Verzamelen is een van de vijf basisfuncties van een collectiebeherende organisatie. Naast de term 'verzamelbeleid' wordt ook gesproken over een verwervings-, acquisitie- of aanwinstenbeleid. Op basis van weloverwogen keuzes bepaalt u in het collectieplan wat het beleid is en wat de procedures zijn voor het uitbreiden van de collectie. Wat wordt verzameld, waarom en hoe?

Manieren van verzamelen

Verzamelen doet u op twee manieren: actief en passief.

Bij actief verzamelen gaat u zelf op zoek naar objecten die in uw collectie passen via: 

• aankoop,
• ruil,
• (langdurige of semi-permanente) bruikleen.

Bij passief verzamelen gaat het om het aanvaarden van giften uit:

• schenking,
• legaat,
• handgift.

Daarnaast zijn er nog twee vormen van tijdelijke verwerving, namelijk de kortdurende bruikleen en de bewaargeving. Cultuurloket, het steunpunt voor zakelijke ondersteuning van de cultuursector, maakte een handig overzicht om u wegwijs te maken in deze juridische begrippen (zie links onderaan).

Voordelen van een verzamelbeleid

In het verzamelbeleid geeft u aan op welke manier de collectie wordt samengesteld en aangevuld.

• De lacunes of hiaten worden vermeld en kunnen vervolgens zinvol worden opgevuld.
• Uw organisatie heeft een duidelijk afwegingskader om een verwerving al dan niet te aanvaarden en kan daaraan een duidelijke motivering koppelen. Het blindelings aanvaarden van giften is verleden tijd.

Op basis van het verzamelbeleid kunt u een aangroeischatting maken en bepalen hoeveel (extra) depotruimte u nodig heeft, bv. in het geval van een verhuizing of het vrijmaken van een extra depotruimte.

Hoe begint u eraan?

• Maak weloverwogen keuzes. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor veel depots nu overvol zitten.
• Bepaal duidelijk wat wordt verzameld en waarom: stel prioriteiten. Baseer u hiervoor op het collectieprofiel en de missie van uw organisatie.
• Maak de verzamelcriteria bekend bij alle personeelsleden. Dan weet iedereen wat in de collectie wordt opgenomen en wat niet. 
• Neem in uw collectieplan een duidelijke procedure op voor schenkingen:
  • Wie neemt schenkingen aan en is verantwoordelijk?
  • Wat zijn de criteria voor aanvaarding?
  • Welke vragen stelt de verantwoordelijke aan de schenker?
  • Welke voorwaarden stelt uw organisatie?
  • Naar wie verwijst u door indien de schenking niet kan worden aangenomen?
  • Welke documenten moeten ingevuld en ondertekend worden?
• Geef op uw website informatie voor potentiële schenkers en/of informeer hen proactief over wat uw organisatie hun kan bieden.
• Als er zich een ernstig depotprobleem voordoet, zoals plaatsgebrek, en er zijn geen vooruitzichten op uitbreiding, kan uw organisatie een schenkingsstop overwegen, maar normaal moet een duidelijke schenkingsprocedure volstaan.

SPECTRUM

Als u beslist een object op te nemen in het depot, zijn schriftelijke afspraken belangrijk over:

• de procedure en aanpak bij een binnenkomend object,
• de personen die hiervoor verantwoordelijk zijn.

Raadpleeg de SPECTRUM-procedures en pas ze toe op uw situatie:

• Voorbereiding inkomend object (1)
• Inkomend object (2)
• Verwerving (4)

Dit hoofdstuk werd geschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie) voor Depotwijzer.be.

FARO biedt i.s.m. de Vlaamse Gemeenschapscommissie regelmatig de cursus 'Het collectieplan: de basis voor een efficiënt collectiebeheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief.