Elk collectiestuk moet (snel) geïdentificeerd kunnen worden. Elk erfgoedobject of ensemble krijgt daarom een uniek inventarisnummer, dat het onlosmakelijk verbindt met zijn metagegevens in het record van het collectiebeheersysteem. Denk goed na over de juiste methode en plaats voordat u begint te nummeren.

Er zijn vijf basisvereisten:

• Elk nummer is uniek.
• Elk nummer is (onlosmakelijk) met het erfgoedobject verbonden.
• De nummermethode is niet schadelijk voor het erfgoed.
• Elk nummer is en blijft duidelijk leesbaar en is dus bestand tegen bijvoorbeeld wrijving, licht en water.
• Het nummer moet indien nodig verwijderbaar zijn, zonder dat het erfgoedobject schade oploopt.

Stap 1 | Kies het nummer

Maak het uzelf lekker makkelijk en nummer uw collectiestukken met een doorlopend volgnummer. Zorg daarbij voor voldoende voorloopnullen, bijvoorbeeld 00486, omdat die ervoor zorgen dat u de nummers in een rekenblad netjes kunt ordenen.

Doorheen de tijd werd er vaak geëxperimenteerd met prefixen en suffixen om extra informatie in het nummer te verwerken. De ervaring leert dat dit systeem enkel in bepaalde gevallen werkt:

• Prefixen om een materiaal of deelcollectie aan te duiden brengen u vroeg of laat in de problemen: wat doet u wanneer een object tot twee groepen kan behoren, of als er meer dan 26 groepen zijn? 
• Ook een (letter)code om een locatie of een instelling aan te duiden is een risico: deze gegevens kunnen in de loop van de tijd wijzigen. In feite noteert u deze metadata beter in de inventarisfiche, niet op het object zelf.
• Wat wel een optie is, is de combinatie van het jaartal waarin het object is verworven en een volgnummer. Bijvoorbeeld 2014-0486. Dit jaar van verwerving kan niet wijzigen. Dit is natuurlijk enkel toepasbaar voor nieuw verworven stukken.
• Voor inkomende bruiklenen, stukken die u tijdelijk in bewaring neemt en educatieve stukken, kunt u een prefix in de vorm van een vaste lettercode gebruiken om het onderscheid met de vaste collectie te maken. Bv. EDU-048 of T-2014-48, waarbij de T voor tijdelijke verwerving staat en kan worden aangevuld met een jaartal of dossiernummer. Tenzij u het nummer van de eigenaar overneemt.
• Een ensemble of een set met verschillende onderdelen − bv. een parament, fotoalbum of een servies − geeft u als geheel een volgnummer, dat verbonden is aan de inventarisfiche met de algemene gegevens. Elk onderdeel krijgt dan datzelfde volgnummer met een suffix: bv. 00486-01, 00486-02 enz. Als u op voorhand weet dat er nooit meer dan 26 onderdelen zullen zijn, bijvoorbeeld bij paren schoenen, dan kunt u ook de suffixen a, b, c enz. gebruiken.

Als er een oude nummering aanwezig is, dan is het aan te bevelen om deze zoveel mogelijk te behouden. Het is immers zeer arbeidsintensief om objecten te hernummeren en het risico op foutjes is groot. De meerwaarde daarentegen is beperkt: er is geen enkele reden waarom een lijst met nummers volledig doorlopend en uniform moet zijn, zolang er maar geen dubbels inzitten. Als u toch een object hernummert, behoud dan altijd het oude nummer in het collectiebeheersysteem.

Stap 2 | Bepaal de meest geschikte methode

Er zijn verschillende beproefde methodes om erfgoedobjecten te nummeren. De aard en de samenstelling van een object, maar ook zijn bewaringstoestand, bepalen welke nummermethodes geschikt zijn en welke u beter vermijdt. Hieronder vindt u de algemene richtlijnen, maar vraag indien nodig advies.

Vernis-stift-vernismethode