De collectie-informatie up-to-date houden is een van de belangrijkste taken van de registrator of depotbeheerder. Die moet op elk moment kunnen voorleggen hoeveel objecten er zich in een bepaalde ruimte bevinden, hoeveel er zijn uitgeleend of in restauratie zijn, waar ze zich exact bevinden enz. 

Een bijgewerkte en volledige inventaris is de hoeksteen van het collectiebeheer. De tijd waarin de depotbeheerder alle objecten 'uit het hoofd' wist staan, is definitief voorbij. Alle informatie moet geregistreerd zijn.

Informatieverlies

Toch kan het gebeuren dat de inventaris (het collectie-informatiesysteem/de databank) afwijkt van de fysieke situatie in uw instelling. Dat kan meerdere oorzaken hebben:

• Er is een historische achterstand met het registreren van bepaalde deelcollecties.
• Er zijn fouten geslopen in de registratie van bepaalde informatie.
• Een duidelijke procedure voor standplaatswijzigingen ontbreekt.
• Er is wel een procedure voor standplaatswijzigingen, maar meerdere collega's kunnen objecten verplaatsen. Zij zijn niet allemaal bekend met de procedure of leven ze niet nauwkeurig na.
• Er is onvoldoende tijd of kennis om de conditie van objecten op te volgen, waardoor objecten verder aftakelen zonder dat u tijdig kunt ingrijpen. En waardoor u enkel de spreekwoordelijke brandjes kunt blussen.
• Er is een probleem met de opslag van gegevens en/of documentatie.

Hoe voorkomt u dit?

• Zorg voor heldere procedures, opgesteld aan de hand van SPECTRUM. Hierin staat duidelijk aangegeven welke informatie-eenheden bij elke actie moeten worden nagekeken of gewijzigd.
• De registratie van de objecten is niet alleen een taak van de registrator of depotbeheerder, maar ook van de onderzoeker, conservator, restaurator enz. Leg op voorhand schriftelijke afspraken vast over ieders rol en toegang tot het collectie-informatiesysteem.
• Licht nieuwe collega's in over de procedures en waar ze die kunnen raadplegen. Voorzie voor de andere collega's af en toe een herhaling.
• Organiseer periodieke standplaatscontroles en conditiecontroles, bijvoorbeeld eenmaal per jaar. De bijhorende procedure moet de volgende punten omvatten:
  • wie bevoegd is voor de standplaats- en conditiecontrole van een object,
  • welke handelingen een standplaats- en conditiecontrole vereist,
  • welk controleniveau binnen elke procedure vereist is,
  • wat de frequentie is van standplaats- en conditiecontroles van objecten in verschillende risicocategorieën.
• Controleer bij elke handeling met een object even de inventarisfiche en vul die aan waar nodig. Of signaleer wijzigingen aan de juiste persoon.
• Maak een plan voor het systematisch wegwerken van achterstanden. Ook hiervoor vindt u houvast in SPECTRUM. Stel prioriteiten. Laat u bijstaan door stagiairs, jobstudenten of een tijdelijke werkkracht.

Deze pagina kwam tot stand met medewerking van Lien Lombaert, Annelies De Mey en Livia Snauwaert.