Wie zijn je stakeholders en hoe deel je ze in?

Stakeholders of ‘belanghebbenden’ zijn personen of groepen die een bijzondere waarde hechten aan de organisatie, er een band mee hebben of er een bepaald belang bij hebben.
Het gaat om iedereen die:
- een nood of een zorg ten aanzien van de organisatie heeft;
- geraakt wordt door de acties van de organisatie;
- invloed kan uitoefenen op het uitvoeren van de beslissingen;
- de organisatie kan ondermijnen als ze niet betrokken zouden zijn (bijvoorbeeld door naar de media te stappen of een proces aan te spannen);
- middelen heeft om bij te dragen tot het succes van de organisatie.
Op deze pagina leer je hoe je heel breed kan denken over de stakeholders:
- Wie zijn jouw erfgoedgemeenschappen?
- Wie zijn je andere stakeholders?
- Welke netwerken hebben een impact?
Door vanuit verschillende invalshoeken te kijken, maak je een lange lijst van stakeholders op. Vervolgens kan je deze stakeholders indelen en bepalen wie je meeneemt in de oefening. Uiteindelijk moet je ook een overzicht geven van je doelgroepen en netwerken, daar komt deze informatie dus ook nog van pas.
Wie zijn jouw erfgoedgemeenschappen?
De cultureel-erfgoedgemeenschap bestaat volgens het Cultureel-erfgoeddecreet uit: “Organisaties en personen die een bijzondere waarde hechten aan het cultureel erfgoed, en die dat cultureel erfgoed willen behouden en doorgeven aan toekomstige generaties”. In de praktijk kan het om verschillende soorten gemeenschappen gaan, zoals:
- de brongemeenschap: de gemeenschap waaruit het erfgoed afkomstig is.
- de lokale gemeenschap: de geografie bindt de leden. Het gaat dan bijvoorbeeld om buurtbewoners, inwoners van een gemeente of mensen die er geboren zijn (en nu zijn uitgezworven).
- de interessegemeenschap: de leden van deze gemeenschap delen een interesse of passie voor het erfgoed, waar ze vooral in hun vrije tijd mee bezig zijn.
- de praktijkgemeenschap: de gemeenschappelijke deler zijn hier de vaardigheden (bv. ambachtslieden) of de kennis (bv. onderzoekers die over het erfgoed werken) waarmee de leden vaak beroepsmatig bezig zijn.
- de actiegemeenschap: de leden delen een ideaal waarvoor ze actie willen voeren (bv. mensenrechten, ecologie …).
- de gemeenschap door omstandigheden: de leden hebben eenzelfde leefsituatie of zitten in dezelfde levensfase. Een bekend voorbeeld zijn zelfhulpgroepen, maar een dergelijke gemeenschap kan ook buiten de zorgverlenende sfeer bestaan (bv. moeders die samen koken).
Deze gemeenschappen overlappen elkaar vaak gedeeltelijk en kunnen elkaar zowel langs digitale als niet-digitale weg vinden.
Bekijk per gemeenschap ook via welke andere spelers je de leden uit een bepaalde gemeenschap kan bereiken en zet hen ook op je lijst van stakeholders. Je kan hen vinden aan de hand van volgende vragen:
- Wie adviseert de gemeenschappen om bepaalde activiteiten te ondernemen?
- Wie communiceert over je werking aan de gemeenschappen?
- Wie ondersteunt de gemeenschappen in brede zin?
- Waar vinden deze gemeenschappen elkaar (verenigingen?)
Wie zijn je andere stakeholders?
Naast de erfgoedgemeenschappen heeft je organisatie ook nog andere stakeholders. Vaak gaat het daarbij om partners en netwerken die de werking ondersteunen of mee uitdragen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Leveranciers
- Subsidiegevers
- Media
- Beleid
- Onderwijs
- Andere cultureel-erfgoedorganisaties
- Andere culturele organisaties
- Organisaties uit andere beleidsdomeinen die een link hebben met je werking (bv. integratiedienst, zorginstellingen …)
Om deze bredere groep stakeholders op het spoor te komen, kan je je deze bijkomende vragen stellen:
- Wie beslist over (alles wat te maken heeft met) de organisatie?
- Wie heeft kennis of vaardigheden die de organisatie nodig heeft?
- Wie heeft belang bij het behoud van de organisatie?
- Wie maakt gebruik van je diensten en producten?
- Wie ondersteunt je bij het realiseren van de producten en de diensten?
- Wie ondervindt mogelijk negatieve gevolgen van de organisatie?
- Wie zijn je concurrenten/concullega’s?
Welke netwerken hebben een impact?
Met de bovenstaande oefening heb je wellicht vooral individuen en organisaties opgelijst, maar ook netwerken kunnen een heel belangrijke stakeholder zijn. Ga dus na in welke netwerken je organisatie betrokken is of zou willen zijn. Je kan daarbij een onderscheid maken tussen verschillende types van netwerken:
- netwerken voor informatie-uitwisseling/overleg;
- lerende netwerken of ontwikkelingsnetwerken;
- middelennetwerken die middelen en expertise delen;
- actienetwerken om een gezamenlijk project of een gezamenlijke taak uit te voeren.
Maak op basis van de bovenstaande indeling een overzicht van de verschillende stakeholders die met je organisatie verbonden zijn of zouden kunnen zijn. Noteer sleutelfiguren die een brug kunnen zijn tussen de partner en je eigen organisatie.
