Een object vlot kunnen terugvinden is essentieel bij collectiebeheer. Een standplaatscontrole is een belangrijke periodieke actie om de standplaatsregistratie in uw collectiebeheersysteem up-to-date te houden.

Bovendien kan een goed gedocumenteerde controle een belangrijk ijkpunt zijn voor objecten die vermist raken.

Hoe pakt u het aan?

Een standplaatscontrole van alle objecten in uw depot is wenselijk, maar organisatorisch niet altijd haalbaar. De controle kan ook steekproefsgewijs, per objectsoort, locatie of legger enz. Maak op voorhand een overzichtelijke meerjarenplanning op die aangeeft wanneer welke objecten gecontroleerd worden. Hang de planning goed zichtbaar op een centrale plaats.

De methode kan afhankelijk zijn van de collectie: een archief voert zijn controle op een andere manier uit dan een instelling met een archeologische of kunstcollectie. 

De standplaatscontrole uitvoeren kan in twee richtingen: vertrekt u van een record in de databank, dan moet u in staat zijn het fysieke object binnen de tien minuten terug te vinden. Vertrekt u van het fysieke object, dan moet u checken of het object op zijn juiste plaats ligt en of de gegevens in de databank correct zijn.

Wat heeft u nodig?

• Belangrijk is dat u uit het collectiebeheersysteem een goed werkdocument of rapport voor standplaatscontrole kan genereren en afdrukken. Bij de meeste softwarepakketten is deze optie standaard inbegrepen. Het rapport moet de volgende gegevens bevatten: inventarisnummer, standplaats en eventueel een kleine foto. Per record moet er ook de mogelijkheid zijn aan te vinken of het object zich op zijn plaats bevindt. Een bijkomend veld voor nota's of bijzonderheden kan helpen. Sommige softwaresystemen laten toe om een rapport voor standplaatscontrole op een soepele 'on demand'-manier samen te stellen. Dat houdt in dat u de velden zelf kunt kiezen. Zo kunt u de bestandscontrole uitvoeren per object- of materiaalsoort, steekproefsgewijs, per lokaal of ruimte enz.
• Sommige softwareleveranciers leveren een kant-en-klare module voor een efficiënte verplaatsing of verhuizing. Als elk object, elke standplaats en verpakking voorzien is van een barcode, kunt u die met een smartphone en de app lezen, zodat de mutaties automatisch ingebracht worden in het collectieregistratiesysteem.
• Heeft u geen verhuismodule? Dan houdt u best een laptop in de buurt (met wifiverbinding) om snel iets te dubbelchecken in het collectiebeheersysteem.
• Raadpleeg de SPECTRUM-procedures voor 'Standplaats en verplaatsing' en 'Audit'.
• (Gekleurde) steekkaarten kunnen nuttig zijn om een plek te reserveren voor een object dat zoek is. Zet er de vermelding 'object niet aanwezig op standplaats' op. 
• Stickers kunnen ook aangeven welke dozen (al) gecontroleerd werden. Post-its blijven meestal niet lang hangen.
• En natuurlijk potloden om te noteren.

Nazorg

• Noteer in het collectiebeheersysteem telkens de datum van de controle en de naam van de uitvoerende persoon.
• Liggen alle objecten op de aangeduide plaats? Hoeveel procent van de collectie vond u niet terug? Maak na elke controle een verslag op en leg dit voor op een intern overleg. Gebruik dat rapport om toekomstige acties te formuleren in het beleidsplan van de instelling.
• Alle afwijkingen logt u na controle in het collectiebeheersysteem. Een spoorloos object kunt u registreren als 'standplaats onbekend'. Later kan hierop dan gezocht worden.
• Gooi geen oude werkdocumenten weg, want ze kunnen dienen ter controle en ter verantwoording. Digitaliseer ze desnoods en voeg ze toe aan het collectiebeheersysteem.

Tips

• Bij kleinere objecten is het soms eenvoudiger de labels te tellen.
• De lijst van 'verloren voorwerpen' hangt u op aan de valven of op een centrale plaats in het depot. Zo worden alle medewerkers gesensibiliseerd om mee uit te kijken en dekt de depotverantwoordelijke ook zichzelf in.

Deze pagina kwam tot stand met medewerking van Lien Lombaert en Annelies De Mey.