Hoe maakt u de collectie bereikbaar en toegankelijk?

Kijkdepot MAS, Antwerpen. Foto: Musea en Erfgoed Antwerpen, fotograaf: Jelle Vermeersch, Wikimedia Commons CC BY SA 4.0

Het toegankelijk maken van de collectie is een van de kerntaken van een collectiebeherende organisatie. Behoud, gebruik en ontwikkeling van waarde vereisen in de eerste plaats toegang tot de objecten zelf. Beschrijf in het collectieplan hoe de toegang tot de collectie is verzekerd. Een goede registratie en documentatie is hiervoor noodzakelijk.

Registratie en documentatie

Registratie en documentatie vormen de basis van het collectiebeheer. Zolang niet bekend is wat er in huis is, kan geen samenhangend collectiebeleid worden ontwikkeld.

Deze vragen kunnen u daarbij helpen:

Hoe en in welke mate is de collectie geregistreerd en gedocumenteerd?
Welke gegevens zijn vastgelegd en hoe?
Hoe worden de gegevens met gebruikers gedeeld?
Hoe lang duurt het om een object in depot te vinden en tevoorschijn te halen?
Hoe houdt u bij welke objecten de collectie inkomen en uitgaan?
Zijn er verbeterpunten en hoe gaat u die aanpakken?

In het collectieplan wordt omschreven wat het registratiebeleid inhoudt. Naast de beschrijving van de actuele situatie komen ook de plannen voor de nabije toekomst aan bod. Is er bijvoorbeeld een achterstand, geef dan aan hoe die wordt ingelopen: welke deelcollecties of objecten eerst en in welke tijdsperiode? Verwijs indien van toepassing naar het informatiebeleidsplan.

Collectiedocumentatie omvat alle informatie die verder gaat dan de basisgegevens uit het collectie-informatiesysteem. Het verzamelen van deze informatie is nodig om het object beter te kunnen duiden en waarderen.

Zonder toegang tot deze context kan een object zijn betekenis en zelfs zijn waarde verliezen. Dat kan gebeuren wanneer bijvoorbeeld kennis bij medewerkers of schenkers niet is vastgelegd. Of wanneer het object de spil was van een traditie die inmiddels verdwenen en vergeten is. Het spreekt voor zich dat een goede ontsluiting van deze gegevens, bij voorkeur via het collectie-informatiesysteem, noodzakelijk is.

Lees verder in het hoofdstuk 'Informatiebeheer'.

Immaterieel erfgoed registreren?

Bert Lemmens (meemoo) onderzocht samen met de Werkplaats immaterieel erfgoed en met een aantal musea een experimenteel datamodel gebaseerd op OSLO (Een uitwisselingsstandaard voor cultureel erfgoed, met als doel organisaties over domeinen heen te verbinden - nvdr) voor het registreren van immaterieel erfgoed in collectieregistratiesystemen. Het model is een van de uitkomsten van het project ICE (in)begrepen en het lerend netwerk musea en immaterieel erfgoed van Werkplaats immaterieel erfgoed. Het model staat open voor feedback en verdere ontwikkeling. De presentatie hierover van meemoo tijdens de ontmoetingsdag met de sector vindt u hier terug.

Fysieke en digitale toegankelijkheid

Hoe wordt de collectie - fysiek en digitaal - toegankelijk gemaakt? Voor wie? Welke informatie over de collectie is (digitaal) beschikbaar? Hoeveel van deze informatie is via internet ontsloten? Wat gaat u doen om meer of anders te ontsluiten?

Fysieke toegankelijkheid

Is het depot goed toegankelijk en overzichtelijk ingericht, zijn de objecten fysiek makkelijk bereikbaar, gelabeld en geordend, zijn ze eenvoudig traceerbaar door middel van het collectie-informatiesysteem? Soms mag het publiek een kijkje nemen in een depot tijdens een rondleiding of is die ruimte permanent opengesteld als kijkdepot. In het collectieplan staat hoe de fysieke toegankelijkheid tot de collectie voor verschillende doelgroepen is gegarandeerd.

De laatste jaren doen erfgoedinstellingen steeds meer hun best om drempels te verlagen zodat ook minder mobiele bezoekers, personen met een visuele, auditieve of verstandelijke beperking het erfgoed kunnen beleven. Zo wordt er bijvoorbeeld al tijden gewerkt aan de verbetering van de rolstoeltoegankelijkheid.

Meer informatie vindt u op de pagina's 'Inrichten van het depot' en 'Bereikbaarheid en toegankelijkheid'.

Digitale toegankelijkheid

Stadsarchief Leuven. Foto: © FARO, fotograaf: Jonathan Sommereyns

Digitalisering is een onderwerp dat bij alle aspecten van het collectiemanagement speelt: bij behoud, gebruik, ontwikkeling en toegankelijkheid. In het collectieplan staat hoe de collectie wordt gedigitaliseerd, welke prioriteiten er zijn, wanneer en op welke manier de organisatie te werk zal gaan. Verwijs, indien nodig, naar het informatiebeleidsplan of een apart digitaliseringsplan.

Soms is het wenselijk om geen toegang tot het originele, fysieke object te bieden, maar tot een digitale kopie. Dat kan een optie zijn bij kwetsbare objecten zoals historische foto’s, archiefstukken, lichtgevoelige pastels en aquarellen. Een digitale kopie is ook aan te bevelen als de informatie die in het object besloten is op den duur niet meer toegankelijk zal zijn, bijvoorbeeld doordat de juiste afspeelapparatuur niet meer beschikbaar is of door het verval van het materiaal zelf. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de tekst in een boek, geluid op tape en beeld op film.

Door informatie over de collectie digitaal toegankelijk te maken, kan het gebruik ervan worden bevorderd. Dat kan door samenwerking en uitwisseling van data met andere musea en partijen, deelname aan een portal en het gebruik voor publieksdoeleinden. Zo worden digitale bezoekers geregeld opgeroepen hun kennis en herinneringen over een collectie te delen. Ze voegen nieuwe verhalen toe aan de collectie en verhogen op die manier de waarde ervan.

Een belangrijk aandachtspunt is hoe de toegankelijkheid van de digitale collectie, documentatie en archief ook op lange termijn verzekerd blijft. Informatie kan verloren gaan of niet meer toegankelijk zijn door veroudering van hard- en software. Zie ook de pagina 'Informatiebeheer en informatieplan'.

Raadpleeg de SPECTRUM-procedures 'Registratie en documentatie', 'Rechten' en 'Reproducties'.

Dit hoofdstuk werd geschreven i.s.m. Sylvie Maes, Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel.

Anne Milkers

Adviseur (boven)lokaal erfgoed | musea

anne.milkers@faro.be

02 213 10 84