Hoe gebruikt u de collectie?

Theaterpoppen Mechelen. Foto: © CEMPER, fotograaf: Rudy Gadeyne.

Een collectie 'gebruiken' of optimaal inzetten voor onderzoek, presentatie of educatie betekent dat het museum de waarde ervan 'verzilvert'. In het collectieplan schrijft de collectiebeherende organisatie haar visie op het gebruik neer.

Enkele richtvragen kunnen hierbij helpen:

  • Wie kan de collectie gebruiken?
  • Onder welke voorwaarden?
  • Welk deel van de collectie kan waarvoor worden gebruikt?
  • Wat vindt uw organisatie verantwoord gebruik, welke risico’s accepteert u? Denk aan veiligheid, waardeverlies en vervangbaarheid.

Presenteren en tentoonstellen

Het presentatiebeleid van het museum houdt consequenties voor het beheer van de collectie in. De algemene missie en visie van het museum vormen het kader hiervoor. Een waardering op deelcollectieniveau kan een goede basis vormen om het presentatiebeleid vorm te geven. 

Objecten die vaak geëxposeerd of uitgeleend worden, hebben meer kans op schade, vereisen meer zorg en krijgen doorgaans een hogere conserveringsprioriteit dan objecten die vrijwel nooit het depot verlaten. Ook de materiaalsoort stelt eisen: werken op papier kunnen vanwege hun lichtgevoeligheid maar voor een beperkte tijd gepresenteerd worden. Vaak kiezen erfgoedorganisaties ervoor om stukken in de permanente presentatie regelmatig te wisselen uit behoudsoverwegingen.

Demonstratiekopie van een drukpers die erkend is als topstuk. Foto: Museum Plantin-Moretus.

Sommige objecten worden in de presentatie actief gebruikt. Denk aan bewegende objecten zoals weefmachines, kunstinstallaties, drukpersen of trams en stoomtreinen. Ze vragen om geregeld onderhoud, maar ook om de nodige veiligheidsmaatregelen en (wettelijk verplichte) controles. In het collectieplan staan verwijzingen naar richtlijnen en procedures die het museum hiervoor hanteert. Vermeld die informatie ook in het collectie-informatiesysteem.

Object handling

Als (minder waardevolle) objecten aangeraakt mogen worden bij rondleidingen of activiteiten wordt dat object handling genoemd. Dat kan een positieve invloed hebben op het welzijn van specifieke doelgroepen, zoals slechtzienden of personen met een psychische problematiek. Ook kan een voorwerp een rol spelen bij projecten rond taalontwikkeling of dementie. Leg per categorie in procedures vast wat er wel en niet met een object is toegestaan. Welk beleid en welke richtlijnen zijn er?

Object handling vraagt om een doordachte aanpak, waarbij de risico’s worden afgewogen tegen de waarde, toestand en vervangbaarheid van het object. Metalen objecten, (oude) foto’s, filmmateriaal, porselein enz. zijn nu eenmaal kwetsbaar. Denk voldoende na over inzetbaarheid (extra muros) van collectiestukken. Het museum kan namelijk overwegen om 3D-replica’s van hoge kwaliteit te laten maken om originele objecten te vrijwaren van schade. 

Meer lezen? Bart De Nil & Pascal Janssens, Preserved Heritage: Stories and objects for mental health patients, in: Tomas Kador & Helen Chatterjee, Object Based Learning and Wellbeing. Exploring Material Connections, Abingdon / New York, 2021, p. 183 – 197. 

Bruikleenverkeer

Welk bruikleenbeleid past uw archief, erfgoedbibliotheek of museum toe? Hiertoe heeft uw organisatie zicht op de mogelijke risico’s zoals schade of diefstal nodig. Doorgaans is het de bruikleengever die de voorwaarden voor de bruikleen bepaalt. Het verzekeren van de bruiklenen kan een behoorlijke hap uit het budget betekenen. Kijk na of uw museum al dan niet in aanmerking komt voor de indemniteitsregeling waarin de Vlaamse overheid voorziet. Meer informatie hierover vindt u op de website van het departement Cultuur, Jeugd en Media.  

Transport van een bruikleen. Foto: © Gallo-Romeins Museum Tongeren.

Bruikleenverkeer biedt kansen om samen te werken en benut het potentieel van collecties.

Een bruikleenaanvraag kan bovendien aanleiding geven tot diepgaander (inhoudelijk of wetenschappelijk en technisch) onderzoek op het object, conditiecontrole of indien nodig een conserveringsbehandeling. Op dat ogenblik voegt u waarde toe aan het object. 

Aanvragen voor het uitlenen van objecten worden getoetst aan criteria met betrekking tot de veiligheid, de verpakking, het transport, conditiecontrole en dus de risico’s op waardevermindering van het object. Informatie over de locatie waar de bruikleen (tijdelijk) terechtkomt, wordt door de bruikleennemer aangeleverd. Dat gaat via een faciliteitenrapport. Een bruikleenovereenkomst legt de voorwaarden concreet vast. 

Een museum of collectiebeherende organisatie kan ervoor kiezen om bepaalde voorwerpen niet of beperkt uit te lenen, omdat ze een plaats in de vaste presentatie hebben, beeldbepalend zijn, te kwetsbaar of te waardevol zijn. In een collectieplan kan dit toegelicht worden. 

Tip: Maak gebruik van het besluitvormingsmodel in de publicatie 'Bruiklenen aan niet-museale organisaties' (zie de link hieronder).

Raadpleeg de Spectrumprocedures 'Gebruik van collecties', 'Inkomende bruikleen (lenen van objecten)' en 'Uitgaande bruikleen (uitlenen van objecten)'.