Wil je beroep doen op een conservator-restaurator? Dan helpt de publicatie Hoe beoordeel ik een restauratieofferte? je om een goede keuze te maken. Geen idee wie je moet aanschrijven? Vraag een lijstje aan FARO's adviseurs behoud en beheer of aan de erfgoedcel in jouw regio.

2. Leer de gevoeligheden van je collectie kennen

Elk object heeft zijn specifieke gevoeligheden waar je je als beheerder bewust van moet zijn, bepaald door de gebruikte materialen en technieken, de historiek (denk aan: sporen van gebruik of oude restauraties) en de huidige toestand. Ga op zoek naar de nodige informatie in het dossier Materialen en soorten collecties. Tips om een conditiecheck uit te voeren, vind je op de pagina Conditiecontrole.

Gaat het om een object dat is samengesteld uit verschillende materialen, dan kan het best uitdagend zijn om de gevoeligheden en dagelijkse risico's correct in te schatten. Om je daarbij te helpen, ontwikkelde het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium de AGATO-tool, die vrij online beschikbaar is in het Engels. Deze tool is gebaseerd op de beschikbare vakliteratuur.

3. Identificeer de aanwezige schadefactoren en de mate van blootstelling

Elke vorm van schade (schadebeeld) is daarnaast terug te leiden tot een of meerdere externe oorzaken van schade die op het object inwerken. Deze 10 schadefactoren gelden voor alle soorten erfgoed in min of meerdere mate. Zij vormen dan ook het basiskader voor collectiebeheer. Wanneer verschillende schadefactoren samen voorkomen, versterken ze elkaar en verloopt de aftakeling sneller (synergie).

1. Fysische krachten: zwaartekracht, druk of spanning, wrijving, noodweer enz.
2. Dieven en vandalen
3. Brand
4. Water
5. Ongedierte en schimmel: insecten, schimmels, knaagdieren, vogels, vleermuizen
6. Verontreinigingen: schadelijke gassen, vaste stoffen, vloeistoffen, stof en vuil
7. Licht en straling
8. Verkeerde temperatuur: te hoog, te laag, te sterke schommelingen
9. Verkeerde relatieve vochtigheid: te hoog, te laag, te sterke schommelingen
10. Informatieverlies: ontbrekend label of nummering, onvolledige registratie, verlies van digitale metadata, verkeerd geplaatste en/of onvindbare objecten.

Op de onderliggende pagina's ontdek je hoe je deze schadefactoren in de praktijk kan opsporen en aanpakken.

4. Analyseer de risico's en maak ze beheersbaar

Is een collectiestuk of een deelcollectie gevoelig aan een bepaalde schadefactor én wordt het daaraan blootgesteld? Dan is er sprake van een risico op schade en waardeverlies.

Geen enkel risico kan volledig worden uitgeschakeld. Behoud en beheer is dan ook een continu proces waarbij je als collectiemedewerker de aanwezige risico's analyseert en bijstuurt. We noemen dit (collectie)risicomanagement.

Aangezien elke erfgoedinstelling een beperkt budget en beperkte manuren heeft, pak je best eerst de grootste risico's voor jouw collectie aan en accepteer je (voorlopig) de kleinere risico's mits monitoring. Een risicoanalyse helpt je met andere woorden om prioriteiten te stellen.

Schat de grootte van het risico (kans x effect)

De grootte van het risico bereken je door de kans dat een gebeurtenis zich voordoet te vermenigvuldigen met het effect dat die zou hebben op de collectie.

Grofweg delen we risico's in volgens drie types:

• Een type 1 risico is een zeldzame gebeurtenis met catastrofale gevolgen. Bv. brand, overstroming, grondverzakking. Lees hier meer over een risicoanalyse in het kader van calamiteitenplanning.
• Een type 2 risico is een occasionele gebeurtenis met ernstige gevolgen. Bv. een insectenaantasting, een val met breuk tot gevolg.
• Een type 3 risico is een continu proces waarbij de gevolgen gradueel verergeren en meer zichtbaar worden. Bv. verbleking of verkleuring, loskomende afwerkingslagen.

