Naast het evalueren van het werk voor de schermen (uw producten en diensten) is het ook belangrijk om het werk achter de schermen eens kritisch te bekijken. Er zijn namelijk heel wat processen die voor de buitenwacht niet zichtbaar zijn, maar die voor uw organisatie wel van cruciaal belang zijn. Zij hebben namelijk een sterke impact op de kwaliteit van uw producten en diensten. Het werk achter de schermen evalueren is een onmisbare stap in uw traject, want deze analyse levert sterktes en zwaktes op voor de SWOT.

Op deze pagina geven we u een tool om snel de werking achter de schermen te evalueren. Op basis van de resultaten van deze quickscan kunt u beslissen verdere acties te ondernemen. Tijdens het beleidsplanningsproces kunt u verder onderzoek opzetten, of u voornemen om er in de komende beleidsperiode werk van te maken. 

Stap 1 | Een snelle analyse van de interne werking

FARO ontwikkelde een quickscan waarmee u snel in kaart kunt brengen welke interne processen verdere aandacht verdienen. Deze longlist van vragen en domeinen bestaat uit stellingen die gegroepeerd zijn volgens zes clusters:

• Beleid en strategie
• Medewerkers
• Informatie en communicatie
• Netwerking
• Erfgoedprocessen
• Randvoorwaarden

We stellen deze vragenlijst in een Word-versie ter beschikking. Op die manier kunt u de omschrijvingen aanpassen aan uw organisatie. U kunt ook domeinen weglaten en toevoegen op maat. U vindt hier de interpretatie die FARO er zelf van maakte voor het eigen beleidsplanningsproces.

De bevraging zelf is als volgt opgebouwd:

• Per cluster vindt u een stelling die een ideale situatie weergeeft.
• Vraag 1: hoe structureel pakt de organisatie dit aspect aan? Antwoorden variëren van heel ad hoc tot sterk geformaliseerd.
• Vraag 2: hoe tevreden zijn de medewerkers ermee? Niet elk domein van de interne werking hoeft immers gebetonneerd te zijn in processen en procedures. Mogelijk wordt een bepaald aspect ad hoc aangepakt en is iedereen daar tevreden mee. Formalisering is dus niet de norm van deze quickscan.
• Tot slot wordt gevraagd wat er beter en/of anders kan.

Hoe kunt u deze quickscan gebruiken?

• U kunt het Word-document doorsturen naar uw medewerkers en hen vragen de bevraging individueel in te vullen en anoniem terug te sturen.
• U kunt de scan ook delen via een online bevraging. Het document kan eenvoudig worden omgezet naar een Google- of een MS Teams-formulier. FARO heeft dat gedaan voor de interne werking en helpt u graag verder. 

Stap 2 | Analyses van specifieke interne processen

Op basis van de FARO-quickscan ziet u welke interne processen kunnen verbeteren. Als u meer tijd heeft, of als uw concrete situatie het noodzakelijk maakt, kunt u tijdens het beleidsplanningstraject specifieke analyses ondernemen en grondiger bekijken waar er acties nodig zijn. U kunt deze bijkomende onderzoeken ook als actie in uw beleidsplan opnemen.

U vindt elders op deze Erfgoedwijzer heel wat aanknopingspunten om te werken aan de domeinen van de FARO-quickscan. Het onderstaande lijstje is daarom niet exhaustief. Mogelijke verdere interne onderzoeken:

• Beleid en strategie
  • de werking van uw raad van bestuur analyseren volgens de bestuurscode cultuur.
• Innovatie
  • meet de innovatiekracht van uw organisatie met deze tool.
• Medewerkers
  • werk maken van een diversiteitsbeleid en een diversiteitsplan voor uw organisatie;
  • een vrijwilligersbeleid opstellen;
  • uw intern competentiebeleid onder de loep nemen;
  • tools gebruiken voor loopbaanontwikkeling in teams via LONT.
• Informatie en communicatie
  • de digitale maturiteit van uw organisatie meten aan de hand van deze tool en deze publicatie over geautomatiseerde registratie. 
  • gebruiken van het Spoorboekje digitalisering van erfgoedcollecties, dat u helpt om een toekomstpad uit te tekenen;
  • een communicatiestrategie opstellen.
• Netwerking
  • gebruikmaken van een quickscan voor uw netwerk en heel veel tools om uw netwerk te verbeteren: meer info vindt u op de website van Pronet;
  • gebruikmaken van FARO's handleiding over netwerken.
• Erfgoedprocessen
  • het collectiebeleidsplan op punt stellen;
  • een evaluatie maken van uw collectiebeheer.
  • het risicomanagement voor collecties uittekenen: zie het waardegebaseerd collectierisicomanagement;
  • een zelfevaluatie uitvoeren van het depot;
  • nadenken over een visie en een strategie voor participatie.
• Randvoorwaarden
  • de milieu-impact van uw interne processen verkleinen via cultuurzaam.be. Voor het maken van keuzes in het beleid is er de sustatool;
  • voor hulp en inspiratie over de zakelijke en financiële kant van uw werking, kunt u terecht bij Cultuurloket.

Niet gevonden wat u zocht? Neem contact op met Jacqueline van Leeuwen en we zoeken samen naar een oplossing.