Hoe modereert u een groepsgesprek?

Een vergadering als een gesprek. Foto: You X Ventures via Unsplash

Een archief heeft een werkgroep opgericht om samen na te denken over de toekomst. Na een eerste kennismakingsbijeenkomst, die erg vlot verlopen is, komt de groep een tweede keer samen. Er is een helder draaiboek voorzien, met presentaties, oefeningen in kleine groepjes en volgende stappen. Maar als de moderator de eerste oefening voorstelt, wordt het plots erg stil. Mensen zuchten, wiebelen op stoelen en niemand onderneemt een initiatief om aan de slag te gaan. De moderator vraagt verbaasd: “Wat is er aan de hand?” En meteen maakt de groep duidelijk: dit willen wij niet doen, deze oefening vinden we niet zinvol. Tja, wat doe je dan?

Op deze pagina vindt u een aantal sleutels om met deze en andere lastige kwesties om te kunnen gaan. We gaan eerst in op de rol van de moderator van een groepsgesprek, en bekijken vervolgens waar een moderator concreet op kan letten. Afsluiten doen we met de vijf geboden van de moderator en tips om verder te lezen.

Wat is de rol van een moderator?

In het bovenstaande praktijkvoorbeeld is de archivaris zowel de initiatiefnemer, de inhoudelijke expert als de moderator, en dat is niet altijd evident. Het is namelijk belangrijk dat de verschillende rollen goed zijn afgebakend. Als die rollen door elkaar gaan lopen, kan dat het proces aanzienlijk storen. Probeer dus nooit twee van onderstaande petjes tegelijk op te zetten, maar verdeel ze over meerdere personen:

  • De initiator: neemt het initiatief voor het overleg. Hij/zij bekijkt welke doelen, thema’s en beperkingen een rol spelen; zorgt voor middelen en logistieke steun, en zet de toon voor een constructieve monoloog.
  • De expert: brengt op een neutrale wijze kennis in, moet door alle deelnemers als onpartijdig worden gezien. Hij/zij brengt feitelijkheden aan en gaat niet in debat.
  • De stakeholder: pleit voor de belangen van de eigen achterban en onderhandelt.
  • De moderator: ontwerpt en begeleidt het proces, leidt de bijeenkomsten en faciliteert het gesprek; hij/zij is daarbij meerzijdig partijdig.

Meer uitleg over deze rollen, hun voor- en nadelen en de valkuilen waar ze waakzaam voor moeten zijn, vindt u in dit schema (uit deze publicatie).

Schema met rollen in een gesprek

Waar moet een moderator op letten?

De archivaris uit ons voorbeeld merkte dat de groep niet mee wilde in zijn oefening. Het was echter lastig om het draaiboek los te laten, want dat was toch het doel van de bijeenkomst? Of waren er andere dingen belangrijker?

In elke bijeenkomst zijn er drie niveaus die tegelijkertijd spelen en elkaar beïnvloeden. U kunt dat zien als een ijsberg:

Drie niveaus in een gesprek
  • Bovenaan zit de inhoud van het proces: hier gaat het om de informatie die u wil doorgeven of die u juist uit de groep wil halen. Hier kunt u doorvragen over data, feiten, argumenten en doelen. Vaak helpt u de groep ook vooruit door tussentijds samen te vatten.
  • Daaronder zit de procedure: de werkvormen die u inzet om de kennis door te geven of het gesprek op gang te brengen. Het is belangrijk dat u steeds goed toelicht waarom u een werkvorm inzet en hoe de procedure werkt. U kunt de groep helpen door licht bij te sturen. Elders op de Erfgoedwijzer hebben we werkvormen voor participatieve trajecten en andere vergadermomenten gebundeld.
  • Basis van de ijsberg is de relatie: hoe wordt de bijeenkomst beleefd door de aanwezigen? Hoe zit de dynamiek van de groep? Wat steken ze ervan op? Dit deel van de ijsberg zit vaak onder water, maar u kunt er wel een glimp van opvangen. Enthousiast geknik bijvoorbeeld, of juist veel gezucht en rollende ogen.

De relatie is het belangrijkste om in de gaten te houden, want dat is de basis. Gaat er iets fout op dat niveau, dan komen de bovenliggende niveaus ook in de problemen. Meer over deze ijsberg, met voorbeelden van vragen die u kunt stellen en interventies die u op de verschillende niveaus kunt doen, leest u dit document.

Hoe werkt dat in de praktijk?

U zal dus goed moeten letten op het non-verbale gedrag van de groep. Zwijgen ze op elke vraag? Is er openlijk weerstand tegen het proces? Voelt u dat er verborgen agenda’s zijn? Of gaat men meer subtiel in verzet (bijvoorbeeld door flauwe grapjes te maken)? Dan is het de rol van de moderator om dat te benoemen en boven water te halen en te bespreken met de groep. 

