Netwerken en expertisedeling zijn onmisbaar in erfgoedland. Maar hoe vertaalt u die retoriek in de praktijk? Hoe bouwt u een netwerk uit? In 2011 ging FARO op onderzoek uit en sprak met heel wat succesvolle erfgoednetwerken. Op basis daarvan kwam een werkboekje tot stand met concrete tips en vele voorbeelden.

We lichten kort de tien stappen toe die in het werkboekje verder worden uitgediept. 

Heeft u al een netwerk en wil u het grondig evalueren? Maak dan gebruik van de Pronet quickscan. 

Stap 1: Bepaal het soort netwerk

Er bestaan grosso modo drie hoofddoelen van netwerken:

• Lobbying: sensibilisering en bewustmaking over een centraal thema ten aanzien van het beleid en/of de brede maatschappij. Typische acties: stellingnames formuleren, politieke analyses, campagnes en andere sensibiliserende activiteiten op touw zetten.
• Kennis creëren: kennis en competenties delen om samen iets nieuws te creëren. De leden verzamelen samen kennis en expertise. Typische activiteiten: gezamenlijke seminaries, publicaties en studiedagen, net als rapporten en vergelijkende studies.
• Kennis verspreiden (disseminatie): good practices tussen de actoren ondersteunen, promoten en delen. Innovatie op gang proberen te brengen door resultaten van allerlei projecten bekend te maken en de actoren aan te sporen hierop verder te werken. Mogelijke activiteiten: databases met good practices, kennismarkten, trainingssessies ...

Werkvormen om de doelen van uw netwerk te bepalen vindt u ook in de Pronet toolbox.

Stap 2: Bepaal de doelgroep van het netwerk

Wanneer u een netwerk uitbouwt, is het van groot belang om u allereerst de vraag te stellen: “Voor wie doen we het eigenlijk?” Daarbij kunt u een onderscheid maken tussen een kerndoelgroep, die soms uit leden bestaat en een bredere doelgroep. Breng de noden en behoeften van de doelgroep in kaart zodat u goed weet welke meerwaarde u kunt bieden.

Stap 3: Bepaal de graad van formaliteit (dit is de belangrijkste vraag!)

Het doel van deze stap is dat u nadenkt over hoe formeel het netwerk zou moeten zijn en welke graad van engagement u van de leden vraagt.

In het werkboekje leest u meer uitleg over het verschil tussen formele en informele netwerken. We vertellen ook over de groeifasen die een netwerk vaak doormaakt om tot een formele status te komen.

Stap 4: Bepaal welke werkvormen u nodig heeft

Is het de bedoeling om vrijblijvend expertise uit te wisselen en inspiratie op te doen, dan kiest u bijvoorbeeld voor een Community of Practice. Zeer formele netwerken bouwen dan weer een structuur uit met stuur- en werkgroepen, comités en commissies.

Het werkboekje bevat een handig overzicht van werkvormen en hun definities. Zorg ervoor dat het doel van elke werkvorm (of subgroep) helder is.

Inspiratie en tools voor het bepalen van een heldere structuur en coördinatie vindt u hier. 

Stap 5: Bepaal welke kennis u nodig heeft

Netwerken draaien altijd om informatie. Of ze nu vooral sensibiliseren, kennis willen laten circuleren of nieuwe kennis willen creëren. Het is dus belangrijk om u even de vraag te stellen welke informatie de spil van het netwerk vormt en welke gegevens u zou moeten hebben om het netwerk op koers te houden en grip te krijgen op de evolutie van het netwerk.

In het werkboekje geven we enkele voorbeelden van hoe netwerken kennis opslaan. Voor het borgen van kennis maakten we een aparte handleiding.

Stap 6: Zorg dat het netwerk herkenbaar is

Een netwerk heeft een gezicht nodig, een ankerplaats en ook een vast ritme. Zo weten de deelnemers waar ze aan toe zijn. Nadenken over hoe u voor vastheid kunt zorgen is belangrijk, hoe flexibel en open uw netwerk ook zal zijn.

Meer inspiratie hiervoor vindt u in het werkboekje en ook via deze link.

Stap 7: Leg mandaten vast

Soms is een netwerk zo formeel dat het nodig is om mandaten vast te leggen. Dat heeft alles te maken met de beslissingsbevoegdheid die het netwerk heeft, bijvoorbeeld bij het bepalen van standpunten of het uitwerken van een projectaanvraag. Zorg dat de mensen die uiteindelijk de beslissingen moeten nemen in dit soort situaties snel te bereiken zijn.

Stap 8: Bedenk een strategie om de achterban te betrekken

Een goed netwerk groeit bottom-up vanuit het enthousiasme van de deelnemers en hun bereidheid te investeren om de meerwaarde te realiseren. Uit de praktijk blijkt dat het een goede strategie is om de kernleden een vaste taak te geven. Als elk de ’trekker‘ is van een bepaald thema of een bepaalde doelstelling, zullen ze zich veel sneller met het netwerk identificeren.

Zorg in elk geval voor veel inspraak vanuit de basis door hen via verschillende activiteiten te horen. Denk aan worldcafés en focusgesprekken, of aan vaste werkgroepen rond een bepaald thema. Zoals steeds hangt alles af van de graad van formalisering die u nastreeft.

Investeer ook in veranderingsmanagement en persoonlijke contacten. In het werkboekje vindt u tips en voorbeelden. Meer informatie over partners en werkvormen vindt u ook hier.

Stap 9: Kies relevante communicatietools

Het werkboekje geeft enkele suggesties voor interne en externe communicatie binnen netwerken. Deze informatie is echter verouderd. FARO werkt aan een apart hoofdstuk over communicatie op deze kennisbank. Ook kunt u in het vormingsaanbod van het steunpunt terecht.

Stap 10: Ga na wat de inbreng van de leden zal zijn

Voor niets gaat de zon op, zegt men wel eens. Ook netwerken draaien niet op goede wil alleen. Hoe formeler en ambitieuzer het netwerk, des te meer investeringen er nodig zijn om de doelen te bereiken. Wil u alleen kennis delen, dan is de investering vaak enkel de tijd van de deelnemers, naast een paar vergaderkosten. Maar wil u echt gezamenlijke communicatiecampagnes opzetten, dan is er heel wat meer nodig.

Bepaal dus op basis van de missie, de doelen en de graad van formalisering wat u eigenlijk nodig hebt aan personele middelen, aan budget en aan logistieke steun. Hier geldt uiteraard: less is more. De investering moet in verhouding staan tot de werkwijze en realisaties van het netwerk. Een lichte, informele structuur heeft heel wat minder nodig dan een formeel netwerk.