De collectie toegankelijk maken is een van de kerntaken van een collectiebeherende organisatie. Beschrijf daarom in het collectieplan hoe je die toegang tot de collectie verzekert. Denk daarbij ook aan een goede registratie en documentatie van je collectie, onontbeerlijk voor een degelijk collectiebeheer.

Registreren en documenteren 

Als je niet weet wat je precies in huis hebt, kan je geen samenhangend collectiebeleid ontwikkelen. Een goede registratie en documentatie zijn daarom twee basisvoorwaarden van je collectiebeheer:   

• Hoe en in welke mate is de collectie geregistreerd en gedocumenteerd? 
• Welke gegevens zijn vastgelegd, en hoe? 
• Hoe worden de gegevens met gebruikers gedeeld? 
• Hoe lang duurt het om een object in het depot te vinden? 
• Hoe wordt bijgehouden welke stukken de collectie inkomen en uitgaan? 
• Zijn er verbeterpunten? 

In het collectieplan omschrijf je wat het registratiebeleid inhoudt. Behandel daarbij zowel de actuele situatie als de plannen voor de nabije toekomst. Is er bijvoorbeeld een achterstand? Geef dan aan hoe die wordt ingelopen: welke deelcollecties worden eerst onder handen genomen, en binnen welke tijdsperiode?

Collectiedocumentatie omvat alle informatie die verder gaat dan de basisgegevens uit het collectiebeheersysteem. Deze informatie is nodig om collectiestukken beter te kunnen duiden en waarderen. Zonder toegang tot die context kan een collectiestuk zijn betekenis en zelfs zijn waarde verliezen. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer kennis bij medewerkers of schenkers niet is vastgelegd. Of wanneer het collectiestuk de spil was van een traditie die inmiddels verdwenen en vergeten is. Het spreekt voor zich dat een goede ontsluiting van deze gegevens, bij voorkeur via het collectiebeheersysteem noodzakelijk is. 

Lees hierover meer in het hoofdstuk 'Registreren en documenteren'.

Fysieke en digitale toegankelijkheid 

Hoe wordt de collectie – zowel fysiek als digitaal – toegankelijk gemaakt? Voor wie? Welke informatie over de collectie is (digitaal) beschikbaar?  

Fysieke toegankelijkheid 

Is de erfgoedbewaarplaats of het depot goed toegankelijk en overzichtelijk ingericht? Zijn de collectiestukken fysiek makkelijk bereikbaar? Zijn ze gelabeld en geordend, en zijn ze eenvoudig traceerbaar in het collectiebeheersysteem?

Soms mogen bezoekers een kijkje nemen in een depot tijdens een rondleiding achter de schermen of is die ruimte permanent opengesteld als kijkdepot. Archieven en erfgoedbibliotheken richten een leeszaal in. Daar kunnen collectiestukken opgevraagd en geraadpleegd worden. 

De laatste jaren doen erfgoedorganisaties steeds meer hun best om drempels te verlagen zodat ook minder mobiele bezoekers of personen met een visuele, auditieve of verstandelijke beperking het erfgoed kunnen beleven. Vermeld in het collectieplan hoe de fysieke toegankelijkheid tot de collectie voor verschillende doelgroepen is gegarandeerd.

Meer informatie vind je op de pagina's ‘Depot- en logistieke ruimtes inrichten’ en ‘Bereikbaarheid en toegankelijkheid’.   

Digitale toegankelijkheid