Hoe werkt u duurzaam digitaal?
Digitale duurzaamheid is een zorg van elke organisatie die tijd en geld investeert in het maken en bewaren van digitale bestanden. Hoe houdt u op lange termijn uw digitaal en gedigitaliseerd erfgoed toegankelijk? Gelukkig zijn er enkele tools die u daarbij helpen. Ook is het goed om even stil te staan bij de ecologische duurzaamheid van onze groeiende digitale opslag.
De basis
Digitale gegevens zijn erg kwetsbaar en het verlies ervan komt meer voor dan u denkt: gegevens die per ongeluk gewist worden, bestanden die onleesbaar worden, besmetting door een virus, enz. Wie kan er tegenwoordig nog grote of kleine floppy's lezen? Toch werd dit medium in het verleden heel vaak gebruikt om gegevens op te slaan. En wat met al die bestanden die digitaal geboren zijn?
Lees verder over standaarden voor registratie en digitalisering op de volgende pagina 'Welke standaarden volgt u?' en over het toekennen van rechten op de pagina 'Hoe start u met een collectiebeheersysteem?'.
Evalueer uzelf met het Scoremodel
Pak deze risico's stelselmatig aan. Tracht eerst voor elke cluster buiten de rode zone te geraken. Door enkele gerichte maatregelen kunt u de grootste bedreigingen vaak snel verhelpen. In een volgende fase kunt u minder urgente maatregelen nemen. Zo groeit de veiligheid van de digitale opslag stelselmatig, tot u een adequaat veiligheidsniveau bereikt.
Eerste hulp bij digitale duurzaamheid
De website Project TRACKS bundelt heel wat tips en handleidingen op maat van kleinere kunsten- en erfgoedorganisaties over het digitaal bewaren van uw archief. In dit filmpje hoort u alvast hoe u een digitale opruimdag kunt organiseren!
Ook de DigiGIDS@work van AMVB is een laagdrempelige handleiding voor digitaal archiefbeheer.
Ga stap voor stap verder met de Wegwijzer
Voor wie er grondiger werk van wil maken, ontwikkelde Digitaal Erfgoed Nederland (kortweg DEN) de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid. Alle aspecten die een rol spelen bij het duurzaam bewaren en ontsluiten van uw digitale collectie vindt u erin terug. Door vooraf over het hele proces na te denken kunt u risico's ondervangen of verkleinen, efficiënter omgaan met uw middelen en afgewogen keuzes maken. U kunt de Wegwijzer gebruiken om een duurzaamheidsbeleid uit te werken, maar ook om concreet te werken rond een van de tien aandachtsgebieden.
Is er een data-conservator in de zaal?
Bekijk voor uw organisatie wie welke verantwoordelijkheden en taken opneemt.
Al deze zaken vergen al snel technische expertise en een grondige kennis van informatiebeheer. Wanneer u op zoek gaat naar versterking op dit vlak of de huidige taken wil herformuleren, kan het Vlaamse beroepskwalificatieprofiel van de data-conservator misschien nuttig zijn. Het profiel beschrijft de nodige competenties en kennis en is complementair aan dat van de erfgoedregistrator, die natuurlijk ook een belangrijke bijdrage levert aan de digitale duurzaamheid van de collectieregistratie en het digitaal archief.
Hé, is dit wel ecologisch?
Over de milieuimpact van digitale opslag en allerlei digitale toepassingen moeten we het hopelijk niet meer hebben? Maar: hoe zoek je het evenwicht tussen je opdracht om zoveel mogelijk erfgoed digitaal toegankelijk te maken en je maatschappelijke rol in het beperken van de klimaatcrisis?
De Nederlandse collega's van Netwerk Digitaal Erfgoed buigen zich over deze cruciale vragen in de werkgroep GreenIT. Intussen publiceerden zij:
Er start ook een collegagroep digitale opslag. In deze blog lees je alvast heel wat tips om jouw opslag van erfgoeddata duurzamer te maken.
