Informatie beheren over uw collectie(s) is net zo essentieel als zorg dragen voor de fysieke voorwerpen in die collectie(s). Informatiebeheer maakt dan ook integraal deel van het collectiebeheer.

Bij een goed informatiebeheer horen een aantal acties. Zo is het van belang dat u:

• een collectie-informatiesysteem opzet en up-to-date houdt, o.a. door middel van standplaats- en conditiecontroles;
• objecten, verpakkingen en standplaatsen nummert;
• objecten fotografeert of digitaliseert;
• digitale informatie beveiligt;
• digitale bestanden bewaart en toegankelijk maakt;
• digitale diensten verleent;
• digitaal communiceert.

Informatiebeleid

Hoe plant u de systematische registratie en digitalisering van uw erfgoed? Welke dienstverlening koppelt u aan die digitalisering? En ook: hoe screent u uw organisatie op digitale duurzaamheid?

Een uitgewerkt informatiebeleid bevat de visie en de strategische keuzes van uw organisatie voor haar digitale collecties en digitale dienstverlening. 

In het informatiebeleid zit vervat:

• hoe u ervoor zorgt dat de gegevens over uw collectie toegankelijk blijven;
• welke standaarden en thesauri u hanteert bij het registreren en documenteren van de erfgoedcollectie;
• hoe u ervoor zorgt dat uw informatie veilig is;
• welke keuzes u maakt op het vlak van digitalisering en digitale dienstverlening;
• aan welke eisen uw collectie-informatiesysteem moet voldoen;
• hoe u achterstanden in de collectieregistratie en digitale ontsluiting aanpakt.

Informatieplan

Met een informatieplan legt een instelling onder meer vast hoe ze het beheer van de digitale collecties en digitale dienstverlening wil organiseren, hoe ze werkprocessen wil inrichten en welke ICT-systemen ze daarvoor wil inzetten. Een informatieplan stelt u daarom best op als aanvulling op het algemene beleidsplan en het collectieplan. Daarmee is het een onmisbare schakel in de voorbereiding op een digitale dienstverlening. Door beleidskeuzes vast te leggen, is het gemakkelijker om ze te evalueren en waar nodig bij te stellen.

Het informatieplan is opgebouwd uit:

• een informatiebeleidsplan, waarin u aangeeft hoe ICT kan bijdragen aan het uitvoeren van de missie en doelstellingen van uw organisatie, met name voor de collecties;
• een digitaliseringsplan, waarin u vastlegt hoe u de digitalisering en de digitale dienstverlening gaat realiseren;
• een duurzaamheidsplan, waarin u vastlegt hoe u de digitale dienstverlening op lange termijn kunt garanderen.

Op de website van DEN, het kenniscentrum Digitaal Erfgoed Nederland, vindt u meer informatie over hoe u een informatieplan kunt opmaken.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.