Netwerken en expertisedeling zijn onmisbaar voor erfgoedwerkers. Maar hoe vertaal je die retoriek in de praktijk? Hoe bouw je een netwerk uit? 

In 2011 ging FARO op onderzoek uit. We spraken met succesvolle erfgoednetwerken en brachten concrete tips en voorbeelden samen in een werkboekje. Het resultaat: een tienstappenplan naar een degelijk netwerk. 

Heb je al een netwerk en wil je het grondig evalueren? Maak dan gebruik van de Pronet quickscan. Die helpt je de sterke en zwakke punten van een samenwerkingsverband tussen organisaties kort en eenvoudig in te schatten.

Stap 1: Bepaal het soort netwerk

Er bestaan grosso modo drie hoofddoelen van netwerken:

• Lobbying: het beleid en/of de brede maatschappij sensibiliseren en bewustmaken over een centraal thema. Typische acties: stellingnames formuleren, politieke analyses, campagnes en andere sensibiliserende activiteiten op touw zetten.
• Kennis creëren: kennis en competenties delen om samen iets nieuws te creëren. De leden verzamelen kennis en expertise. Typische activiteiten: gezamenlijke seminaries, publicaties en studiedagen, rapporten en vergelijkende studies.
• Kennis verspreiden (disseminatie): good practices tussen de actoren ondersteunen, promoten en delen. Innovatie op gang proberen te brengen door resultaten van allerlei projecten bekend te maken en de actoren aan te sporen hierop verder te werken. Mogelijke activiteiten: databases met good practices, kennismarkten, trainingssessies ...

Werkvormen om de doelen van je netwerk te bepalen vind je ook in de Pronet toolbox.

Stap 2: Bepaal de doelgroep van het netwerk

Als je een netwerk uitbouwt, stel jezelf dan eerst de vraag: 'Voor wie doen we het eigenlijk?' Daarbij kan je een onderscheid maken tussen een kerndoelgroep, die soms uit leden bestaat, en een bredere doelgroep. Breng de noden en behoeften van de doelgroep in kaart zodat je goed weet welke meerwaarde je kan bieden.

Stap 3: Bepaal de graad van formaliteit (dit is de belangrijkste vraag!)

• Het doel van deze stap is dat je nadenkt over hoe formeel het netwerk zou moeten zijn en welke graad van engagement je van de leden vraagt.
• In het werkboekje kom je meer te weten over het verschil tussen formele en informele netwerken. We vertellen ook over de groeifasen die een netwerk vaak doormaakt om tot een formele status te komen.

Stap 4: Bepaal welke werkvormen je nodig hebt

• Is het de bedoeling om vrijblijvend expertise uit te wisselen en inspiratie op te doen? Kies dan bijvoorbeeld voor een Community of Practice. Zeer formele netwerken bouwen dan weer een structuur uit met stuur- en werkgroepen, comités en commissies.
• Het werkboekje bevat een handig overzicht van werkvormen en hun definities. Zorg ervoor dat het doel van elke werkvorm (of subgroep) helder is.
• Inspiratie en tools voor het bepalen van een heldere structuur en coördinatie. 

Stap 5: Bepaal welke kennis je nodig hebt

Netwerken draaien altijd om informatie. Of ze nu vooral sensibiliseren, kennis willen laten circuleren of nieuwe kennis willen creëren. Het is dus belangrijk om je even de vraag te stellen welke informatie de spil van het netwerk vormt. Welke gegevens zou je moeten hebben om het netwerk op koers te houden en grip te krijgen op de evolutie ervan?

In het werkboekje geven we enkele voorbeelden van hoe netwerken kennis opslaan. Voor het borgen van kennis maakten we een aparte handleiding.

Stap 6: Zorg dat het netwerk herkenbaar is

• Een netwerk heeft een gezicht nodig, een ankerplaats en ook een vast ritme. Zo weten de deelnemers waar ze aan toe zijn. Denk dus na over hoe je voor vastheid kan zorgen, hoe flexibel en open je netwerk ook zal zijn.
• Meer inspiratie hiervoor vind je in het werkboekje en op de Pronet-site.

Stap 7: Leg mandaten vast

Soms is een netwerk zo formeel dat het nodig is om mandaten vast te leggen. Dat heeft alles te maken met de beslissingsbevoegdheid die het netwerk heeft, bijvoorbeeld om standpunten te bepalen of een projectaanvraag uit te werken. Zorg dat de mensen die uiteindelijk de beslissingen moeten nemen in dit soort situaties snel te bereiken zijn.

Stap 8: Bedenk een strategie om je achterban te betrekken

• Een goed netwerk groeit bottom-up vanuit het enthousiasme van de deelnemers en hun bereidheid te investeren in het netwerk. Uit de praktijk blijkt dat het een goed idee is om kernleden een vaste taak te geven. Als zij de ’trekkers‘ zijn van een bepaald thema of een bepaalde doelstelling, zullen ze zich veel sneller met het netwerk identificeren.
• Zorg in elk geval voor veel inspraak vanuit de basis. Laat hun stem klinken via verschillende activiteiten zoals worldcafés,  focusgesprekken of vaste werkgroepen rond een bepaald thema. Zoals altijd hangt alles af van de graad van formalisering die je nastreeft.
• Investeer ook in veranderingsmanagement en persoonlijke contacten. In het werkboekje vind je tips en voorbeelden. Meer informatie over partners en werkvormen.

Stap 9: Kies relevante communicatietools

Het werkboekje geeft enkele suggesties voor interne en externe communicatie binnen netwerken. Deze informatie is echter verouderd. FARO werkt aan een apart hoofdstuk over communicatie op deze kennisbank. Ook kan je in ons vormingsaanbod terecht.

Stap 10: Ga na wat de inbreng van de leden zal zijn

Voor niets gaat de zon op, hoor je wel eens. Ook netwerken draaien niet op goede wil alleen. Hoe formeler en ambitieuzer het netwerk, hoe meer investeringen er nodig zijn om de doelen te bereiken. Wil je alleen kennis delen, dan blijft de investering vaak beperkt tot de tijd van de deelnemers, naast een paar vergaderkosten. Maar wil je echt gezamenlijke communicatiecampagnes opzetten, dan is er heel wat meer nodig.

Bepaal dus op basis van de missie, de doelen en de graad van formalisering wat je eigenlijk nodig hebt aan personele middelen, aan budget en aan logistieke steun. Hier geldt uiteraard: less is more. De investering moet in verhouding staan tot de werkwijze en realisaties van het netwerk. Een lichte, informele structuur heeft heel wat minder nodig dan een formeel netwerk.