Een object vlot kunnen terugvinden is essentieel bij collectiebeheer. Een standplaatscontrole is een belangrijke periodieke actie om de standplaatsregistratie in uw collectie-informatiesysteem up-to-date te houden.

Hoe pakt u het aan?

  • Een standplaatscontrole van alle objecten in uw depot is wenselijk, maar organisatorisch niet altijd haalbaar. De controle kan ook steekproefsgewijs, per objectsoort, locatie of legger enz. Maak op voorhand een overzichtelijke meerjarenplanning op die aangeeft wanneer welke objecten gecontroleerd worden. Hang de planning goed zichtbaar op een centrale plaats.
  • De methode kan afhankelijk zijn van de collectie: een archief voert zijn controle op een andere manier uit dan een instelling met een archeologische of kunstcollectie. 
  • De standplaatscontrole uitvoeren kan in twee richtingen: vertrekt u van een record in de databank, dan moet u in staat zijn het fysieke object binnen de tien minuten terug te vinden. Vertrekt u van het fysieke object, dan moet u checken of het object op zijn juiste plaats ligt en of de gegevens in de databank correct zijn.
  • Belangrijk is dat u uit het collectie-registratiesysteem een goed werkdocument of rapport voor standplaatscontrole kan genereren en afdrukken. Bij de meeste software is deze optie standaard inbegrepen. Het rapport moet de volgende gegevens bevatten: inventarisnummer, standplaats en eventueel een kleine foto. Per record moet er ook de mogelijkheid zijn aan te vinken of het object zich op zijn plaats bevindt. Een bijkomend veld voor nota's of bijzonderheden kan helpen.
  • Liggen alle objecten op de aangeduide plaats? Hoeveel procent van de collectie vond u niet terug? Maak na elke controle een verslag op en leg dit voor op een intern overleg. Gebruik dat rapport om toekomstige acties te formuleren in het beleidsplan van de instelling.
  • Software voor collectieregistratie die een rapport voor standplaatscontrole op een soepele 'on demand'-manier kan samenstellen, heeft de voorkeur. Dat houdt in dat u de velden zelf kunt kiezen. Zo kunt u de bestandscontrole uitvoeren per object- of materiaalsoort, steekproefsgewijs, per lokaal of ruimte enz.
  • Alle afwijkingen logt u in het collectieregistratiesysteem. Een spoorloos object kunt u registreren als 'standplaats onbekend'. Later kan hierop dan gezocht worden.
  • Een degelijk geregistreerde bestands- en standplaatscontrole, met gelogde data en personen die ze uitvoerden, moet u steeds kunnen voorleggen als verantwoording. De registrator of depotverantwoordelijke kan een uitgevoerde bestandscontrole gebruiken als indekking bij niet-toewijsbare schade of diefstal. Gooi dus geen oude werkdocumenten weg. Digitaliseer ze desnoods en voeg ze toe aan het collectieregistratiesysteem.
  • Alle registratiegegevens en mutaties moeten een traceerbare geschiedenis hebben, én elke wijziging, manipulatie of controle moet gekoppeld zijn aan een persoon die ze uitvoerde.

Tips & tricks

  • Raadpleeg de SPECTRUM-procedures voor de standplaats en verplaatsing (6).
  • Bij het wegnemen van een object uit het depot legt de depotverantwoordelijke steeds een steekkaart met alle noodzakelijke objectgegevens en de duidelijke vermelding 'object uit depot'. Als bij een standplaatscontrole een object niet op de geregistreerde standplaats aanwezig blijkt te zijn, plaatst u dezelfde fiche met de duidelijke vermelding 'object niet aanwezig op standplaats'. Desnoods heeft de fiche een rode kleur. Zo vermijdt u dat de lege standplaats  wordt ingenomen.
  • Bij kleinere objecten is het soms eenvoudiger de labels te tellen.
  • De lijst van 'verloren voorwerpen' hangt u op aan de valven of op een centrale plaats in het depot. Zo worden alle medewerkers gesensibiliseerd en dekt de depotverantwoordelijk ook zichzelf in.
  • Sommige softwareleveranciers leveren kant-en-klare modules voor een efficiënte verplaatsing of verhuizing. Als elk object, elke standplaats en verpakking voorzien is van een barcode, kunt u die met een barcodescanner lezen, zodat de mutaties automatisch ingebracht worden in het collectieregistratiesysteem.

Deze pagina werd uitgewerkt door Lien Lombaert en Annelies De Mey voor Depotwijzer.be.