Procedures helpen je om de verschillende processen van collectiebeheer efficiënt uit te voeren. Ze geven je houvast voor een kwaliteitsvolle aanpak van de dagelijkse praktijk, als een stappenplan of handboek.

Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Uiteraard kan dit zonder personeelswisselingen en met genoeg deskundigheid in huis jaren goed gaan, maar zo'n praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam. Om een doeltreffend collectiemanagement te voeren moet je kunnen terugvallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen en een up-to-date collectie-informatiesysteem.

Standaard voor collectiemanagement

SPECTRUM is een internationale standaard voor collectiemanagement en een middel om de procedures rond collectiebehoud, depotbeheer, mobiliteit en digitalisering te optimaliseren. De standaard is ontwikkeld en wordt beheerd door Collections Trust uit Engeland. In 2017 werd versie 5.0 van SPECTRUM gelanceerd, nu ook in de vertaalde versie. De Nederlandse/Vlaamse vertaling is verzorgd door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (Nederland) en FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. Enkele beperkte wijzigingen en aanvullingen gaven sindsdien aanleiding tot de publicatie van versie 5.1 van SPECTRUM, in september 2022.

SPECTRUM bevat 21 modelprocedures voor het beheer en de documentatie van een museumcollectie en een overzicht van alle informatie die in het museum vastgelegd moet worden om de procedures goed te kunnen toepassen.

SPECTRUM is geschikt voor zowel grote als kleine musea omdat je de standaard zowel breed als beperkt kan toepassen, naargelang van de omvang van jouw instelling. Het is een instrument op maat voor het toetsen en optimaliseren van de bedrijfsvoering.

De 21 procedures in SPECTRUM

1. Inkomend object
2. Verwerving en inschrijving
3. Standplaats en verplaatsing
4. Inventaris
5. Registratie en documentatie
6. Uitgaand object
7. Inkomende bruikleen (lenen van objecten)
8. Uitgaande bruikleen (uitlenen van objecten)
9. Documentatieplanning
10. Conditiecontrole en technisch onderzoek
11. Actieve en preventieve conservering
12. Waardebepaling
13. Verzekering en indemniteit
14. Calamiteitenplan voor collecties
15. Schade en verlies
16. Afstoting en uitschrijving
17. Rechten
18. Reproducties
19. Gebruik collecties
20. Collectie-evaluatie
21. Audit

Hoe is een SPECTRUM-procedure opgebouwd?

Elke procedure bestaat uit:

• Een definitie waarin de procedure in één zin wordt beschreven.
• Aanvullende bijzonderheden over de reikwijdte van de procedure en wanneer die wordt gebruikt (met soms ook een verwijzing naar een andere procedure).
• De SPECTRUM-standaard. Die beschrijft het doel van de procedure, ongeacht hoe dat doel wordt bereikt. Deze standaard bestaat uit twee onderdelen:
  • een aantal beleidsvragen om over na te denken;
  • de minimale vereisten waaraan je moet voldoen in de schriftelijke procedure van jouw eigen organisatie. Er worden een of meer voorbeelden gegeven om te laten zien waarom beide onderdelen van belang zijn.
• Een voorgestelde procedure (slechts een suggestie) in twee vormen:
  • een tekstversie waarin ook de informatievereisten voor de procedure staan beschreven (zie hieronder). Waar nodig bevat de tekstversie van de voorgestelde procedures ook richtlijnen.
  • een stroomdiagram waarin de voorgestelde aanpak wordt samengevat (in de downloadversies per procedure).

Aan de slag!

• Identificeer welke procedures voor jouw instelling prioritair zijn. Welke processen komen het vaakst voor? Waarvoor is het meest nood aan een houvast (bv. omdat veel collega's er een rol in hebben)?
• Lees de wettelijke vereisten en de minimumstandaard. Die laatste is bedoeld voor de accreditatie van Engelse musea, maar kan ook voor Vlaanderen als basisnorm gelden.
• Overloop het stroomdiagram en pas waar nodig aan je situatie aan.
• Zorg dat de procedure voor al je collega's toegankelijk is en maak hen hiermee vertrouwd.

Tip

Het kan handig zijn de stroomdiagrammen van de vorige versie te gebruiken. Houd er dan rekening mee dat de procedures in versie 5.1 zijn veranderd, en dat ze daarmee niet meer helemaal overeenstemmen.