Kort samengevat komt een worldcafé hierop neer:

• Laat de mensen plaatsnemen aan tafels (maximaal tien mensen per groep). Op elke tafel ligt een centrale stelling of een centrale vraag. Elke tafel heeft ook een gastheer of gastvrouw.
• De deelnemers discussiëren en na ongeveer twintig minuten schuiven ze door naar een nieuwe tafel. De gastheer of gastvrouw blijft zitten en verwelkomt een nieuwe groep.
• Na drie tafels (en dus zestig minuten) is het worldcafé voorbij.

Rol van gastheer of gastvrouw:

• Verwelkom een nieuwe groep deelnemers aan tafel. Stel jezelf voor en hou een korte voorstellingsronde voor de deelnemers: wie is wie?
• Maak afspraken over wie al ideeën noteert. Doe je dat niet zelf? Duid dan iemand aan om alle belangrijke elementen te noteren.
• Breng de deelnemers kort op de hoogte van de vraagstelling / het thema / de stelling: zorg ervoor dat de probleemstelling duidelijk is voor alle deelnemers.
• In de eerste ronde vertrek je best van een kort rondje van de tafel om de eerste ideeën los te weken. Elke deelnemer draagt kort één idee aan. Alle ideeën zijn welkom, dus sluit niet bij voorbaat een bepaald idee uit.
• Het is niet de bedoeling dat je consensus bereikt, het wordcafé is juist een ideale module om veel ideeën te verzamelen. Moedig de deelnemers dus aan om nog alternatieven te formuleren.
• Laat de deelnemers doorschuiven zodra een ronde voorbij is (dat is vaak niet evident!).
• In de tweede en derde ronde vat je de ideeën die vorige groepen al hebben geformuleerd kort samen. Vraag de nieuwe groep vervolgens om deze ideeën verder uit te werken en nieuwe ideeën toe te voegen.

Praktisch

• Het is handig als iemand de timing in de gaten houdt en een signaal geeft als het tijd is om door te schuiven (of je kan ook telkens een wekker zetten).
• Een afsluitend plenum organiseren is vaak erg saai voor de deelnemers. Je kan in plaats daarvan enkele aanwezigen vragen om een aandachtspunt mee te geven, of om een afsluitende gouden tip te formuleren.

Mag het een beetje meer zijn? Wil je dieper graven? Of ben je op zoek naar een andere, meer creatieve methode? Vraag dan advies aan Jacqueline van Leeuwen en ontwerp samen met haar een draaiboek op maat.