Het opstellen van een beleidsplan is een goede aanleiding om je eigen organisatie weer eens met een frisse blik te bekijken, om na te gaan wat er goed gaat en waar er verbetering mogelijk is. Maar hoe pak je dit proces precies aan?

De vijf stappen van een planningsproces

Een beleidsplanningsproces bestaat uit vijf grote fases, die elk een ander doel hebben:

• Het traject voorbereiden: je maakt een stakeholderanalyse, stelt je planningsteam samen en denkt na over de momenten waarop je een bredere groep wil betrekken. Het resultaat is een schets van het beleidsplanningstraject, zoals in het schema dat je onderaan deze pagina vindt.
   
• Missie en visie formuleren: je vraagt je af waarvoor je wil gaan en welk verschil je organisatie wil maken. Deze fase resulteert in een ontwerp van missie en visie en in een overzicht van waarden die je belangrijk vindt. 
   
• Omgevingsanalyse maken: je onderzoekt op welke momenten je die droom al waarmaakt en waar de kansen voor verbetering liggen. Dat doe je door je huidige producten en diensten te evalueren, interne processen kritisch te bekijken, na te gaan welke noden er in de omgeving leven en een aantal externe trends onder de loep te nemen. Deze fase resulteert in tussenlandingen: deelrapporten, overzichten en werkmateriaal dat je in de volgende stappen kan inzetten.
   
• Nieuwe producten of diensten ontwerpen: nu je weet wat er al is en wat eventueel zou kunnen, is het de moeite waard om een tussenfase in te lassen waarin je nieuwe producten of diensten ontwerpt. Door even heel concreet na te gaan welke pistes interessant kunnen zijn, toets je meteen wat haalbaar is en vooral wat energie geeft om verder op in te zetten. Deze fase resulteert in scenario’s en prototypes.
   
• Beleidsplan uitwerken: in dit finale blok komt alles samen. Je droom wordt concreet, en je zet de ontdekkingen en gouden ideeën om in een concreet plan voor de komende jaren. Het moment om te werken aan een SWOT, doelstellingen te formuleren en acties en indicatoren op te lijsten. Op basis daarvan maak je een meerjarenplan en een begroting op. En het resultaat is dan een beleidsplan.

Deze vijf componenten lijken heel lineair, maar de realiteit is natuurlijk complexer dan dat. Onderzoek en ontwerp stimuleren en inspireren elkaar. Vaak moet je de missie en visie ook aanpassen op basis van wat je ontdekt en bedenkt. De check met het meerjarenplan en de begroting kan tot gevolg hebben dat je de doelstellingen moet aanpassen. Voortschrijdend inzicht is dus altijd een belangrijke medespeler.

Video's

We overlopen de stappen uit het planningsproces in een reeks korte video's.

Werkschema

Om je planningstraject te ontwerpen, kan je werken met een schema dat je tijdens de rit steeds verder kan aanvullen. In dit dossier vind je heel wat ideeën voor de 'hoe-vraag' van het traject. Denk ook na over de checkfase: wanneer koppel je bijvoorbeeld terug naar de raad van bestuur? Je vindt op deze pagina een Word-template voor dit schema. En ook enkele concrete voorbeelden van hoe je dat schema kan invullen.