Wat doe je als een collega plotseling vertrekt? Neemt hij/zij/x alle kennis en kunde zomaar mee? Moet de opvolger helemaal van nul vertrekken? Is de jarenlange expertise reddeloos verloren?

Jammer genoeg kan je de kennis in de hoofden van je medewerkers niet automatisch naar een ander hoofd overzetten. Wat je wel kan doen is er preventief voor zorgen dat de belangrijkste elementen goed worden overgedragen. 

Stap 1: Breng in kaart welke profielen kwetsbaar zijn

Wees voorbereid op kennisverlies en ga dus na welke evoluties je kan verwachten. Maak enerzijds een overzicht van de profielen die de volgende twee jaar op pensioen gaan.

Helaas gebeuren er soms ongelukken of nemen gewaardeerde medewerkers overwacht ontslag. En dan kan het soms te laat zijn om nog kennis over te dragen. Maak daarom een overzicht van de profielen die extra aandacht verdienen:

• omdat ze cruciaal zijn voor de toekomst van de organisatie,
• omdat het moeilijk is om snel vervangers te vinden,
• omdat de overdracht bijzonder tijdsintensief zal zijn.

In de handleiding geven we meer toelichting en voorbeelden. Op basis van deze denkoefening kan je een aantal medewerkers selecteren voor een verdere oefening. In de handleiding vind je ook een sjabloon om deze oefening op organisatieniveau te maken.

Stap 2: Breng in kaart welke kennis en kunde de medewerker heeft

Een handig vertrekpunt is vaak een takenkaart waarop de medewerker in mindmapvorm aanduidt welke taken hij of zij vervult. Voor meer wetenschappelijk geörienteerde medewerkers kan het aangewezen zijn om een conceptmap op te maken waarop aangeduid wordt over welke domeinen er in de loop der jaren kennis vergaard werd. Voorbeelden vind je in de handleiding.

Stap 3: Bepaal welke domeinen voorrang krijgen

Hoe graag je het ook zou willen, je kan niet alles van het ene naar het andere hoofd kopiëren. Informatieverlies is onvermijdelijk. Bepaal welke domeinen echt cruciaal zijn en doe dit samen met andere collega’s die:

• gelijkaardige taken op zich nemen;
• verwante taken op zich nemen;
• in eenzelfde proces taken opnemen (bijvoorbeeld in een voorbereidende of in een volgende stap);
• een beroep doen op de kennis en kunde.

Mensen kunnen namelijk niet alijd zelf goed inschatten wat er cruciaal is voor de organisatie. Voorbeelden vind je in de handleiding.

Stap 4: Analyseer welke soort informatie je precies nodig hebt

De ene kennis is de andere niet en dus maken we in de handleiding een onderscheid tussen:

• Vakkennis: alles wat specifiek tot de competenties van een werkdomein behoort. Hoe iets vaardig te doen?
• Omgevingskennis: kennis over de bredere omgeving van dat vak. Denk aan collega’s buiten de organisatie, interessante netwerken, evoluties in het werkveld ...
• Organisatiekennis: herinneringen aan de evolutie van de organisatie: de ontstaansgeschiedenis, lastige kliffen, grote successen.
• Wetenschappelijke kennis: hoe zit het? Hoe werkt het? Welke theoretische kaders spelen een rol?
• Praktische wijsheid: afwegingen maken (van waarden, essenties ...) om echt goed werk te leveren. Hier gaat het dus om diepere inzichten en reflectie.
• Toekomstgerichte kennis: inschatting van belangrijke uitdagingen voor de toekomst en hoe daarop in te spelen.

Het type kennis is bepalend voor de werkvorm die je kan inzetten. In de handleiding vind je een gedetailleerde vragenlijst en voorbeelden.

Stap 5: Bepaal de methodiek en maak een planning

Op basis van de bovenstaande analyse heb je alle informatie in handen om een goede methodiek te kiezen. De handleiding bevat een groot aantal tools die helpen om:

• specifieke taken en acties te documenteren;
• een netwerk te documenteren;
• een globaal beeld te maken van de vertrekkende collega;
• de geschiedenis van een project of van de organisatie te overlopen;
• (lees)tips te verzamelen;
• samen met de nieuwe collega’s te leren.

Je vindt er ook een voorbeeld van een invulschema om het hele traject helder in kaart te brengen.

Voor collectiegerichte interviews met vertrekkende collega's, kan je meer informatie vinden in deze handreiking.

Vragen? Jacqueline van Leeuwen geeft graag advies bij het kiezen van de juiste methodiek.