Hoe deel je je stakeholders in?
De lijst met stakeholders kan je verder uitsplitsen in clusters of groepen. Hieronder geven we twee voorbeelden van hoe je de stakeholders kan indelen.
Werken met cirkels
Stakeholders kunnen we vaak opdelen in drie cirkels rond je organisatie.
- De binnenste cirkel zijn de stakeholders die het dichtst bij je staan, m.a.w. directe gebruikers en meest betrokken partners.
- In de tweede cirkel zitten de stakeholders met wie je regelmatig samenwerkt maar geen heel sterke band mee hebt.
- In de buitenste cirkel plaats je dan de groep stakeholders met wie je niet rechtstreeks samenwerkt, maar die in de toekomst wel betrokken kunnen worden. Jouw werking is immers ook voor hen relevant.
Het spreekt voor zich dat je de groep in de eerste cirkel het nauwst betrekt bij je werking. De stakeholders uit de tweede ring zijn mensen waarmee je het gesprek kan aangaan. Over de derde groep kan je via bv. een survey vooral informatie verzamelen ter oriëntatie (bv. Met hoeveel zijn ze? Wat willen ze?). Je hoeft hen niet individueel aan te spreken.
Een concreet stappenplan en voorbeeld (toegepast op de gidsenwerking) vind je hier.
Indeling in zes groepen
Je kan de stakeholders ook opdelen in zes groepen die de emotionele betrokkenheid (positief of negatief) en de inzet (qua tijd, middelen en/of diepgang) voor de organisatie combineren:

- De omstaanders zijn weinig betrokken bij de organisatie. Ze hebben niet echt interesse, geen emotionele band en investeren niet veel tijd en middelen. Toch betekent dat niet dat ze niet interessant kunnen zijn. Veel museumbezoekers vallen immers in deze categorie. En hoe zou het zijn als je hen zou kunnen verleiden om in dit schema een beetje te bewegen?
- De bondgenoten zijn vaak professionele organisaties die sympathie hebben voor je werking, en die je op specifieke domeinen kunnen ondersteunen. In heel veel gevallen is FARO je bondgenoot: op eenvoudig verzoek willen we graag meedenken en je ondersteunen.
- De partners zijn mensen en organisaties waarmee je structureel samenwerkt of die je werking structureel financieren. Zij doen dat wellicht niet vanuit een grote emotionele betrokkenheid, maar omdat er heel wat rationele argumenten zijn om dat te doen. Ze geloven bijvoorbeeld zeer sterk in je missie en visie.
- De afwachters zijn sterk emotioneel betrokken, positief of negatief, maar kijken de kat uit de boom. Dit zijn niet de mensen die spontaan opbellen of in de pen klimmen, maar ze hebben wel een duidelijke mening over je organisatie. Het is dus een uitdaging om hen in je planningsproces te horen en na te gaan waarom ze niet meer actie ondernemen. Wellicht zijn er drempels die je kan wegnemen?
- De medespelers zijn je organisatie zeer genegen en zijn ook emotioneel heel betrokken. Ze zijn bijvoorbeeld heel erg geïnteresseerd in de thematiek waarover je werkt. Deze mensen en organisaties participeren aan je aanbod, doen regelmatig een beroep op je en zijn zeker bereid om ook zelf wat tijd en middelen te investeren. Maar dat blijft uiteindelijk wel beperkt.
- De grensverleggers zijn bijzonder gedreven en investeren heel wat tijd en energie (en soms ook middelen) in je organisatie. Ze maken doorgaans deel uit van de erfgoedgemeenschap, of gaan als vrijwilligers aan de slag. Enerzijds kan hun passie heel positief zijn en je organisatie sterk vooruit helpen. Anderzijds kunnen zij ook juist vinden dat je het helemaal verkeerd aanpakt en zich zo eerder als een tegenstander profileren. Hoe dan ook: met hen in gesprek gaan is heel erg belangrijk.
Naargelang de plaats van een stakeholder in dit overzicht krijgt hij of zij een andere rol in je planningsproces:
- De omstaanders en de afwachters vormen het potentieel van je organisatie. Van hen zou je minstens te weten moeten komen waarom ze nu toch (deels) participeren of wat ze tegenhoudt. Wat zijn de mogelijkheden om deze groepen te laten doorstromen naar een andere categorie?
- De partners en bondgenoten staan misschien net iets verder van je werking af, maar het is heel belangrijk dat zij advies kunnen formuleren: cruciale vragen zou je dus zeker aan hen moeten voorleggen.
- De grensverleggers en de medespelers moeten zeker mee kunnen wegen op de besluitvorming. Vertegenwoordigers van deze groep kan je opnemen in het planningsteam.
- Zitten er bij de grensverleggers echte tegenstanders, dan is het misschien moeilijk om hen in het planningsteam op te nemen. Daar is het namelijk wel belangrijk dat de leden heel constructief kunnen meedenken over de toekomst. Zorg er wel voor dat je voor dit type grensverleggers een alternatief heeft: ga zeker met hen in gesprek, individueel of in een gemengde focusgroep. Deze groep negeren zou echt een slechte zaak zijn!
En verder?
- Welke stakeholders neem je mee in je planningsteam?
- Wanneer betrek je een grotere groep stakeholders?