Conditie- of toestandscontrole

Erfgoed is onderhevig aan aftakeling, slijtage en schade. Om tijdig te kunnen ingrijpen, is het belangrijk dat u de toestand van uw collectie opvolgt. Minstens even belangrijk is de correcte en uniforme registratie van de schade in het collectiebeheersysteem.

Definities van de begrippen uit SPECTRUM-N:

  • Conditiecontrole: de controle van de fysieke toestand van een object of een groep objecten, doorgaans door observatie, vastgelegd in een conditierapport of in het collectie-informatiesysteem. Vaak leidt een conditiecontrole tot aanbevelingen voor het gebruik, de behandeling en de omgeving.
  • Conditie-inspectie: een opeenvolgende reeks van conditiecontroles waarmee kan worden vastgesteld of de conditie van een object verbetert of verslechtert.
  • Conditiedoorlichting: de conditiecontrole van een groot aantal objecten.
  • Materiaaltechnisch onderzoek: een grondig (natuur)wetenschappelijk en fotografisch onderzoek van de fysieke elementen van het object. De resultaten worden genoteerd in een gedetailleerd rapport over de samenstelling van het object en zijn conditie. Dit onderzoek leidt vaak tot aanbevelingen voor het gebruik, de conservering en de omgeving.

Organisatie en planning

Wie?

U en uw collega's komen het vaakst in aanraking met de objecten en vormen dus de eerstelijnscontrole. Met een kritisch oog kunt u zelf wijzigingen in de toestand (bv. barst, verkleuring, schilfering, uitvliegopeningen van insecten) opmerken, registreren en advies vragen. Om grotere of zwaardere objecten veilig te kunnen verplaatsen, werkt u best minimaal per twee.

De interpretatie van de ernst van de schade, de oorzaak en de noodzakelijke acties vergen materialenkennis en ervaring: een conservator-restaurator kan deze taak met kennis van zaken voor u uitvoeren en een conditierapport opmaken. 

Soms treedt er 'rapporteringsmoeheid' op. Het kan gebeuren dat de depotbeheerder een bepaalde schade minimaliseert of over het hoofd ziet. Wissel de geregistreerde gegevens voldoende uit of laat u door externe deskundigen begeleiden.

Volgens welke methode?

  • Volg SPECTRUM-procedure 9, conditiecontrole en -onderzoek en procedure 14, audit voor een conditiedoorlichting.
  • Welke velden u in het collectie-informatiesysteem moet invullen en hoe u dat gestandaardiseerd aanpakt, leest u in het Invulboek Objecten: groep Conditie.
  • De conditiecontrole of -doorlichting kan op verschillende manieren gebeuren. Idealiter doet u dat per object, maar bij grotere collecties is het handiger om per materiaalsoort de toestand te controleren. Er zijn immers verschillende schadeatlassen en bijhorende conditiebladen om u te helpen bij het herkennen van schade aan een bepaalde materiaalsoort (zie leestips onderaan).
  • Voor archieven en erfgoedbibliotheken werd er een steekproefgewijze aanpak ontwikkeld, respectievelijk UPAA en UPLA genoemd. 

Wanneer? Hoe vaak?

Er is geen standaard die bepaalt wanneer en hoeveel keer u een toestandscontrole moet uitvoeren.

Omwille van aansprakelijkheid en verzekeringskwesties doet u best altijd een controle van de conditie en de volledigheid bij:

  • Binnenkomst van een object. Het eerste conditierapport is tevens de nulmeting, aan de hand waarvan u latere ontwikkelingen kunt inschatten.
  • Inkomende bruiklenen (objecten die u leent van een andere beheerder).
  • Uitgaande bruiklenen (objecten die u uitleent aan een andere organisatie).

Voor objecten of deelcollecties die weinig 'bewegingen' meemaken of weinig gehanteerd worden door u en uw collega's, kunnen bijkomende controles nodig zijn. De frequentie en aanpak hiervan bepaalt u zelf. Werk op basis van een prioriteitenlijst een meerjarenplanning uit en neem dit op in het collectieplan. Bijvoorbeeld: eerst alle objecten die nog nooit een check-up kregen, eerst de materialen die gevoelig zijn aan aanwezige risico's en/of eerst alle topstukken van het museum. Om tijdsefficiënt te werken, kunt u de conditiedoorlichting best combineren met andere werkzaamheden, zoals een standplaatscontrole of een waarderingsoefening.

Het beste tijdstip voor een controle kan afhangen van de seizoenen. Bij een niet-geklimatiseerde ruimte gebeurt ze het best in de lente, bij het uitvliegen van de insecten. In een stabiele, geklimatiseerde ruimte zal het seizoensgegeven minder meespelen.

Wat hebt u nodig?

Voorzie op voorhand het nodige materiaal, zodat u vlot en veilig kunt doorwerken:

  • beschermingsmateriaal, zoals handschoenen,
  • een werktafel, een opklapbare werkbank of een tafelwagentje,
  • materiaal om een voorwerp mee te ondersteunen, zoals een kussen, een laag zachte foam of een boekensteun,
  • potloden,
  • inventarislijsten met de geregistreerde toestand,
  • kopies van het conditieblad, of een laptop om de bevindingen te noteren,
  • vergrootglas,
  • zaklamp, om met scheerlicht te kunnen kijken naar onregelmatigheden in het oppervlak,
  • meetlat, om de grootte van scheuren of kieren op te meten,
  • fotocamera met opgeladen batterij. Die kunt u gratis ontlenen bij de Uitleendienst Erfgoed.

