Als collectiemedewerker moet u kunnen beschikken over een minimum aan kantoorruimte, bijvoorbeeld om collecties en collectiestukken te registreren, de volgende stap binnen het onderhoudsplan van het depot te plannen, gegevens bij te houden voor het collectiebeheer ...

De omstandigheden waarin u als collectiemedewerker werkt, verschillen per instelling. Misschien beschikt u over een eigen bureau? Of organiseert u een werkstation in het depot zelf voor de duur van een bepaalde opdracht? Hoe dan ook, de onderstaande vuistregels zijn bijna overal van toepassing.

Doen

• Hou de kantoorruimte net en overzichtelijk, zeker als er met collectiestukken gewerkt wordt.
• Zorg in het kantoor of werkstation voor een internetverbinding, al dan niet draadloos (wifi).
• Plant de kantoorruimte in zo dicht mogelijk bij de collectie(s) die u beheert. 
• Richt uw werkstation in vlak bij de (deel)collectie waaraan u op dat moment werkt.

Afwegen

• Kies voor verrolbare meubels (werktafel, bureaustoel, ladenkast enz.). Richt in het depot tijdelijke werkstations in, afhankelijk van waar u precies aan de slag bent.
• Afhankelijk van het (al of niet persoons-/functiegebonden) gebruik van de kantoorruimtes kunt u binnen een flexibel kantoorconcept ook kiezen voor het inrichten van:
  • flexwerkplekken: niet-persoonsgebonden werkplek waarvoor een clean-deskbeleid geldt. Iedereen kan en mag gebruikmaken van deze werkplekken. Dergelijke flexibele werkplekken kunnen bijvoorbeeld in een open ruimte (zgn. landschapskantoor) worden ingericht.
  • flex-/vaste werkplekken: werkplekken in afzonderlijke ruimten. Deze werkplekken zijn niet-persoonsgebonden maar wel functiegebonden (bv. voor afdelingshoofd/manager). De werkplek kan ook gebruikt worden als overleg-/vergaderplek. Wanneer deze ruimten niet in gebruik zijn, zijn ze vrij te gebruiken door alle medewerkers.
  • vaste werkplekken: voor een beperkt aantal functies (bv. receptie, beveiliging enz.).
• Verhuis gevoelige erfgoedobjecten in isolerende transportbakken (al of niet in piepschuim) van het klimaatgecontroleerde depot naar het warmere kantoor. Laat ze enkele uren in de bakken acclimatiseren voor u verder werkt. Zo vermijdt u schade aan de collectiestukken door een klimaatshock (te grote verschillen in temperatuur en relatieve luchtvochtigheid).

Laten

• Vermijd een overvolle kantoorruimte waardoor u niet langer veilig en efficiënt kunt werken.
• Bewaar geen collectiestukken langdurig in het kantoor. Kantoorruimtes zijn geen verlengde van of vormen geen aanvulling op (een tekort aan) depotruimte. Anderzijds is het ook niet de bedoeling dat het depot een permanente kantoorruimte wordt. Beperkte manipulatie van collectiestukken (bv. in- en uithalen, snelle standplaats- of conditiecheck, (her)verpakking enz.) kan op tijdelijke werkstations in het depot gebeuren. Van zodra echter langere tijd met een collectiestuk moet gewerkt worden (bv. grondige studie of conditiecheck, behandeling, restauratie enz.) doet u dit best in aparte daarvoor bestemde restauratie- of onderzoeksruimtes buiten het depot.
• Behandel in uw kantoor of op uw werkstation ook geen collectiestukken wanneer het werkatelier of de quarantaineruimte daar beter voor uitgerust zijn.