En dat is ook precies wat de archivaris uit ons voorbeeld heeft gedaan:

De archivaris haalde dus eens diep adem en vroeg: "Wat willen jullie dan wel? Wat helpt jullie om na te denken over de toekomst van ons archief?" Al snel bleek dat de deelnemers daar een heel uitgesproken mening over hadden: zij wilden scenario’s maken voor drie mogelijke beslissingen. De archivaris ging akkoord en ondersteunde de groep bij het uitschrijven evan. De groep nam vervolgens een grote vlucht en leverde dan nog drie bijkomende bijeenkomsten zeer goed doordachte scenario’s op, die de concrete besluitvorming mogelijk maakten.  

Soms past de werkvorm niet bij de deelnemers, en staat de procedure de onderliggende relatie in de weg. Op zo’n moment moet een moderator bereid zijn om de werkvorm te veranderen. U kunt zich daar een beetje op voorbereiden door ook een plan B te voorzien, maar het beste is om in geval van weerstand te doen wat de archivaris uit ons voorbeeld deed: peilen naar wat er onder water zit (en ja, ook zwijgen is een vorm van weerstand!).

Hoe peilt u naar wat er onder de waterlijn gebeurt?

Een manier om het proces onder de waterlijn bespreekbaar te maken is om te spiegelen: te laten zien wat u opmerkt. U kunt bijvoorbeeld werken met een neutraal 'weerbericht', zoals:

Er is veel gezucht, er zijn rollende ogen, mensen schuifelen op hun stoelen, het blijft stil als ik een vraag stel.

Belangrijk is dat u het weerbericht neutraal en feitelijk verwoordt en niet koppelt aan individuen. Wacht na het uitspreken van het weerbericht, waarschijnlijk zal iemand uit de groep het woord nemen. Eventuele hulpvraag: wie herkent dit? Wees ervan overtuigd dat het stellen van dit soort vragen de groep uiteindelijk vooruit helpt, ook al is het misschien spannend.

De vijf geboden van een goede moderator

Hand met vijf vingers. Foto: Sincerely Media via Unsplash

Een goede moderator heeft oog voor het groepsproces. Hij/zij maakt de dynamiek in de groep bespreekbaar en stuurt bij waar nodig. Deze vijf geboden kunt u daarbij in het achterhoofd houden:

  • Maak de groep verantwoordelijk: u bent moderator en het is uw rol om de groep te ondersteunen in hun (leer)proces. U kunt mensen niet dwingen om iets te doen of te leren. Geef hen dus ruimte om mee te sturen en vraag hen ook hoe zij de dingen het liefste willen aanpakken.
     
  • Zie elk gedrag als een deel van de groep: er bestaat niet zoiets als een rotte appel. Als één persoon in de weerstand gaat, dan kunt u er zeker van zijn dat ook anderen vragen hebben, maar het niet tonen. Als één iemand enthousiast is, zijn er vaak meerderen. Vraag dus steeds: “Wie herkent dit?”.
     
  • Geef storingen voorrang: maak ruimte voor wat het proces onderbreekt. Stop even als iemand later binnenkomt bijvoorbeeld. En als iemand zeer boos wordt, negeer dat dan niet, maar onderzoek met de groep wat er aan de hand is. Het is belangrijk om niet kost wat kost de werkvorm te willen blijven doorzetten.
     
  • Herstel de balans: geef tegengas! Merkt u dat de groep te lacherig wordt, voeg dan wat ernstige informatie toe. Is men heel formeel, dan helpt een beetje humor en een persoonlijke opmerking. Heerst er chaos: breng structuur; loopt men vast op structuur, zorg dan voor wat meer losheid!
     
  • Gebruik de wijsheid van de minderheid: vraag aan wie uit de boot valt wat ze nodig hebben om toch mee te kunnen gaan met de meerderheid. Op die manier maakt u het uiteindelijke resultaat vast nog een stuk beter.

De ethische code voor moderatoren van participatieve processen zet de tien belangrijkste aandachtspunten op een rij. Neem deze code dus zeker door en hou ze bij de hand.

Meer over groepsdynamiek? Lees- en kijktips:

Als u vaker de rol van moderator op u neemt, is het zeker aan te raden om u verder te verdiepen in groepsdynamieken. Hieronder vindt u alvast enkele aanraders om door te nemen:

Op zoek naar werkvormen?

Neem dan een kijkje in onze verzameling werkvormen voor participatieve trajecten en het overzicht werkvormen voor vergadermomenten. U bent ook steeds welkom bij FARO voor advies op maat.