Een duurzaam informatiebeheer is gebaat bij duidelijke afspraken en procedures. Standaarden en thesauri zijn richtsnoeren voor een goed collectiebeheer.

Een 'standaard' is een afspraak over hoe u informatie over een voorwerp vastlegt. Technische standaarden zorgen ervoor dat computersystemen die gegevens uitwisselen elkaar 'begrijpen'. Inhoudelijke standaarden maken dat mensen elkaar begrijpen: ze hanteren dezelfde terminologie.

Het gebruik van standaarden biedt belangrijke voordelen:

• Het is een maatstaf voor kwaliteit.
• Het bevordert de eenduidigheid.
• Het is een garantie voor continuïteit en duurzaamheid. (Als ontsluitingssystemen op elkaar lijken, zijn nieuwe medewerkers sneller ingewerkt. Bovendien is de overstap naar een nieuw computersysteem vaak eenvoudiger.)
• Het komt de uitwisseling van gegevens en de doorzoekbaarheid ten goede.

CEST

CEST staat voor Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox. Op de website projectcest.be vindt u de verzameling van cultureel-erfgoedstandaarden, samengebracht door meemoo. Vlaams instituut voor het archief. Een standaardenregister met drie ingangen - op naam, type digitaliseringstaak en expertisedomein - geeft een handig overzicht van alle mogelijke erkende afspraken.

U vindt er ook de CEST-richtlijnen voor de toepassing van standaarden. Een richtlijn helpt u om te beslissen welke standaarden u nodig heeft om uw digitaliseringsproject met de minimumkwaliteit of de aanbevolen kwaliteit uit te voeren.

Een richtlijn is nog geen handleiding: zoekt u een stap-voor-stapprocedure om u door een bepaald digitaliseringstraject te leiden? De leeslijst onderaan bevat een overzicht van publicaties die u helpen om richtlijnen, standaarden en software in de praktijk toe te passen.

Het Invulboek

Het Invulboek Objecten is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectie-informatiesysteem. Dit handboek is een grondige herwerking van het oude MovE Invulboek en is sterk gebaseerd op de SPECTRUM-standaard. Het nieuwe invulboek is in tegenstelling tot het MovE Invulboek niet enkel toepasbaar in Adlib software, maar is software-onafhankelijk gemaakt.

De beschrijvingsregels in het Invulboek zijn onderverdeeld in groepen van informatie die eigenschappen en gebeurtenissen in het leven van een erfgoedobject documenteren (bv. identificatie of verwerving). Elke eigenschap en elke gebeurtenis wordt vastgelegd in een element (bv. titel of verwervingsmethode). Elk element wordt in een collectie-informatiesysteem gedocumenteerd met behulp van verschillende velden (bv. type titel of term verwervingsmethode). Om collectiebeheerders te helpen bij het bepalen van de beschrijvingsregels die belangrijk zijn voor hun collectie, worden verschillende elementen en velden verzameld in profielen (bv. minimale registratie).

Naast een invulboek voor de registratie van erfgoedobjecten is er ook een invulboek voor de registratie van erfgoedpublicaties: het Invulboek Publicaties. Dit invulboek is gebaseerd op de ISBD-standaard. Het wordt beheerd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid en meemoo, samen met een redactieraad met experts uit de erfgoedsector.

SPECTRUM

Ook SPECTRUM. Standaard voor collectiemanagement bevat warm aanbevolen richtlijnen die verschillende processen in een erfgoedinstelling in goede banen helpen leiden. Hierin is verwerkt wanneer u welke gegevens in het collectie-informatiesysteem moet toevoegen of wijzigen.

Thesauri

Voor een goede inhoudelijke ontsluiting van uw erfgoedcollectie is het consequente gebruik van termen essentieel. Hiervoor zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar. Zo kunt u gebruikmaken van een trefwoordensysteem. In zijn meest simpele vorm is dit een alfabetische lijst met afgesproken en gestandaardiseerde trefwoorden. Verder zijn er thesauri en classificatiesystemen. Een thesaurus is een opsomming van gestandaardiseerde trefwoorden of concepten, waarbij de hiërarchische relatie tussen de termen is weergegeven.

De basisfunctie van een thesaurus bestaat erin om woorden uit de natuurlijke taal om te zetten in afgesproken, gestandaardiseerde woordbeelden, opdat zowel de beschrijver van documenten als degene die ze terugzoekt van dezelfde taal gebruikmaken en het zoekproces dus efficiënt verloopt.

Een goede thesaurus is een waardevol gereedschap, zeker in een cultuurhistorische omgeving, waar het taalgebruik dikwijls dubbelzinnig of vaag is, alleen al door de betekenisverschuiving van woorden. De huidige gebruiker van geautomatiseerde gedigitaliseerde bestanden is gewend te zoeken door een of enkele trefwoorden in te tikken. Zoeken in cultuurhistorische databases zonder gecontroleerde woordenlijst of met ongecontroleerde eigen trefwoorden zal wel enig resultaat opleveren, maar ook veel ruis, zoals niet relevante documenten. Wie kwaliteitseisen stelt, moet gecontroleerd zoeken.

AAT

Een van de belangrijkste thesauri voor de erfgoedsector is de Art & Architecture Thesaurus (AAT), ontwikkeld door het Getty Research Institute (GRI) in Los Angeles. De AAT wordt wereldwijd toegepast bij het toegankelijk maken van architectuur-, kunst- en cultuurhistorische collecties.

