Erfgoedobjecten die nooit van plaats veranderen, zijn dood. Het depot mag geen plek zijn waar erfgoed zijn 'laatste rustplaats' krijgt. Idealiter wisselen objecten van plaats, worden ze tentoongesteld of uitgeleend, gaan ze naar het restauratieatelier, worden ze onderzocht ...

Om alles terug te vinden en te traceren, correct te ordenen én terug te plaatsen is een uniforme en transparante standplaatsbepaling nodig. Wat moet u daarvoor doen?

Stap 1: Ken de standplaatsen een code toe

• Elke ruimte waar een object zich kan bevinden, ook tijdelijk, wordt in het systeem opgenomen. Ook ruimtes die alleen voor occasionele opslag dienen, moeten een plaatscode of plaatsbepaling krijgen: de diepvries, de quarantaineruimte, het kantoor van de restaurator, van de conservator, enz.
• De registratie van de metadata over uw objecten, zoals afmetingen, oppervlakte, klimaatvereisten, manipuleerbaarheid, gewicht, materiaal enz., geeft u een idee hoeveel ruimte u nodig hebt en op welke manier u de beschikbare oppervlakte het meest efficiënt kunt gebruiken. Deze gegevens heeft u nodig wanneer u meubilair bestelt - zoals rekken, gaaswanden enz. - of depotruimte huurt.
• De standplaatscodes leggen een duidelijke hiërarchie aan de dag. Bij compactussen bouwt u ze het best als volgt op: het nummer van de compactus; de kolom in de compactus, aangeduid met een letter; de legger, opnieuw met een nummer. Dat geeft bijvoorbeeld: 'Compactus 5, D, 4'. Wanneer u de cijfers van de leggers laat doorlopen over de kolommen heen, kan dat voor problemen zorgen bij een latere plaatsing van bijkomende leggers. Daarom is het beter de leggers telkens opnieuw te nummeren per kolom (zie de afbeelding hieronder).
• Vergeet niet om op de grond vrije standplaatsen aan te duiden, waar palletten met objecten komen te staan.
• Ook hier is standaardisatie erg belangrijk. 'Compactus 5' is niet hetzelfde als 'rolrek 5' en 'legger C' is niet 'legbord C'. Gebruik dezelfde benamingen om pijnlijke situaties te voorkomen.
• Gebruik heldere standplaatscodes waaruit u kunt afleiden over welk interieurelement voor stockage het gaat, bv. 'gaasrek1', 'comp. 5' enz.
• Breng de gekozen code op een duurzame manier aan op de standplaats met (magnetische) labelhouders of etiketten. Bij het in gebruik nemen van een nieuw depot kunt u tijdelijk werken met post-its, maar houd er rekening mee dat die gemakkelijk afvallen door luchtverplaatsing.
• Hang het grondplan met het overzicht van de standplaatsen van het depot of museum goed zichtbaar op een centrale plaats, bv. bij de ingang van het depot. Het plan toont alle interieurelementen waarop of waarin zich potentieel objecten kunnen bevinden: compactussen, tafels, diepvries, gaasrekken enz. Uiteraard staat bij elk element zijn standplaatscode, zoals op het voorbeeld in de bijlage.