In deze presentatie beschrijven we de stappen die u moet zetten om een proces uit te tekenen. U ziet er ook voorbeelden van procestekeningen.

De stappen nog eens op een rijtje:

1. Omschrijf het doel van het proces. Waarom vindt dit proces plaats?
2. Omschrijf het resultaat van het proces: wat is het concrete product of de concrete dienst? Wat verwacht de interne gebruiker of de externe bezoeker van dit proces? (En eventueel: wat is de norm: wanneer bent u tevreden?)
3. Bepaal naast dit eindpunt het beginpunt van het proces (welke actie markeert de start van dit proces?).
4. Schrijf op post-its wat de voornaamste stappen zijn in het proces. Beperk u tot maximum twaalf kernstappen, en leg ze in een logische volgorde.
5. Bepaal welke stappen een beslissingsmoment zijn: welke stappen zijn echt cruciaal voor de verdere voortgang van het proces? Duid deze aan.
6. Ga na of de volgende elementen onmisbaar zijn voor het beschrijven van het proces (noteer de elementen op de post-its):
   • documenten (als voorwaarde of als ze cruciaal zijn in het proces);
   • mensen (is het belangrijk expliciet aan te geven wie welke taak op zich neemt en wie welke verantwoordelijkheid heeft ?);
   • informatie nodig om de volgende stap te zetten (bronnen, databanken …);
   • kosten per stap;
   • timing (is het cruciaal dat een actie binnen een bepaalde termijn gebeurt?);
   • linken met andere processen (bv. leveranciers input, facturatie);
   • kwaliteitsnormen en controlemomenten.
7. Teken het proces verder uit. U kunt kiezen voor:
   • stroomdiagram (zoek op het internet naar concrete voorbeelden van flowcharts en handleidingen om ze te maken in Word, Excel of andere programma's);
   • draaiboek;
   • Excelschema;
   • stappenplan;
   • fiches;
   • mindmap;
   • checklist;
   • ...
8. Heel belangrijk: less is more! Dus doe nog even de finale check en kijk na of u resultaat handig en snel kan gebruiken. 

Mag het een beetje meer zijn? Wil u dieper graven? Of bent u op zoek naar begeleiding? Vraag dan advies aan Jacqueline van Leeuwen en ontwerp samen met haar een draaiboek op maat.