Welke standaarden volgt u?

Foto: Nick Tiemeyer via Unsplash

Om uw collectie efficiënt en duurzaam te beheren, volgt u best de (inter)nationale standaarden voor collectie- en informatiebeheer en standaardthesauri. Hanteer daarbij het volg-of-motiveerprincipe (comply or explain) en leg uw keuzes vast in het collectie- of informatieplan.

Een standaard is een breed gedragen afspraak over hoe u informatie over een voorwerp vastlegt. Technische standaarden zorgen ervoor dat computersystemen die gegevens uitwisselen elkaar 'begrijpen'. Inhoudelijke standaarden maken dat mensen elkaar begrijpen en consequent werken. Deze standaarden vertellen u welke informatie u wanneer moet noteren, in welk veld van het collectiebeheersysteem en op welke manier.

Het gebruik van standaarden biedt belangrijke voordelen:

  • Het is een maatstaf voor kwaliteit.
  • Het bevordert de eenduidigheid en uniformiteit.
  • Het komt de doorzoekbaarheid voor collega's en publiek ten goede.
  • Het is een garantie voor continuïteit: nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt en de overstap naar een nieuw informatiesysteem gaat vaak eenvoudiger.
  • Het maakt de uitwisseling van gegevens met andere systemen en aggregatoren mogelijk.

Zeg nu zelf, meer dan genoeg redenen om ze te gebruiken!

Welke standaarden zijn er?

CEST is de Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox. Op de website projectcest.be vindt u de verzameling van standaarden voor cultureel erfgoed, samengebracht door meemoo. Vlaams instituut voor het archief.

  • Het CEST-standaardenregister geeft een handig overzicht van alle mogelijke standaarden − zowel technisch als inhoudelijk − voor cultureel erfgoed.
  • U vindt er ook de CEST-richtlijnen voor de toepassing van standaarden, naargelang de taak die u gaat uitvoeren. Deze richtlijnen helpen u om te beslissen welke standaarden u nodig heeft voor uw registratie- of digitaliseringsproject. U kunt ervoor kiezen om de minimumrichtlijn of de aanbevolen richtlijn te volgen.
    • NB: Organisaties die gesubsidieerd worden via het Cultureelerfgoeddecreet moeten voldoen aan de minimumrichtlijnen, of elke afwijking daarvan kunnen motiveren.
  • Voor de toepassing van deze standaarden en richtlijnen kunt u zich verder laten inspireren door verschillende handleidingen en gevalsstudies

We lichten enkele standaarden verder uit.

OSLO Cultureel Erfgoed

Met de OSLO-standaarden wil de Vlaamse overheid inzetten op een uniforme manier om data uit te wisselen tussen verschillende overheden en organisaties. Sinds 2021 is er ook een erkende standaard voor cultureel erfgoed, die een consensus vormt tussen de verschillende deelsectoren. Deze standaard bestaat uit een vocabularium en twee applicatieprofielen:

  • Het vocabularium bevat termen voor de beschrijving van cultureel erfgoed, die gebaseerd zijn op de internationale standaarden CIDOC-CRM en FRBRoo.
  • Het applicatieprofiel Cultureel Erfgoed Object is een model voor het beschrijven van museumcollecties, boeken, archieven, monumenten, tradities en ambachten. 
  • Het applicatieprofiel Cultureel Erfgoed Event dient om activiteiten te beschrijven, waarin dat erfgoed een sleutelrol speelt. Bijvoorbeeld: creatie en productie, aankoop of bewaargeving, conditiecontrole en toestandswijziging. Ook kunnen de gebeurtenissen zelf uitingen van immaterieel erfgoed zijn, zoals een ommegang.

Een toepassing van de basisregistratie als OSLO JSON-LD vindt u op CEST.

Standaard voor organisatie

SPECTRUM. Standaard voor collectiemanagement is een verzameling van 21 aanbevolen richtlijnen − zoals Verwerving en inschrijving, Registratie en documentatie, Standplaats en verplaatsing − die verschillende werkprocessen in een erfgoedorganisatie in goede banen helpen leiden, bijvoorbeeld een bruikleen of een conditiecontrole. Per procedure vindt u een stappenplan en aanwijzingen wanneer u welke gegevens in het collectiebeheersysteem moet toevoegen of wijzigen. 

Standaard voor collectiebeschrijving

Om aan geïnteresseerden duidelijk te maken wat u in huis hebt en hoe ze dit kunnen raadplegen, begint u best met een collectie- en deelcollectiebeschrijving volgens het Cometamodel. Dit model is software-onafhankelijk en bij uitstek geschikt voor een bulkbeschrijving van archiefbestanden, schenkingen en legaten. Voorbeelden vindt u in de Archiefbank Vlaanderen en de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken.

