Taken verdelen in een team

Icon made by  Smashicons. Flaticon

Af en toe is het nodig om even een stapje achteruit te zetten en te bekijken hoe de taken het beste kunnen worden verdeeld. Dit stappenplan stelt daarvoor de nodige vragen. Je kan er een vergadering aan wijden of er juist op verschillende momenten op terugkomen. Soms is het namelijk handig als de medewerkers er nog even over kunnen nadenken, voordat afspraken volledig vastliggen.

Stap 1: Baken de context af

  • Wat is het doel van ons team? Noteer enkele kernwoorden.
  • Maak een lijst van de voornaamste producten, diensten of acties die het team op zich heeft genomen: wat is de kern (en wat zijn dus de prioriteiten)?
  • Bespreek welke criteria belangrijk zijn bij het verdelen van de taken: aan welke voorwaarden moet een goede taakverdeling voldoen?

Stap 2: Maak een onderscheid tussen algemene en specifieke taken

  • Maak een lijst met de taken die tot het team behoren. Wees kritisch op de uit te voeren taken; zijn ze echt nodig in vergelijking met de elementen uit stap 1?
  • Bespreek met elkaar welke taken algemeen zijn en welke specifiek:
    • Wat hoort tot het werk van iedereen?
    • Welke taken kunnen we aan een of twee mensen geven?
    • Wat willen we graag ad hoc regelen?

Stap 3: Wijs verantwoordelijkheden toe

  • Bespreek welk teamlid welke taak of werkzaamheid op zich neemt.
    • Ga daarbij vooral uit van iemands talenten en sterktes en minder vanuit zijn of haar functie.  
    • Laat medewerkers elkaar nomineren voor een taak, of vraag dat mensen zelf op voorhand voorkeuren doorgeven.
  • Leg de taakverdeling vast en bepaal hoe ad-hoctaken verdeeld worden.

Stap 4: Zorg voor opvolging

  • Zorg dat alle interne en externe betrokkenen geïnformeerd zijn over wie voor welke taak verantwoordelijk is (bijvoorbeeld onthaal, management, leveranciers, vrijwilligers ...).
  • Zet de lijst regelmatig op de agenda van het teamoverleg.
    • Is iedereen nog tevreden over de taken en verantwoordelijkheden die hij/zij heeft?
    • Zijn er veranderingen nodig, zowel inhoudelijk als wat betreft afspraken en procedures?
    • Wat gaat goed? Wat kan beter of anders?

Mag het een beetje meer zijn? Wil je dieper graven? Of ben je op zoek naar een andere, meer creatieve methode? Vraag dan advies aan Jacqueline van Leeuwen en ontwerp samen met haar een draaiboek op maat.