De AAT bestaat uit unieke cultuurhistorische begrippen of 'concepten'. Zij voorzien in alle beschrijvingselementen die nodig zijn voor de beschrijving van documenten, archivalia, foto's, boeken en objecten van welke aard ook.

• De AAT bevat niet alleen termen voor objecten, maar bijvoorbeeld ook voor materialen, technieken en stijlen: alles wat nodig is om elk cultuurhistorisch object, een foto van of documentatie over een object te beschrijven. De AAT fungeert als internationale standaard. Het is van oorsprong een Engelstalige thesaurus maar hij wordt momenteel in meerdere talen vertaald en bewerkt, ook in het Nederlands.
• De thesaurus wordt periodiek uitgebreid en de inhoud staat onder redactioneel toezicht van het Getty Research Institute. De kracht van de AAT schuilt in de lange traditie van strikte redactionele controle op de uitbreiding ervan; dit vormt een waarborg voor de kwaliteit van de structuur, de terminologie en de inhoud.
• De hiërarchische en relationele structuur van de AAT én zijn meertaligheid bieden grote voordelen bij het zoeken naar informatie; over de betekenis of semantiek van thesaurustermen kan theoretisch geen discussie bestaan. De registrator of documentalist kan met dit hulpmiddel dan ook zorgen voor een eenduidige ontsluiting. De AAT voorziet ook in termen en synoniemen voor een groot aantal begrippen die nodig zijn bij de registratie en documentatie. Alle aspecten die bij de collectieregistratie van belang zijn, zijn in een zevental facetten ondergebracht: van materialen en objecten tot procedés en technieken.

De AAT is beschikbaar in het Nederlands. De Nederlandstalige AAT was een samenwerkingsproject van het RKD in Den Haag en het Belgische Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK-IRPA). Deze organisaties zorgden voor de vertaling van de originele Amerikaanse Engelstalige AAT. Sinds 2016 wordt de website van AAT-Ned niet meer geüpdatet, maar is de laatste versie van de Nederlandstalige AAT geïncorporeerd in de Getty Vocabularies.

De AAT wordt gebruikt voor verschillende doeleinden:

• Voor registratie en documentatie van collecties
  De AAT wordt hier gebruikt als een gecontroleerde en betekenisvolle woordenlijst. De hiërarchische en relationele structuur én de meertaligheid van de AAT bieden grote voordelen bij het zoeken naar informatie. De AAT voorziet in termen en synoniemen voor een groot aantal begrippen die nodig zijn in de registratie en documentatie. Alle aspecten die bij collectieregistratie van belang zijn, zijn in een zevental facetten ondergebracht (van materialen en objecten tot procedés en technieken).

• Voor het publiceren van collectiegegevens
  Bij de publicatie van collectie-informatie met behulp van het Cometa-model is de AAT een nuttig instrument. Het zorgt ervoor dat de trefwoorden, waarmee de collectie ontsloten is, afgeleid zijn van een algemeen gebruikte standaard.

• Voor het terugvinden van informatie
  Omdat begrippen, o.a. door hun plaats in de AAT-hiërarchie, een eenduidige betekenis hebben, vermindert de hoeveelheid 'ruis' in zoekresultaten aanzienlijk. Bovendien is het aantal zoekingangen groot doordat veel synoniemen en equivalente termen in de thesaurus zijn verwerkt. Daarnaast bevordert het instrument de internationale samenwerking: de meertaligheid van de AAT vereenvoudigt het samenvoegen van gegevens in allerlei talen.

• Als onderzoeksinstrument en naslagwerk
  U kunt de AAT als onderzoeksinstrument gebruiken. Hij is waardevol vanwege de rijke informatie en contextuele kennis. De thesaurus wordt structureel onderhouden en speelt in op nieuwe of veranderende inzichten in vakgebieden. Het redactionele toezicht en de controle op het validatieproces, het gebruik van bronvermeldingen en het formuleren van een scope note leveren samen een duurzame bron van informatie op.

Webservice

Het Getty-instituut heeft de vocabularies van de AAT als Linked Open Data gepubliceerd. De hele set is beschikbaar voor download via de SPARQL endpoint van AAT Getty onder een Open Data Commons Attribution Licentie ODC BY 1.0. Dit betekent dat het gebruik van de set vrij is, maar dat er altijd een toeschrijving (bronvermelding) van het werk aan het Getty-instituut moet zijn.

Verschillende databanken gebruiken de webservice en maken vanuit de eigen registratiesoftware een rechtstreekse verbinding met de database van de AAT. De AAT wordt toegepast bij de Vlaamse databanken Erfgoedinzicht en Erfgoedplus en bij Europeana.

Aanleveren van concepten

De AAT kan nog verder verrijkt en verfijnd worden. De AAT-redactie, samengesteld uit Vlaamse en Nederlandse erfgoedprofessionals, verzamelt nieuwe term- en conceptvoorstellen uit de sector en zorgt ervoor dat ze doorstromen naar AAT Getty.

Thematische thesauruswerkgroepen werken aan grote hoeveelheden termen/concepten uit een specifiek vakgebied (textiel, religieuze objecten, etnografische collecties, oorlogserfgoed, agrarisch erfgoed, enz.). Nieuwe termen/concepten moeten degelijk onderbouwd voorgesteld worden. Hoe dat moet, leest u op de website van AAT-Ned.

En verder?

Een overzicht van andere thesauri en terminologiebronnen vindt u op de website van de Nederlandstalige AAT.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.