Standaarden voor de beschrijving van objecten en publicaties

U weet dan wel welke gegevens u wanneer moet noteren, maar hoe doet u dat concreet? Schrijft u 12 januari 2023 of 2023-01-12? Het Invulboek Objecten is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem. Dit handboek is een grondige herwerking van het oude MovE Invulboek: het is gebaseerd op de SPECTRUM 5.0-standaard en bovendien software-onafhankelijk gemaakt.

Daarnaast is er ook een invulboek om erfgoedpublicaties te beschrijven: het Invulboek Publicaties. Dit is gebaseerd op de ISBD-standaard en incorporeert de handleiding voor het catalogeren van oude drukken in de Short Title Catalogus Vlaanderen (STCV). Voor middeleeuwse manuscripten is er een andere handleiding in ontwikkeling.

Beide handboeken zijn gepubliceerd op CEST. Om u te helpen bij het bepalen van de beschrijvingsregels die belangrijk zijn voor uw collectie, worden verschillende elementen en velden verzameld in profielen (bv. minimale registratie). 

Thesauri

We gebruiken voortdurend termen om erfgoed te beschrijven en namen om plaatsen, personen en specifieke gebeurtenissen aan te duiden. Voor een goede bruikbaarheid van uw digitale collectie-informatie is het belangrijk om daarin consequent en eenduidig te zijn, door steeds dezelfde voorkeursterm te gebruiken in plaats van verschillende synoniemen en schrijfwijzen. Door gebruik te maken van een bestaande en breed gedragen thesaurus bespaart u zichzelf heel wat denk- en zoekwerk. Met behulp van de unieke identifier (URI) kan iedereen de term opzoeken en nagaan wie of wat u precies met de term bedoelt. Weg met die Babylonische spraakverwarring!

Standaardthesauri die vaak gebruikt worden door erfgoedorganisaties
Tekening van een blouse. Uitvoering: David Ring, 2014, in opdracht van het Europeana Fashion project. Collectie: MoMu Antwerpen. Afbeelding: via Wikimedia Commons, CC0.

Is het een blouse of een hemd, van zijde of katoen? Dingen en hun eigenschappen benoemen

Een van de belangrijkste thesauri voor de erfgoedsector is de Art & Architecture Thesaurus® (AAT), ontwikkeld door het Getty Research Institute en gevoed door de wereldwijde gebruikersgemeenschap. De AAT wordt toegepast om architectuur, kunst en cultuurhistorische collecties in al hun facetten te beschrijven. Op de volgende pagina leest u hoe u de AAT kunt gebruiken en helpen verbeteren.

Er zijn ook (aanvullende) thesauri over specifieke soorten erfgoed, zoals de Vlaamse initiatieven ID-DOC voor werktuigen en de Visuele Thesaurus voor Mode en Kostuum. Voor archeologisch erfgoed is er geen standaardthesaurus. Gebruik voor natuurhistorische collecties een wetenschappelijke taxonomie.

Schilderij 'Familie van Jan Brueghel de Oude' door Peter Paul Rubens. Foto: via Wikimedia Commons, CC0.

Schrijft u Breughel of Bruegel? Personen en organisaties benoemen

Ook voor de eigennamen van kunstenaars, ontwerpers, auteurs, drukkers, kunsthandelaars, verzamelaars en zo meer zijn er gestandaardiseerde namenlijsten met de gekende biografische informatie, zoals aliassen, werkzame periode, opleiding, activiteiten en woonplaatsen. 

De referentiedatabank voor de Belgische kunstgeschiedenis is BALaT. Dit drietalige zoekinstrument ontsluit bijna 200.000 personen en instellingen, naast de bekende fototheek en bibliotheek van het KIK-IRPA. RKDArtists& is een vergelijkbare tweetalige databank met zo'n 381.000 records, beheerd door de Rijksdienst voor Kunsthistorische Documentatie in Den Haag en beschikbaar als linked open data. Hierin vindt u Nederlandse en buitenlandse kunstenaars uit de middeleeuwen tot het heden. 

ODIS is een databank van en voor de Vlaamse archiefsector, met meer dan 505.000 records om personen, families en organisaties uit het Vlaamse/Belgische middenveld, hun archieven, periodieken en aanverwante gegevens zoals gebeurtenissen en gebouwen te benoemen. Een onmisbare bron voor de ontsluiting van archieven en documentaire collecties en voor geschiedkundig onderzoek.

