsidiërende overheden/bruikleengevers te overtuigen;
  • kan helpen bij het behalen/behouden van een erkenning;
  • helpt om acties en beslissingen te verantwoorden.

Aan de slag! 

Doel en doelgroep

Een collectieplan is bedoeld om een overzicht te bieden van de omvang en samenstelling van de collectie, het beleid ten aanzien van de collectie te beschrijven en dat beleid uit te werken in concrete actiepunten. In Vlaanderen is een collectieplan een van de basisvoorwaarden om een kwaliteitslabel als museum, cultureel archief of erfgoedbibliotheek te krijgen. Meer informatie vindt u op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid.

Het plan heeft een interne en een externe doelgroep. In de eerste plaats wordt het plan opgesteld voor de eigen medewerkers: niet alleen voor degenen die bij het collectiebeheer betrokken zijn, maar voor iedereen in de organisatie. Daarnaast heeft het een externe doelgroep: bestuurders, overheden, fondsen, donateurs, verzamelaars, betrokkenen bij immaterieel erfgoed, bruikleengevers en -nemers, collega-instellingen en de erfgoedgemeenschap. Kortom, alle belanghebbenden bij de collectie. Ook het publiek kan tot de doelgroep van een collectieplan worden gerekend. Een helder en goed onderbouwd collectieplan draagt bij aan het vertrouwen in en de legitimiteit van de organisatie.

De onderdelen van een collectieplan

Hoe gaat u te werk? 

Voorbereiding

  • Stel een interne werkgroep samen zodat het collectieplan verschillende invalshoeken dekt en breed gedragen wordt.
  • Betrek externe meelezers – vooral voor collectiebeherende organisaties met een kleine staf kan dat zinvol zijn.
  • Bespreek de missie en visie van de organisatie.
  • Bespreek hoe de collectie aan de missie en visie bijdraagt.
  • Ga na wie de belanghebbenden bij de collectie zijn en hoe die bij het collectieplan worden betrokken.
  • Bedenk voor wie het collectieplan (intern en extern) bedoeld is, wie het gaan lezen en gebruiken.
Cover van het boek 'Een collectieplan schrijven?'. © Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, Vlaamse Gemeenschapscommissie, FARO, Museumvereniging

Maak gebruik van de publicatie ‘Een collectieplan schrijven? Dat doe je zo!’. Bestel of download uw exemplaar

Geroutineerde collectieplanschrijvers hebben wellicht genoeg houvast aan het overzicht van de onderdelen van een collectieplan (p. 18 - 26).

In de hoofdstukken daarna volgt een nadere toelichting per onderwerp voor iedereen die nog niet zo vertrouwd is met het schrijven van een collectieplan of nog extra informatie, voorbeelden en achtergronden wil opzoeken.

Voor publiek- en privaatrechtelijke archieven en erfgoedbibliotheken kunt u het stappenplan volgen in de publicatie ‘Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief'. Download uw exemplaar

Actiepunten

Na de afronding van het collectieplan kunnen de belangrijkste constateringen worden samengevat en uitgewerkt in een actieplan. Daarin worden doelstellingen en prioriteiten voor de komende planperiode vertaald in concrete acties en een bijbehorende planning. Inventariseer welke middelen hierbij nodig zijn. 

  • Doelen: wat wil de organisatie met de collectie bereiken en waarom? Wat moet er veranderen? Denk aan de aanscherping van het collectieprofiel, verbeteringen in het collectiebeheer (registratie, verpakking, digitalisering), lacunes in het verzamelbeleid, kansen om de collectie beter toegankelijk te maken, enzovoort.
  • Acties: hoe kan de organisatie de doelen daadwerkelijk realiseren? Wat is prioritair? 
  • Middelen: wat is daarvoor nodig wat betreft personeel, financiële middelen, infrastructuur, kennis en expertise, enzovoort?
  • Planning: wanneer wil de organisatie de acties uitvoeren?

Het kan een idee zijn om dit actieplan ook volgens de drie pijlers van collectiemanagement te structureren:

  • Behoud: welke doelstellingen, acties plant de organisatie de komende jaren op het gebied van registratie, collectiezorg en conservering, digitalisering, depotbeheer, risicomanagement?
  • Gebruik: welke doelstellingen, acties bedenkt de organisatie de komende jaren op het gebied van tentoonstellen of andere vormen van (digitale) collectiepresentatie, bruikleenverkeer, raadpleging van de collectie, extra onderzoek vanwege tentoonstellingen, publicaties, restitutiestatus*?
  • Ontwikkeling: welke doelstellingen en acties ontwikkelt de organisatie de komende jaren op het gebied van verwerving of herbestemming, restauratie, onderzoeksprojecten?

Evalueren

Evalueer het collectieplan: zijn de gestelde doelen bereikt? Waar bent u trots op? Wat staat u nog te doen? De uitvoering van het collectiebeleid is immers een continu proces van plannen, handelen, controleren en bijsturen (de zogeheten Plan-Do-Check-Act-cyclus). De ervaring leert dat het collectieplan elke vier tot zes jaar aan vernieuwing toe is. Het meest logisch is om dat moment te laten samenvallen met een volgende beleidscyclus, dus wanneer een museum of erfgoedorganisatie een nieuw beleidsplan opstelt.

Tips

  • Besteed genoeg aandacht aan een goede collectieregistratie, catalogus of inventaris. Een collectieplan is maar nuttig als u ook weet wat u in huis heeft en wat u binnenhaalt.
  • Raadpleeg collega-erfgoedorganisaties, uw (regionale) erfgoedcel, een landelijke dienstverlenende organisatie of een van de FARO-adviseurs voor vorming, inspiratie, goede voorbeelden en feedback. 
  • Maak voor grote of diverse collecties gebruik van het COMETA-model voor een collectiebeschrijving op (deel)collectieniveau.
  • Communiceer over het proces en het uiteindelijke document. 
  • Evalueer en actualiseer uw collectieplan minstens om de vier à vijf jaar. Koppel dat bij voorkeur aan de vernieuwing van het algemeen beleidsplan.

Voor erfgoedcellen en dienstverlenende organisaties

Hoe laat u kleinere erfgoedspelers zien dat het opstellen van een collectieplan een haalbare kaart is? Met deze vraag in het achterhoofd zijn een aantal vormingsmodules ontwikkeld. U kunt ze gebruiken om een vorming over dit thema te organiseren of om een vereniging te begeleiden bij het opstellen van hun collectieplan. Uitgangspunt was de brochure ‘Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief’ (FARO, 2016). Deze brochure is gericht op grotere, professionele spelers. De inhoud hiervan werd gesneden op maat van lokale archieven, musea en heemkundige kringen. Download de toolbox en de bijlage hieronder.

FARO biedt i.s.m. de Vlaamse Gemeenschapscommissie regelmatig de cursus 'Het collectieplan: de basis voor een efficiënt collectiebeheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief

Dit hoofdstuk is geschreven i.s.m. Sylvie Maes, Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel.