Elk beleidsplanningsproces heeft een trekker: iemand die verantwoordelijk is voor het volledige verloop van het traject. Deze trekker ontwerpt de krijtlijnen van het proces, bereidt de vergaderingen voor, vat de conclusies samen en organiseert alle bijeenkomsten. Uiteindelijk is het de trekker die het beleidsplan opstelt en de pen vasthoudt. Uiteraard schrijft deze persoon het beleidsplan niet alleen, maar staat een planningsteam de trekker bij.

Samenstelling planningsteam

Een planningsteam maak je best niet te groot: acht tot tien leden is een goed aantal. Zorg voor een goede mix van perspectieven:

• vertegenwoordigers van de stakeholders (zie: stakeholderanalyse):
  • de stakeholders uit de eerste ring (als je werkt met een indeling in drie ringen);
  • medespelers en grensverleggers enerzijds, waar mogelijk ook partners en bondgenoten anderzijds.
• verschillende leeftijden en achtergronden;
• interne en externe perspectieven;
• verschillende competenties: naast inhoudelijke experten, ook echte netwerkers en mensen met een goed zicht op de financiële kant van de zaak;
• verschillende hiërarchische posities.

Bovenal is het belangrijk dat je mensen vraagt die het opstellen van een beleidsplan als een kans zien en niet als een last. Je hebt mensen nodig die nieuwsgierig zijn en vindingrijk: die graag willen bijleren en openstaan voor vele nieuwe invalshoeken. Tot slot verwacht je ook van hen dat ze knopen kunnen doorhakken en beslissingen kunnen nemen.

Ga dus niet over één nacht ijs maar ga met mogelijke leden het gesprek aan. Zo kan je meteen peilen of ze bereid zijn de nodige tijd voor dit traject vrij te maken. Zorg ook voor een duidelijk mandaat vanuit het bestuursorgaan, en laat de samenstelling dus formeel bekrachtigen.

Soms kiest men ervoor om het planningsteam te beperken tot de eigen medewerkers (zoals in voorbeeld 2). Dit is op zich niet aan te raden, maar het kan soms niet anders. Zorg er dan voor dat je op verschillende momenten in het proces een check met externen voorziet (zoals aangegeven in het voorbeeldschema) 

Kennismaking met de organisatie

Soms is het nodig dat de leden van het planningsteam de organisatie eerst nog leren kennen, voordat het denkwerk van start kan gaan. Bestaat je team uit veel nieuwe externe blikken, dan organiseer je best een eerste kenningsmakingsdag. Op zo'n eerste aftrap kan je:

• een rondleiding geven door de organisatie, voor en achter de schermen;
• kort toelichting geven bij de diensten en producten die de organisatie op dit moment realiseert;
• een ontmoeting met gebruikers organiseren;
• een ontmoeting met de medewerkers organiseren;
• inzetten op de groepsvorming van het team, men zal uiteindelijk nauw gaan samenwerken.

Zo'n eerste kennismaking is ook een goed moment om een eerste keer te peilen naar sterktes en zwaktes van de organisatie. De leden van het planningsteam bieden bij aanvang immers nog de frisse blik van 'de externe'.