VIAF ten slotte is een internationale meertalige verzameldatabank met biografische gegevens van auteurs en creatieve actoren uit diverse authorities (vertrouwde bronnen) in de bibliotheeksector. 

Topografische kaart van Constantinopel uit 1572. Foto: Georg Braun & Frans Hogenberg, via Wikimedia Commons, CC0.

Is dit Byzantium, Constantinopel of Istanbul? Plaatsen benoemen

Ook geografische informatie is belangrijk bij de registratie: de woonplaats van de kunstenaar, de archeologische vindplaats, de plaats van uitgave, van tentoonstelling of de afgebeelde plaats. Voor een gecontroleerde lijst van plaatsnamen kunt u bijvoorbeeld terecht in GeoNames (11 miljoen plaatsbeschrijvingen) of TGN® (3 miljoen records).

Voor concrete adressen in Vlaanderen gebruikt u best het Gebouwen- en adressenregister van Digitaal Vlaanderen. Archeologische vindplaatsen hebben niet altijd een eenduidige naam en worden dan gedefinieerd met GIS-coördinaten.

Beeld van de Heilige Barbara in de kerk van Weitra (Oostenrijk). Foto: Wolfgang Sauber, via Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Is dit de Heilige Barbara of Catharina? Iconografie

Kunstwerken verbeelden vaak een specifiek verhaal, een religieus, mythologisch of fictief personage of een historische gebeurtenis. Om deze voorstellingen inhoudelijk te omschrijven, kunt u gebruikmaken van een iconografisch classificatiesysteem, zoals Iconclass. Aan de hand van de aanwezige beeldelementen kunt u intuïtief zoeken in de boomstructuur. De unieke code noteert u vervolgens in het collectiebebeersysteem.

Ook het Getty biedt twee bronnen aan. De Iconographic Authority focust op niet-Westerse thema's, in aanvulling op Iconclass, en eigennamen van cultuurgoederen vindt u in CONA.

Andere thesauri

Wikidata is een open-sourcebron zonder vooropgestelde inhoudelijke of geografische afbakening. Wikidata put data uit andere bronnen (mits vermelding) en is bevraagbaar via een SPARQL query service. Daarom wordt het soms gebruikt als een spilthesaurus, die andere thesauri verbindt.

Het Nederlandse Termennetwerk is een technisch instrument voor het simultaan doorzoeken van diverse thesauri. Verschillende softwareleveranciers hebben al een koppeling met het Termennetwerk ingebouwd.

Inclusief taalgebruik in de collectieregistratie

Let op: thesauri bevatten soms verouderde en mogelijk kwetsende taal, bijvoorbeeld om personen, groepen en hun erfgoed te beschrijven. 

Rokende vrouw van de Khoikhoi met kind, Robert Jacob Gordon, 1777 - 1786. Titel op object: Hottentots wijf. Bron: Rijksstudio, CC0.

De volgende consensus maakt duidelijk over welke termen het gaat:

  • woorden die niet door de groepen zelf zijn bedacht (bv. bosjesman),
  • woorden die van oorsprong een negatieve betekenis hebben (bv. ketter),
  • woorden die in de loop der tijd een negatieve connotatie kregen (bv. zigeuner),
  • woorden die ontstaan zijn vanuit een eurocentrisch perspectief (bv. exotisch).

Wees u bij de keuze van termen bewust van uw eigen referentiekaders. Sommige thesaurusbeheerders, zoals het Getty, en erfgoedorganisaties, zoals het Rijksmuseum en het Tropenmuseum, werken aan een inclusief taalgebruik en kunnen u wellicht inspireren. Lees er meer over op de pagina 'Hoe gaat u om met kwetsende taal in de beschrijving van uw collectie?'.

Tot slot: wist u dat ...?

  • ... er onder impuls van de Werkplaats immaterieel erfgoed en meemoo wordt geëxperimenteerd met een datamodel om immaterieel cultureel erfgoed te beschrijven in collectieregistratiesystemen? U leest er meer over in het rapport 'Immaterieel erfgoed transformeren in data'.
     
  • ... het bijzonder nuttig kan zijn om te registreren wanneer erfgoed een bepaald gevaar inhoudt voor de mens of het milieu. Denk aan asbest, residu van biociden, kwik, lood, vuurwapens en zoveel meer. De registratie zorgt ervoor dat al uw collega's op de hoogte zijn en de gepaste veiligheidsmaatregelen kunnen volgen. ETWIE werkte een voorbeeld uit tijdens het project rond asbest: lees er meer over in het hoofdstuk 'Gevaarlijk erfgoed'.