Collectiestukken herbestemmen

Kijkdag voor geïnteresseerde musea tijdens het herbestemmingsproces van een deel van de fietsencollectie van het Wielermuseum. Foto: © KOERS

Ontzamelen is het proces van herbestemmen of afstoten van objecten of collecties uit collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties. Het thema is niet nieuw, maar werd lange tijd wantrouwig bekeken. Want wat zou de publieke opinie ervan denken? Van collectiebeherende organisaties wordt nu eenmaal verwacht dat ze erfgoed verzamelen en bewaren voor de toekomst.

In een notendop:

Herbestemmen: “het collectiestuk gaat door schenking, bruikleen of verkoop over naar een andere organisatie. Het krijgt opnieuw een openbare of institutionele bestemming, zodat de gemeenschap ervan kan genieten.” (PARCUM)

Afstoten: “het collectiestuk gaat door verkoop of schenking over naar een particuliere eigenaar. Het krijgt een particuliere bestemming en de nieuwe eigenaar kan ermee doen wat die wil. Ook vernietiging valt onder afstoten.” (PARCUM)

Ontzamelen heeft zowel voor- als nadelen:

Voordelen:

Ontzamelen zorgt voor een scherper collectieprofiel en meer duidelijkheid, zowel voor collega-organisaties als voor het publiek.
Je vermijdt overvolle depots.
Je krijgt meer ruimte voor de kerncollectie.
Je krijgt een beter overzicht, wat hand in hand gaat met een betere bewaring: je detecteert sneller problemen.
Je vermindert de werklast en de kosten, want elk te bewaren object brengt kosten met zich mee, neemt een plaats in en heeft specifieke eisen.

Nadelen:

Ontzamelen is een arbeidsintensief proces dat een inspanning vraagt van je organisatie en collega's. Het is aan te raden op voorhand een kosten-batenanalyse te maken.

Daarom geldt ook hier: voorkomen is beter dan genezen. Voorkom ontzamelen door bij het verwerven van collectiestukken duidelijke selectiecriteria te hanteren. Een goed selectie- en ontzamelbeleid zorgt namelijk voor een beter beheer en behoud van de collectie.

Dit ludieke filmpje (in het Engels) zegt het allemaal:

Ontzamelgids

Een prima leidraad bij het ontzamelen is de Ontzamelgids, of voluit: Handleiding voor het ontzamelen van cultureel erfgoed in musea in Vlaanderen. De gids werd gerealiseerd door FARO, in samenwerking met de Collegagroep Herbestemmen. De gids reikt handvatten aan en helpt musea beslissingen te nemen over het ontzamelen van objecten uit hun collectie. Je gebruikt de gids best samen met de handleiding Een collectieplan schrijven? Dat doe je zo en de SPECTRUM-procedures voor 'uitgaand object' en ‘afstoting en uitschrijving'.

Een ontzameling is pas duurzaam en gerechtvaardigd als ze wordt voorafgegaan door een waardering van het erfgoed op objectniveau of op deelcollectieniveau, naargelang het te ontzamelen erfgoed.

Welke inspiratie kan de gids jou bieden?

Tijdens de voorbereiding:

Welke basisdocumenten heb je nodig?
Wat zijn je doelstellingen om te ontzamelen?
Welke juridische beperkingen verhinderen of bemoeilijken het ontzamelen?
Gaat het om een bijzondere collectie? Zijn er specifieke regels, wet- en regelgeving waar je rekening mee moet houden?
Hoe communiceer je best om het proces zo transparant mogelijk te laten verlopen?
Wie betrek je in het proces?
Hoe plan je een dergelijk ontzamelproject best in?

Tip: registreer alle acties en beslissingen en documenteer het proces.

Afwegen alvorens te ontzamelen:

Wat zijn de uitgangspunten om te ontzamelen?
Kan er ontzameld worden om financiële redenen?
Wat met complexe situaties zoals onduidelijkheid over eigendom?

De ontzameling uitvoeren:

Wat zijn de belangrijkste stappen?
Welke ontzamelmethodes zijn er?
Wie neemt de finale beslissing? In principe wordt die altijd genomen door het bestuursorgaan.
Welke voorwaarden moeten overeengekomen worden met de nieuwe eigenaar? Hoe wordt het eigendomsrecht overgedragen?
Regel de fysieke overdracht met de relevante originele documenten.

Afronden:

Registreer de ontzameling.
Werk het aanwinstenregister bij.
Werk de objectrecords bij.
Werk de bestandsrecords bij.
Stel een eindverslag op.

Tip: ga na of er begeleiding mogelijk is door externe experts, zoals de landelijke dienstverlenende organisaties, de erfgoedcellen of FARO.

Ontzamelen in een niet-museale context

Anders dan museumcollecties bewaren archieven vaak unieke collectiestukken. Publiekrechtelijke archieven doen beroep op het Rijksarchief om te bepalen welke archiefstukken (permanent) bewaard moeten worden. De bewaartermijnen uit de selectielijsten zijn wettelijk bepaald: in deze archiefcollecties kan niet ontzameld worden. Voor private archieven is dat wel mogelijk. Private archiefcollecties die je wil herbestemmen, kan je aanmelden bij de werkgroep Herbestemmen van Archiefpunt.

Ook voor erfgoedbibliotheken gelden andere uitdagingen dan voor museale collecties. Herkomst is bij deze collecties vaak niet gekend. En er is een extra laagje: naast het object zelf moet een erfgoedbibliotheek ook rekening houden met de inhoud van dat object. Dubbels verwijderen wordt dan een stuk complexer. Want hoe ga je om met verschillende edities of met digitale kopies? Heb je specifieke vragen over ontzamelen van bibliothecair erfgoed? Leg je oor dan zeker te luisteren bij de Vlaamse Erfgoedbibliotheken.

Voor het ontzamelen van religieus erfgoed in parochiekerken is er het Stappenplan voor waarderen, selecteren en herbestemmen van roerend religieus erfgoed in parochiekerken. Bij vragen kan je contact opnemen met PARCUM.

Voor het ontzamelen van agrarisch erfgoed kan je contact opnemen met Centrum Agrarische Geschiedenis. Er is ook een aparte brochure uitgewerkt: De hand aan de ploeg. Handleiding voor het registreren, waarderen en herbestemmen van agrarische erfgoedcollecties.

Voor technisch, wetenschappelijk en industrieel erfgoed, contacteer je het expertisecentrum ETWIE. Zij verzamelen op hun website een heleboel praktijkvoorbeelden.