• Musea: lees de publicatie Een collectieplan schrijven? Dat doe je zo!. Bestel of download jouw exemplaar.  
• Archieven en erfgoedbibliotheken: volgt het stappenplan uit de publicatie Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief. Download jouw exemplaar.  

Het echte werk

Bepaal welke onderdelen jouw organisatie belangrijk vindt om in het collectieplan op te nemen. We helpen je op weg met een reeks inspirerende vragen: 

1. Introductie | Wie zijn we als organisatie? Waar staan we voor? Wat willen we bereiken? Hoe hebben we het schrijven van een collectieplan aangepakt? 

2. Collectiegeschiedenis | Welke collectie bewaren we? Wat is de (korte) historiek? Wat is de omvang en samenstelling? Is er een opdeling in kern- en deelcollecties? Waar situeren we onze collectie in relatie tot gelijkaardige collecties of andere collecties in de buurt? 

3. Collectieprofiel | Waarom is de collectie belangrijk? Wat maakt de collectie uniek? Waar gaat de collectie over? 

4. Collectiewaardering | Waarom bewaren we de collectie? Welke waarde(n) kent de erfgoedorganisatie en/of de erfgoedgemeenschap toe aan de collectie?  

5. Behoud en beheer | Wat moet er gebeuren om de toestand van de collectie te verbeteren? Welke maatregelen kunnen we nemen om schade of waardevermindering aan de collectie te voorkomen? Denk aan de 10 schadefactoren. Welke maatregelen moeten we nemen om risico’s te vermijden? Hoe beschermen we de collectie tegen calamiteiten? Hoe gaan we om met verzekeringen? 

6. Registratie en documentatie | Welke collectiegegevens zijn (digitaal) vastgelegd en hoe? Hoe plannen we een aanvulling van gegevens verder in? Hoe worden de gegevens met gebruikers gedeeld? Hoelang duurt het om een object in het depot te vinden? 

7. Gebruik van de collectie | Waaruit bestaat de kerncollectie die we tentoonstellen? Welke objecten hebben potentieel om (tijdelijk) getoond te worden en wat moet dan eerst gebeuren? Zijn de risico’s van het tentoonstellen of transporteren te verantwoorden? Hoe gaan we om met collectiemobiliteit: interne en externe bruiklenen? Hebben we een faciliteitenrapport om aan bruikleengevers voor te leggen? Welke eisen stellen we aan bruikleennemers? Welke procedure is van toepassing? Hoe gaan we om met het al of niet begeleiden van transport?  

8. Waardeontwikkeling | Restauratie, onderzoek, verzamelen en ontzamelen kan je collectie versterken. Welke objecten conserveren we, welke herbestemmen we, en welke restaureren we? Waarom, hoe en met wie?

9. Onderzoek | Welke onderzoeksagenda stelt onze erfgoedorganisatie voorop? Op welke vragen willen we een antwoord voor komende publieksactiviteiten? Welke faciliteiten voor onderzoek zijn er? Welke afspraken hanteren we rond fotograferen, auteursrechten, de verspreiding van onderzoeksresultaten en het inzien van informatie? 

10. Verzamelen | Welke criteria voor verwerving stelt onze organisatie voorop? Hoe verloopt de besluitvorming? Hoe wordt dit vastgelegd? Welke procedure wordt doorlopen wanneer collectiestukken worden aangeboden? Hoe gaan we om met schenkingen waaraan voorwaarden zijn verbonden? 

11. Ontzamelen | Welke onderdelen van de collectie passen op basis van deze criteria niet (meer) in het collectieprofiel? Is de herkomst gekend? Aan welke wetten, statutaire bepalingen en richtlijnen wil of moet onze organisatie zich houden? Zie ook het hoofdstuk 'Collectiestukken herbestemmen'.

12. Toegankelijkheid | Hoe wordt de collectie – fysiek en digitaal – ontsloten? Voor wie? Welke informatie over de collectie is (digitaal en/of via het internet) beschikbaar? Zijn de auteurs- en andere rechten geklaard?  

Schrijf per onderdeel de doelen en acties uit. Het gaat over de decretale functies:

1. verzamelen en herkennen,
2. bewaren en borgen,
3. onderzoeken,
4. presenteren en toeleiden,
5. participatie. 

Maak de actiepunten zo concreet mogelijk. Hoe kan de organisatie de doelen daadwerkelijk realiseren? Wat is prioritair? Welke financiële middelen, infrastructuur, kennis en expertise zijn daarvoor nodig? Wanneer voeren we welke actie uit? Wat is haalbaar en realistisch? 

Evalueer

Evalueer (jaarlijks) de collectiewerking op basis van het collectieplan, samen met het team. Zijn de gestelde doelen bereikt? Waar zijn we trots op? Wat staat nog op de planning? De uitvoering van het collectiebeleid is een continu proces van plannen, handelen, controleren en bijsturen. De ervaring leert dat het collectieplan elke vier tot zes jaar aan actualisering toe is. Het is logisch om dat te laten samenvallen met een volgende beleidscyclus. 

Enkele tips

• Besteed genoeg aandacht aan een goede collectieregistratie, catalogus of inventaris. Een collectieplan is maar nuttig als je ook weet wat je in huis hebt en wat je binnenhaalt.
• Raadpleeg collega-erfgoedorganisaties, de (bovenlokale) erfgoedcel, een landelijk dienstverlenende organisatie of een van de FARO-adviseurs voor feedback. 
• Maak voor grote of diverse collecties gebruik van het COMETA-model voor een collectiebeschrijving op (deel)collectieniveau. 
• Communiceer over het proces en het uiteindelijke document.
• Denk ook aan het immaterieel cultureel erfgoed (ICE). Hoe gaat jouw erfgoedorganisatie hiermee om? Welke prioriteiten stellen jullie? Wat is de meerwaarde? Tip: Werkplaats immaterieel erfgoed onderzocht samen met een aantal (piloot)partners hoe immaterieel erfgoed kan worden veiliggesteld in musea. 

(*) Het Topstukkenbeleid van de Vlaamse overheid voorziet in mogelijkheden voor musea om objecten te verwerven. Verder biedt de erfbelasting mogelijkheden. Het betalen van een stukje van de erfbelasting met een potentieel topstuk (bv. in het geval van overlijden van een collectioneur of kunstenaar) is zo'n mogelijkheid. De Koning Boudewijnstichting beschikt op haar beurt over fondsen om kunstwerken aan te kopen. Elders in dit hoofdstuk komen topstukken en erfbelasting ook aan bod.