Procedures voor collectiebeheer schrijven met SPECTRUM

Procedure in de vorm van een stroomschema. Foto: StartupStockPhotos via Pixabay

Procedures helpen u om de verschillende processen van collectiebeheer efficiënt uit te voeren. Ze zijn een houvast in de dagelijkse praktijk - een stappenplan of handboek zeg maar - én een kwaliteitsinstrument.

Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Uiteraard kan dit zonder personeelswisselingen en met genoeg deskundigheid in huis jaren goed gaan, maar zo'n praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam. Om een adequaat collectiemanagement te voeren moet u kunnen terugvallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen en een up-to-date collectie-informatiesysteem.

Standaard voor collectiemanagement

SPECTRUM is een internationale standaard voor collectiemanagement en een middel om de procedures rond collectiebehoud, depotbeheer, mobiliteit en digitalisering te optimaliseren. De standaard is ontwikkeld en wordt beheerd door Collections Trust uit Engeland. In 2017 werd versie 5.0 van SPECTRUM gelanceerd.

Dankzij een Vlaams-Nederlands samenwerkingsverband is er een Nederlandse vertaling: SPECTRUM-N, maar dan wel van een oudere versie. De Nederlandse Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) bezit de licentie van SPECTRUM-N. In Vlaanderen volgt FARO de ontwikkeling en publicatie van SPECTRUM-N op.

SPECTRUM bevat 21 modelprocedures voor het beheer en de documentatie van een museumcollectie en een overzicht van alle informatie die in het museum vastgelegd moet worden om de procedures goed te kunnen toepassen.

SPECTRUM is geschikt voor zowel grote als kleine musea omdat u het zowel breed als beperkt kan toepassen, naargelang van de omvang van uw instelling. Het is een instrument op maat voor het toetsen en optimaliseren van de bedrijfsvoering.

De 21 procedures in SPECTRUM-N

  1. Voorbereiding inkomend object
  2. Inkomend object
  3. Inkomende bruikleen
  4. Verwerving
  5. Inventaris
  6. Standplaats en verplaatsing
  7. Transport
  8. Registratie en documentatie
  9. Conditiecontrole en -onderzoek
  10.  Actieve en preventieve conservering
  11.  Risicobeheer
  12.  Verzekering en indemniteit
  13.  Waardebepaling
  14.  Audit
  15.  Rechten
  16.  Gebruik collecties
  17.  Uitgaand object
  18.  Uitgaande bruikleen
  19.  Verlies en schade
  20.  Afstoting
  21.  Retrospectieve documentatie

In de herwerkte versie van SPECTRUM (5.0) zijn procedures 1 en 7 verwijderd en werden twee nieuwe procedures toegevoegd: reproductie en collectiebeoordeling.

Handige stroomdiagrammen

De 21 SPECTRUM-procedures voor het beheer en de documentatie van de museumcollectie werden in 2011 herwerkt in handige stroomdiagrammen. Daardoor zijn ze nu veel gebruiksvriendelijker.

SPECTRUM is gratis downloadbaar voor niet-commercieel gebruik. Voor u de SPECTRUM-standaard bekijkt of downloadt, moet u een gebruikersvergunning ondertekenen. Zowel de uitgebreide SPECTRUM-N-versie als de stroomdiagrammen kunt u downloaden via de FARO-website.

Aan de slag!

  • Gebruik steeds de checklist om de situatie van het collectiebeheer in uw depot te evalueren.
  • Identificeer welke procedures voor uw instelling prioritair zijn. Welke processen komen het vaakst voor? Waarvoor is het meest nood aan een houvast (bv. omdat veel collega's er een rol in hebben)?
  • Lees de wettelijke vereisten en de minimumstandaard. Die laatste is bedoeld voor de accreditatie van Engelse musea, maar kan ook voor Vlaanderen als basisnorm gelden.
  • Overloop het stroomdiagram en pas het waar nodig aan uw situatie aan.
  • Zorg dat de procedure voor al uw collega's toegankelijk is en maak hen hiermee vertrouwd.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.

Documenten