Documentatie om schade te evalueren:

Conditiecontrole bij binnenkomst

  • Plaats het voorwerp eerst in een quarantaineruimte om andere objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels en dergelijke.
  • Maak een beknopte omschrijving van de conditie en vermeld daarin beschadigingen en lacunes. Soms is een uitgebreide conditierapportage vereist en een beoordeling van de risico's, zowel voor mensen als voor andere objecten.
  • Voeg steeds een of meerdere afbeeldingen toe.
  • Digitaliseer alle externe documenten die te maken hebben met de conditierapportage of mutatie van objecten. Registreer deze documenten altijd in het collectiebeheersysteem en bewaar ze duurzaam.
  • Noteer eventuele ontbrekende stukken.
  • Houd losse onderdelen van het voorwerp bij elkaar, bijvoorbeeld door ze in één verpakkingseenheid te doen. Neem desnoods een overzichtsfoto van alle stukken en plak die op de verpakking. Registreer altijd welke en hoeveel losse onderdelen er zijn; dan valt het sneller op wanneer er iets ontbreekt.
  • Als het aantal objecten niet geteld kan worden, bijvoorbeeld bij een groot aantal potscherven, maak dan een aantekening van de omvang, bijvoorbeeld 'twee dozen'. Een andere oplossing is de verpakking met inhoud wegen.
  • Pak een voorwerp dat verpakt wordt aangeboden voorzichtig uit. Registreer zo nodig hoe het verpakt is, bijvoorbeeld door foto's te maken. Wanneer het object na enige tijd teruggaat, is het handig te weten hoe het verpakt was en het op dezelfde wijze terug te bezorgen. Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel moet gebeuren. Noteer dit op het ontvangstbewijs.
  • Plaats het object pas na controle van de conditie in het depot.

Conditiecontrole bij transport of conditiedoorlichting

1. Inspectie

  • Doe een visuele inspectie aan alle zijden van het object. Vergeet de onderkant, achterkant en binnenkant niet. Gebruik scheerlicht, vergrootglas en meetlat waar nodig.
  • Haal het object indien nodig met twee uit de vitrine of kast. Hanteer en verplaats het voorzichtig naar het werkblad om het beter te kunnen bekijken zonder risico voor de andere objecten. 
  • Trek scherpe foto’s van zichtbare ‘abnormaliteiten’ zoals vlekken, verkleuringen, barsten, loskomende textieldraden, krassen, verdacht pluis, mogelijke insectenaantasting … Hiermee kunt u bij twijfel raad vragen aan een expert en bij de volgende controle vaststellen of de schade erger geworden is.
  • Vul per object het conditieblad in. Noteer minimaal: het inventarisnummer, wie de controle deed, wanneer, de algehele toestand en de volledigheid van het object.
  • Check aan de hand van de documentatie wat de aangetroffen schadebeelden kunnen zijn en welke schade actief, niet-actief, stabiel of instabiel is. Vraag advies van een expert als u hieraan twijfelt.
  • Uiterst belangrijk is de correcte registratie van de schade. Benoem de onderdelen van het object consequent en duidelijk. Een goede toepassing van de terminologie bevordert de uniformiteit en de correcte interpretatie. Het gebruik van een thesaurus en een schadeatlas helpt u daarbij.
  • Teken bij driedimensionale objecten een schema waarop u aanduidt waar u een bepaald detail opmerkte. Dit wordt door professionals soms gedaan met transparante overzichtsfoto’s van elk aanzicht. Verwijs naar het nummer van de detailfoto.

2. Registratie en nazorg

  • Isoleer voorwerpen waarvan u vermoedt dat ze aangetast zijn door schimmel of insecten van de andere collectiestukken om besmetting te voorkomen. Zet ze in de quarantaineruimte of steek ze in een afgesloten plastic krat of zak (maar wacht dan niet te lang met de vervolgstappen).
  • Voer de gewijzigde objectinformatie en de informatie over de controle in in het digitale collectiebeheersysteem.
  • Log alle opmerkingen op datum (als dat niet automatisch gebeurt) en op naam. Zo krijgt u de geschiedenis van de schade en de behandelingen. In grotere collecties leggen de geregistreerde conditiegegevens de brug tussen de depotbeheerder en de restaurator.
  • Houd per object de conditierapporten, conditiebladen en foto’s samen. Maak hiervan een back-up en koppel deze documenten aan de objectfiches in het collectie-informatiesysteem.

3. Schade remediëren

  • Laat in geval van vastgestelde schade een offerte en behandelvoorstel opmaken door een conservator-restaurator.
  • Vraag in geval van een topstuk goedkeuring aan de Topstukkenraad voor de uitvoer van de behandeling.
  • Probeer zelf of met externe hulp de oorzaak van de schade weg te nemen.
  • Registreer in het collectie-informatiesysteem de eventuele verplaatsing naar de conservator-restaurator, de datum en de behandeling die plaatsvindt.
  • Archiveer het restauratieverslag en koppel dit document aan de objectfiche in het collectie-informatiesysteem.

Deze pagina kwam tot stand met medewerking van Lien Lombaert en Annelies De Mey.