Hoe schrijft u een collectieplan?

Collectieplanning. Foto: Pixabay, CC0 Publiek Domein

Het collectiebeleid van een erfgoedorganisatie wordt neergeschreven in een collectie(beleids)plan. Het collectieplan geeft inzicht in:

  • de samenstelling en de betekenis van de collectie,
  • wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie),
  • de uitvoering ervan in de praktijk. Vaak is dit verbonden met het algemeen beleidsplan.

Wat is het belang van het collectiebeleid en het collectieplan? Hoe begint u eraan als museum, archief of erfgoedbibliotheek? En hoe kunt u als erfgoedcel of dienstverlenende organisatie vorming over dit thema organiseren?

Wat is het collectiebeleid?

Het is altijd beter om een collectie te beheren en te laten aangroeien door middel van een doordacht collectiebeleid. Het collectiebeleid geeft aan wat de instelling met de collectie wil. Het wordt neergeschreven in het collectieplan en komt van pas bij het behoud en beheer van de collectie, het verzamelbeleid, het selectiebeleid en desgevallend bij het herbestemmen van objecten of deelcollecties.

Wat is een collectieplan?

Het collectiebeleidsplan, kortweg collectieplan, is bij voorkeur een apart document. Het kan ook een onderdeel zijn van het algemeen beleidsplan. Een collectieplan is een onmisbaar instrument: het is een basisdocument waaraan de hele werking wordt opgehangen. 

Met een collectieplan verantwoordt u beslissingen die u neemt over uw collectie, zowel naar interne (collega's, raad van bestuur, voogdijoverheid) als naar externe partijen (schenkers, subsidiërende overheden, collega-instellingen, het grote publiek ...). 

Een goed collectieplan geeft collega's en derden een duidelijk beeld van wat in uw collectie opgenomen wordt en wat eventueel, op korte of middellange termijn, het depot kan verlaten. Het omvat onder meer de volgende elementen:

  • Inleiding (voorstelling, context, doel, scope …)
  • Historiek en beschrijving
  • Collectievorming (verzamelen en afstoten)
  • Behoud en beheer
  • Registratie
  • Gebruik van de collectie
  • Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten …

Een collectieplan schrijven vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden: het gaat dus om een eenmalige inspanning.

Voordelen

Een collectieplan:

  • biedt inzicht en houvast;
  • helpt prioriteiten te stellen;
  • werpt een kritische kijk op de collectie;
  • is handig bij het vastleggen van procedures;
  • is het visitekaartje van de instelling;
  • zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen;
  • helpt subsidiërende overheden/bruikleengevers te overtuigen;
  • kan helpen bij het behalen/behouden van een erkenning;
  • helpt om acties en beslissingen te verantwoorden.

Aan de slag

Musea
Maak gebruik van de brochure Handreiking voor het schrijven van een collectieplaneen initiatief van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten Nederland.

Publiek- en privaatrechtelijke archieven en erfgoedbibliotheken
Volg het stappenplan in de brochure Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief, een initiatief van FARO.

Drie aspecten van het collectiebeleid bespreken we in detail: verzamelen, waarderen en selecteren & herbestemmen.

Tips

  • Besteed genoeg aandacht aan een goede collectieregistratie. Een collectieplan is maar nuttig als u ook weet wat u in huis heeft en wat u binnenhaalt. 
  • Raadpleeg collega-erfgoedorganisaties, uw regionale erfgoedcel, een landelijke dienstverlenende organisatie of een van onze adviseurs voor vorming, inspiratie, goede voorbeelden en feedback.
  • Maak voor grote of diverse collecties gebruik van het COMETA-model voor een collectiebeschrijving op (deel)collectieniveau.
  • Communiceer over het proces en het uiteindelijke document.
  • Evalueer en actualiseer uw collectieplan minstens om de vier à vijf jaar. Koppel dat bij voorkeur aan de vernieuwing van het algemeen beleidsplan.

Voor erfgoedcellen en dienstverlenende organisaties

Hoe laat u kleinere erfgoedspelers zien dat het opstellen van een collectieplan een haalbare kaart is? Met deze vraag in het achterhoofd werden een aantal vormingsmodules ontwikkeld. U kunt ze gebruiken om een vormingsdag over dit thema te organiseren en om een vereniging te begeleiden bij het opstellen van hun collectieplan. Uitgangspunt was de brochure Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief (FARO, 2016). Deze brochure is gericht op grotere, professionele spelers. De inhoud hiervan werd gesneden op maat van lokale archieven, musea en heemkundige kringen. Download de toolbox en de bijlage hieronder.  

Dit hoofdstuk werd geschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor Depotwijzer.be.

FARO biedt i.s.m. de Vlaamse Gemeenschapscommissie regelmatig de cursus 'Het collectieplan: de basis voor een efficiënt collectiebeheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief.