Zodra u een duidelijk beeld hebt van uw gebouwconcept, de ruimtes die u ter beschikking hebt en waar die binnen het gebouw gesitueerd zijn, kunt u de verdere inrichting van de verschillende functionele ruimtes aanpakken. In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de ruimtelijke organisatie en inrichting van die ruimtes met een specifieke logistieke en/of bewaarfunctie.

Zorgen voor erfgoedcollecties omvat heel wat specifieke taken. Uit praktische overwegingen gebeuren die in aparte logistieke ruimtes, in de bewaarruimtes zelf of in de onmiddellijke omgeving. Elk collectiegebouw is anders en niet iedere collectie is even veeleisend. Ook de beschikbare middelen bepalen mee hoe ver u kunt gaan op gebied van ruimtegebruik. Laat u inspireren door de bestaande voorbeelden en pas de principes zo praktisch mogelijk toe op uw eigen situatie en collectie(s).

Depotinrichting

De bedoeling van depotruimtes is om verschillende soorten collecties voor een langere periode veilig en verantwoord op te bergen. Daarbij moet u rekening houden met alle basisvereisten op het vlak van situering van deze ruimtes in het gebouw, gebruikte bouwmaterialen en klimaatbeheersing.

Daarnaast moet u ook aandacht hebben voor:

• welk opbergmateriaal u kiest,
• hoe u het meubilair opstelt,
• de manier waarop u het erfgoed opbergt.

Een depot is een plek waar het opgeborgen erfgoed wordt beschermd tegen alle mogelijke schade. Dit kan gebeuren via ingrepen of keuzes op vlak van de infrastructuur (brand- en diefstalbeveiliging, klimatisatie, lichtwerende maatregelen enz.). Daarnaast hangt de veiligheid van de collectie ook sterk af van de inrichting van de opbergruimte zelf. Een verkeerde keuze van materialen, soort meubilair of manier van opberging kan schadelijke gevolgen hebben voor de collectie.

Met het juiste meubilair en een juiste opstelling daarvan in de ruimte kan erfgoed veilig en overzichtelijk opgeborgen worden. Bovendien vergemakkelijkt dit ook de manipulatie van het opgeborgen materiaal. Dit komt niet alleen de veiligheid van het erfgoed, maar ook die van het aanwezige personeel ten goede. Een goede depotinrichting veronderstelt ook aandacht voor veilige en verantwoorde werkomstandigheden voor de depotmedewerkers.

Collectie

De inrichting van een depot wordt in belangrijke mate bepaald door de afmetingen, de vorm, het materiaal en de gebruikte techniek van de op te bergen collectiestukken.

• Zorg ervoor dat u vooraf een duidelijk zicht hebt op het soort materiaal dat in het depot wordt ondergebracht.
• Houd rekening met de eventuele aangroei van collectie om improvisatie en ad-hocoplossingen later te voorkomen.

Beschikbaar budget

Het inrichten van een depot betekent een serieuze hap uit het budget, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Weeg steeds de kosten tegen de baten af: biedt dat higtech opbergsysteem een echte meerwaarde, of voldoet eenvoudig meubilair? Rekening houden met kleine - en soms eenvoudige - details bij de inrichting kan de bewaaromgeving aanzienlijk verbeteren en kostenbesparend werken.

Depot en logistieke ruimtes

De algemene principes voor depotinrichting en -meubilair kunnen ook gehanteerd worden voor de logistieke ruimtes in of verbonden aan het depot. In de praktijk komt het vaak voor dat een depot meerdere functies tegelijk heeft: opslagruimte voor de collectie, werkplaats, bergplaats voor tentoonstellings- en verpakkingsmateriaal, enz.

Deze combinatie van functies is niet aan te bevelen. Werkplaatsen brengen extra vervuiling het depot in. Tentoonstellings- en verpakkingsmaterialen horen niet thuis in een depotruimte. En ook een stock van boeken, kantoormaterialen, ansichtkaarten en rekwisieten hoort hier niet thuis.

Activiteiten die niet in een depot thuishoren, leiden al snel tot een ongecontroleerde toegang tot de depotruimte. In het kader van diefstalbeveiliging en sleutelbeheer is dat geen ideale situatie. Omwille van plaatsgebrek is het niet altijd en overal mogelijk om naast het depot ook nog aparte logistieke ruimtes te voorzien. Probeer, als het echt niet anders kan, de bestaande depotruimte dan te compartimenteren.

Soorten ruimtes

In dit hoofdstuk bekijken we de inrichting van de depotruimtes en een aantal daaraan verbonden logistieke ruimtes. Daarbij streven we geen volledigheid na maar bieden we een vertrekpunt voor iedereen die binnen zijn of haar bewaaropdracht specifieke functies wil toewijzen aan aparte ruimtes.