Met een volledige (3x3 of 4x4) risicomatrix, een QuiskScan of grondplannen met gekleurde zones kan je risico's overzichtelijk in kaart brengen. 

Bepaal de mogelijke maatregelen

Een enkele ingreep heeft vaak een beperkt effect. Een efficiënte aanpak van een risico combineert maatregelen volgens 5 stappen en is een continu proces:

1. Voorkomen: een omgeving kiezen of creëren waar het risico niet in voorkomt.
2. Blokkeren: een barrière optrekken tussen het object en het risico.
3. Detecteren: onderzoeken, monitoren, meten waar en wanneer het risico zich toch manifesteert. Dit is cruciaal om een reactie uit te lokken.
4. Reageren op een incident of schadegeval: collega's informeren, zo snel mogelijk de oorzaak wegnemen en vervolgschade aan het object of de rest van de collectie beperken.
5. Remediëren: de schade stoppen of herstellen, bijvoorbeeld door een conservatie-restauratiebehandeling en/of extra maatregelen, of compensatie vragen voor het verlies.

Zolang er niets gebeurt, blijf je preventief voortwerken door stap 1 tot 3 te herhalen. Stel je een verhoogd risico of schade vast? Grijp dan in volgens stap 4 en 5.

Maatregelen nemen kan op zes niveau's:

1. Omgeving (je locatie en buren, het omliggende terrein)
2. Gebouw
3. Ruimte
4. Opslagvolume (een kast, vitrine, doos ...)
5. Werking (het beleid van je instelling, taken en procedures)
6. Object

Denk hierbij aan de schillen van een ui: elke schil geeft een zekere mate van bescherming aan de kern. Als een maatregel op een bepaald niveau niet haalbaar blijkt, dan is er misschien een gelijkaardige maatregel mogelijk op een ander niveau.

Maak de oefening met behulp van dit invulsjabloon. Welke maatregelen je zoal kan inzetten, lees je verder in dit hoofdstuk.

Maak een kosten-batenanalyse

Natuurlijk speelt de kostprijs een rol in elke beslissing. Weeg de kosten van een bepaalde maatregel af tegen het voordeel dat je daarmee denkt te bekomen. Denk bijvoorbeeld aan uitgespaarde restauratiekosten, meer tevreden bezoekers, de verwachte stijging van de levensduur van een object of deelcollectie. De meeste erfgoedinstellingen beschikken niet over dergelijk cijfermateriaal, dus probeer het voordeel zo goed mogelijk te omschrijven en win advies in van experten. Koppel dit aan de missie, visie en doelstellingen van uw organisatie.

Overweeg ook de nadelen verbonden aan een bepaalde maatregel. Wat goed is voor de collectie, is misschien (te) ingrijpend voor jullie gebouw en werking? Of nog: wat bescherming biedt tegen één risico is misschien juist nadelig op een ander front? Een gekend voorbeeld: een verankering van een schilderij of beeld tegen diefstal zou een evacuatie bij brand of wateroverlast bemoeilijken of zelfs verhinderen. Dit is enkel te verantwoorden als het risico op diefstal beduidend hoger is dan dat op brand of wateroverlast. Houd ten slotte rekening met de levensduur van elke oplossing.

Beslis

Kies op basis van de risicoanalyse en de kosten-batenanalyse, samen met de betrokken collega's en directie, de meest wenselijke en haalbare maatregelen voor jullie situatie.

Implementeer de maatregelen

Voer de gekozen maatregelen uit, monitor de impact van deze veranderingen en evalueer hun effect.

Deze pagina is gebaseerd op een tekst van Veerle Meul voor Depotwijzer.be. Bronnen: S. Michalski 1990, CCI 1994, R. Waller 1994, R. Waller 1995, R. Waller 2003.

FARO biedt regelmatig de 'Basiscursus Behoud en Beheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief.