Een beleidsplanningsproces is opgebouwd uit vier grote stappen, en je kan de stakeholders bij elke component betrekken:

• een missie en een visie formuleren;
• sterke punten, kansen en uitdagingen blootleggen;
• nieuwe projecten en producten ontwerpen;
• doelstellingen formuleren.

In een minimumscenario betrek je de stakeholders vooral bij het ontdekken van sterktes, zwaktes, kansen en uitdagingen. Maar het loont de moeite om hen ook een rol te laten spelen in de andere fases. Of en hoe je dat doet, hangt uiteraard af van de tijd die je voor het beleidsplanningstraject uittrekt. Je kan de bijdrage van externen toevoegen aan het overzichtsschema op de startpagina. 

Op deze pagina geven we aan wat er per fase van een beleidsplanningsproces mogelijk is. Onderaan vind je een reeks voorbeelden uit de praktijk.

1. Een missie en een visie formuleren

Een beleidsplanningstraject start doorgaans met het opstellen van een nieuwe missie en visie. De eerste brainstorm daarover hou je best in de kleine groep van het kernteam (lees hier hoe je dat kan aanpakken).

Eens het eerste idee er is, kan je het aftoetsen bij een bredere groep lezers. Zij kunnen je immers feedback geven en aangeven of ze begrijpen waar je naartoe wil, en of zij die droom ook delen. Je zou in het planningsproces dus een extra moment kunnen inlassen om de missie en visie voor te leggen en verder uit te werken met een bredere groep. Of je kan de ontwerpteksten meenemen tijdens gesprekken in de fase van het ontdekken.

2. Sterke punten, kansen en uitdagingen blootleggen

Je zal heel wat mensen moeten spreken om input te verzamelen voor je beleidsplan. Dat doe je door mensen persoonlijk te spreken in een interview, door te werken met surveys of door focusgroepen te organiseren waarin je informatie verzamelt. Ook een worldcafé wordt vaak toegepast in een beleidsplanningstraject, omdat het snel heel wat gegevens oplevert.

Bij dit soort processen kunnen de stakeholders je heel wat wensen, noden en verwachtingen signaleren en je werking evalueren. Deze ontdekkingsfase is niet gericht op het zoeken naar consensus, noch op het formuleren van prioriteiten. In die zin is dit een veilige manier om de stakeholders te betrekken omdat je nog alle touwtjes in handen houdt.

3. Nieuwe projecten en producten ontwerpen

Ga ook eens een stapje verder en vraag stakeholders niet alleen om je huidige werking te beoordelen, maar ook om mee na te denken over prioriteiten voor de toekomst. In dat geval neem je (een deel van) de stakeholders mee naar de ontwerpfase. Door workshops te organiseren stimuleer je hen om samen na te denken over mogelijke nieuwe producten en diensten.

Vaak gebeurt dit door in het beleidsplanningstraject een 'expertendag' te organiseren waarin je externen ontvangt die zowel de huidige organisatie beoordelen als brainstormen over de toekomst. Nog krachtiger wordt het als je met zo’n externe groep een klein traject loopt en hen bijvoorbeeld de opdracht geeft om gedurende drie bijeenkomsten een heus advies te formuleren.

Zoek je concrete werkvormen? Lees verder bij 'Ontwerpen'. 

In theorie kan je zo’n advies natuurlijk nog volledig naast je neerleggen, maar dat zou de relatie met deze stakeholders niet ten goede komen. Je moet dus minstens bereid zijn om in gesprek te gaan met deze groep en eventueel te beargumenteren waarom bepaalde zaken niet kunnen. Maar laat je vooral verrassen door de nieuwe perspectieven die dit biedt!

4. Doelstellingen formuleren

Je kan ook beslissen om de stakeholders opnieuw te betrekken als je werkt aan je doelstellingen. Dat is minstens een goed idee om even af te toetsen of je alles goed hebt begrepen en of je de juiste accenten hebt gelegd. Je kan hen ook betrekken bij het bepalen van de prioriteiten van de werking. Daarmee geef je hen nog meer ruimte om te sturen.

Maak een procesplanning op!

Bepaal op welk moment je een bredere groep wil bereiken in je beleidsplanningsproces. Wil je de stakeholders enkel betrekken bij het onderzoeken van de mogelijkheden, of wil je graag verder gaan en hen ook betrekken bij andere stappen? En met welke groepen wel en met wie niet? Bekijk in dit voorbeeldschema hoe andere organisaties dit hebben aangepakt.

Nog twee voorbeelden van hoe je externe klankbordgroepen inzet:

• Een archief stelde een planningsteam samen met daarin de kernstakeholders. Daarnaast organiseerde het een expertendag waarop men allerlei externe stakeholders samen liet nadenken over de toekomst. Voor de medewerkers (interne stakeholders) organiseerde men een medewerkersdag, waarop men de voorlopige resultaten presenteerde en samen nadacht over nieuwe projecten.
• Een museum stelde een werkgroep samen waarin het samen met externen werkte aan een aantal concrete scenario’s voor de toekomst. Deze groep kwam vier keer samen en bekeek de situatie in de diepte. Het advies van deze groep werd vervolgens door een klein planningsteam verder uitgewerkt tot een beleidsplan.

Communiceer helder over je planning. Als de stakeholders uiteindelijk weinig kunnen wegen op het proces, zeg dat dan ook. Duidelijkheid over de impact van hun inbreng is nodig om valse verwachtingen te voorkomen. Pas dus op met het woord 'participatie', want dat roept vaak heel hoge verwachtingen op. 

Je kan de bijdrage van externen toevoegen aan het overzichtsschema dat je op de startpagina vindt.

Vergeet ook zeker niet om de stakeholders te informeren als het beleidsplan is afgerond. Zo kunnen alle betrokkenen zien wat er uiteindelijk is besloten. Een dergelijk bedankje wordt erg gewaardeerd (en andersom: als je nadien niets meer laat horen kan dat wegen op de motivatie in de toekomst. Een gewaarschuwd mens telt voor twee!).

Meer weten over participatie? Raadpleeg dan ook ons aparte dossier 'Participatie voor en achter de schermen' op de Erfgoedwijzer.