Naast het evalueren van het werk voor de schermen (uw producten en diensten) is het ook belangrijk om het werk achter de schermen eens kritisch te bekijken. Er zijn namelijk heel wat processen die voor de buitenwacht niet zichtbaar zijn, maar die voor je organisatie wel van cruciaal belang zijn. Zij hebben namelijk een sterke impact op de kwaliteit van je producten en diensten. Het werk achter de schermen evalueren is een onmisbare stap in je traject, want deze analyse levert sterktes en zwaktes op voor de SWOT.

Op deze pagina geven we je een tool om snel de werking achter de schermen te evalueren. Op basis van de resultaten van deze quickscan kan je beslissen verdere acties te ondernemen. Tijdens het beleidsplanningsproces kan je verder onderzoek opzetten, of je voornemen om er in de komende beleidsperiode werk van te maken. 

Stap 1 | Een snelle analyse van de interne werking

FARO ontwikkelde een quickscan waarmee je snel in kaart kunt brengen welke interne processen verdere aandacht verdienen. Deze longlist van vragen en domeinen bestaat uit stellingen die gegroepeerd zijn volgens zes clusters:

• Beleid en strategie
• Medewerkers
• Informatie en communicatie
• Netwerking
• Erfgoedprocessen
• Randvoorwaarden

We stellen deze vragenlijst in een Word-versie ter beschikking. Op die manier kan je de omschrijvingen aanpassen aan je organisatie. Je kan ook domeinen weglaten en toevoegen op maat. Je vindt hier de interpretatie die FARO er zelf van maakte voor het eigen beleidsplanningsproces.

De bevraging zelf is als volgt opgebouwd:

• Per cluster vind je een stelling die een ideale situatie weergeeft.
• Vraag 1: hoe structureel pakt de organisatie dit aspect aan? Antwoorden variëren van heel ad hoc tot sterk geformaliseerd.
• Vraag 2: hoe tevreden zijn de medewerkers ermee? Niet elk domein van de interne werking hoeft immers gebetonneerd te zijn in processen en procedures. Mogelijk wordt een bepaald aspect ad hoc aangepakt en is iedereen daar tevreden mee. Formalisering is dus niet de norm van deze quickscan.
• Tot slot wordt gevraagd wat er beter en/of anders kan.

Hoe gebruik je deze quickscan?

• Stuur het Word-document door naar je medewerkers en vraag hen de bevraging individueel in te vullen en anoniem terug te sturen.
• Of deel de scan via een online bevraging. Het document kan eenvoudig worden omgezet naar een Google- of een MS Teams-formulier. FARO heeft dat gedaan voor de interne werking en helpt je graag verder. 

Stap 2 | Analyses van specifieke interne processen

Op basis van de FARO-quickscan zie je welke interne processen kunnen verbeteren. Als je meer tijd hebt, of als je concrete situatie het noodzakelijk maakt, kan je tijdens het beleidsplanningstraject specifieke analyses ondernemen en grondiger bekijken waar er acties nodig zijn. Je kan deze bijkomende onderzoeken ook als actie in uw beleidsplan opnemen.

Je vindt elders op deze Erfgoedwijzer heel wat aanknopingspunten om te werken aan de domeinen van de FARO-quickscan. Het onderstaande lijstje is daarom niet exhaustief. Mogelijke verdere interne onderzoeken:

• Beleid en strategie
  • de werking van je raad van bestuur analyseren volgens de bestuurscode cultuur.
• Innovatie
  • meet de innovatiekracht van je organisatie met deze tool.
• Medewerkers
  • werk maken van een diversiteitsbeleid en een diversiteitsplan voor je organisatie;
  • een vrijwilligersbeleid opstellen;
  • je intern competentiebeleid onder de loep nemen;
  • tools gebruiken voor loopbaanontwikkeling in teams via LONT.
• Informatie en communicatie
  • de digitale maturiteit van je organisatie meten aan de hand van deze tool en deze publicatie over geautomatiseerde registratie. 
  • gebruiken van het Spoorboekje digitalisering van erfgoedcollecties, dat je helpt om een toekomstpad uit te tekenen;
  • een communicatiestrategie opstellen.
• Netwerking
  • gebruikmaken van een quickscan voor je netwerk en heel veel tools om je netwerk te verbeteren: meer info vind je op de website van Pronet;
  • gebruikmaken van FARO's handleiding over netwerken.
• Erfgoedprocessen
  • het collectiebeleidsplan op punt stellen;
  • een evaluatie maken van je collectiebeheer.
  • het risicomanagement voor collecties uittekenen: zie het waardegebaseerd collectierisicomanagement;
  • een zelfevaluatie uitvoeren van het depot;
  • nadenken over een visie en een strategie voor participatie;
  • je tentoonstelling evalueren.
• Randvoorwaarden
  • de milieu-impact van je interne processen verkleinen via cultuurzaam.be. Voor het maken van keuzes in het beleid is er de sustatool;
  • voor hulp en inspiratie over de zakelijke en financiële kant van je werking, kan je terecht bij Cultuurloket.

Niet gevonden wat je zocht? Neem contact op met Jacqueline van Leeuwen en we zoeken samen naar een oplossing.