Een eerste belangrijke bouwsteen van je collectiemanagement is je verzamelbeleid. Wat verzamel je, waarom en hoe? En wat zijn je prioriteiten? 

Met je missie en collectieprofiel als uitgangspunt bepaal je het beleid, de procedures en de criteria om je collectie uit te breiden. Maar hoe begin je nu aan zo'n verzamel-, verwervings-, acquisitie- of aanwinstenbeleid? 

• Bepaal duidelijk wat wordt verzameld en waarom: stel prioriteiten. Baseer je hiervoor op het collectieprofiel en de missie van jouw organisatie. 
• Stem het verzamelbeleid af met collega-instellingen met vergelijkbare collecties.  
• Maak de verzamelcriteria bekend bij alle personeelsleden. Zo weet iedereen wat in de collectie wordt opgenomen en wat niet. 
• Bepaal hoe de collectie wordt uitgebreid. Doet jouw organisatie aan actieve prospectie? Is er een aankoopbeleid? Wordt er vooral ingezet op handgiften, schenkingen of (langdurige) bewaargevingen? 

Stel verder ook een duidelijke procedure op voor verwervingen:

• Welke personen binnen jouw organisatie zijn hiervoor verantwoordelijk?
• Wat zijn de criteria voor een aankoop, schenking, handgift …?
• Welke voorwaarden stelt jouw erfgoedorganisatie? Is er een stappenplan?
• Welke documenten moeten ingevuld en ondertekend worden? Denk daarbij ook aan de toekomst: wordt jouw organisatie eigenaar van het collectiestuk en kan ze autonoom beslissen over een eventuele herbestemming van het stuk?
• Naar wie verwijs je door als het aangeboden collectiestuk niet in jouw collectieprofiel past? Denk daarbij aan collega-instellingen met vergelijkbare collecties. Private archieven kan je aanmelden bij de werkgroep Herbestemmen van Archiefpunt. 

Geef potentiële schenkers op je website basisinformatie over het verwervingsbeleid en collectieprofiel. Zo krijgen ze al zicht op de criteria en de procedure. 

Als er plaatsgebrek is in het depot en er geen vooruitzichten op uitbreiding zijn, kan je organisatie een tijdelijke verwervingsstop overwegen. 

Erfgoedorganisaties hebben de plicht zich te verdiepen in de herkomst van een aangeboden collectiestuk: is er sprake van diefstal, roofkunst of oorlogsbuit? Dit verdient speciale aandacht in het verwervingstraject, waarvoor de ICOM Ethische Code voor Musea houvast biedt. Over restitutie van koloniale kunst vind je via de website Restitution Belgium meer informatie. 

Benieuwd hoe je procedures voor collectiebeheer kan beschrijven met SPECTRUM? Lees het hier.