Hoe formuleert u een SWOT(A) en beleidsopties?
Voordat u uw beleidsplan kunt uitschrijven, is het belangrijk om alles wat u heeft ontdekt en ontworpen even helder op een rijtje te zetten. Dat kunt u handig doen in een SWOT: een klassieke methode die vaak ook expliciet wordt gevraagd door de subsidiegever. U kunt de SWOT meer toekomstgericht maken door er ook de A van ambities aan toe te voegen. Dat betekent dat u de volgende elementen op een rijtje zet:
- Sterktes: wat loopt er goed binnen de erfgoedwerking van de organisatie?
- Zwaktes: wat moet er veranderen of aangepakt worden in de organisatie?
- Kansen: welke mogelijkheden liggen er in de omgeving voor het grijpen? (Bijvoorbeeld bij partners, in de gemeente of trends in de erfgoedsector.)
- Bedreigingen: welke elementen in de omgeving van de organsiatie vormen een hindernis om rekening mee te houden?
- (Ambities: waar kunt u op lange termijn het verschil maken?)
Maak eerst een longlist per categorie. Vervolgens is het de bedoeling die lange lijst te clusteren en te reduceren tot maximaal tien punten per categorie. U kunt dat helemaal alleen doen, maar het is beter om hier meerdere mensen bij te betrekken. Uw planningsteam bijvoorbeeld.
Er kan wat discussie ontstaan of iets nu intern of extern, een kans of een uitdaging is. Probeer hier één lijn in te trekken. Zorg er vooral voor dat de belangrijkste elementen in de SWOT(A) staan, zodat u ze kunt meenemen in de oefening. In welk '’vakje' ze dan precies zitten, is minder belangrijk.
Hoe trekt u de eerste conclusies uit de SWOT(A) ?
U kunt combinaties maken tussen de onderdelen met het volgende schema in het achterhoofd:
Geef het planningsteam de opdracht om voor elke categorie antwoorden te formuleren. Doe dat eventueel in kleine groepjes. Leg de SWOT(A) ook eens voor aan de buitenwacht, of organiseer een aparte focusgroep over de SWOT(A).
Is het bij alle elementen duidelijk waar ze naar verwijzen? Ontbreekt er niets? En wat vinden externen cruciaal om verder op in te zetten?
Hoe bepaalt u beleidsopties voor de toekomst?
Op basis van de SWOT(A) komt het er nu op aan prioriteiten te bepalen. Die geven aan wat het belangrijkste is om te realiseren in de komende beleidsperiode. Begin bij het oplijsten van drie tot vijf prioriteiten per kolom en vul het bovenstaande schema dan verder aan:
Uit het overzicht van prioriteiten kiest u uiteindelijk beleidsopties: zaken waar u absoluut voor wil gaan. Omschrijf deze opties aan de hand van de volgende categorieën:
- Wat is de urgentie?
- Wat is het resultaat?
- Wat is de mogelijke impact voor de gebruiker / de wereld ...?
