De eerste fase in een beleidsplanningsproces is het dromen: het verbeelden van een gewenste toekomst. Deze fase resulteert in een (ontwerp van) missie en visie en een overzicht van de waarden die voor uw organisatie belangrijk zijn.

Deze basisteksten zullen in de toekomst de poolster zijn op basis waarvan u navigeert. Ze geven richting aan uw beleid en laten tegelijk bijsturingen toe in de concrete werking. Nadenken over de grote lijnen motiveert medewerkers en stakeholders om energie in het beleidsplanningsproces te steken, en om later het beleidsplan waar te maken.

Dat is meteen de reden waarom u tijd moet maken voor deze fase, ook als u al een missie en een visie hebt. Zet even een stapje terug en begin met een leeg blad: waar doen we het eigenlijk voor? En welke waarden vormen onze ondergrens?

Wat staat er in een missie?

De missie verwoordt het fundament en definieert de organisatie. Ze geeft een antwoord op de vraag: waar staan we voor?

• Wie zijn we?
• Waarom bestaan we?
• Voor wie zijn we er?
• Waar zijn we uniek in? (inhoud, aanpak, kennis …)

Let op: een missie is geen historische schets van uw organisatie of een gedetailleerd overzicht van uw activiteiten. Bij heel wat organisaties bestaat de missie trouwens uit slechts één zin: een heldere baseline die de kern omvat. Dat is in de cultureel-erfgoedsector minder gebruikelijk, maar ook hier geldt: hou het kort en less is more!

Wat staat er in een visie?

De visie bevat de droom voor de toekomst. Ze geeft een antwoord op de vraag: waar gaan we voor?

• Welk probleem lossen we op? Welke uitdaging gaan we aan?
• Wat is onze meerwaarde voor de maatschappij?
• Wat willen we bereiken?
• Welke impact of verandering willen we realiseren?
• En vooral bij wie? 
• Welke waarden motiveren ons?

Schrijven is een proces

Een missie en een visie komen niet op een uurtje tot stand. Vaak gaat er een langere tijd overheen van nadenken, schrappen en herformuleren. Dat is heel normaal en dat is ook nodig: het is een proces.

• Vertrek vanuit een brainstorm naar mogelijke elementen. Suggesties voor werkvormen vindt u in het volgende punt.
• Schrijf een eerste versie en toets die af met uw planningsteam.
• Schrijf een nieuwe versie en laat die nalezen door een bredere groep. Betrekt ook 'de buurman/buurvrouw', iemand die verder geen idee heeft wat voor werk u doet. Als hij of zij de tekst snapt, betekent dit dat het helder en duidelijk is.

Bekijk, nadat u een eerste ontwerp van missie en visie hebt geformuleerd, uw lijst met stakeholders opnieuw. Mogelijk wil u de lijst verder aanvullen omdat u een andere richting gekozen hebt.

Leg het ontwerp van missie en visie ook voor aan anderen:

• aan uw buurvrouw, beste vriend of broer: iemand die uw organisatie niet kent. Snapt deze persoon wat u wil zeggen?
• aan de raad van bestuur of een ander bestuursorgaan: het is belangrijk dat zij uw visie delen en een mandaat geven om een en ander verder uit te werken in het beleidsplanningsproces.

Werkvormen

Hieronder verzamelen we onze favoriete werkvormen die u kunt inzetten wanneer u samen met een groep elementen verzamelt voor de missie en de visie. De kracht zit vaak in het combineren van meerdere werkvormen. Kies er dus zeker meer dan een uit om toe te passen in uw planningstraject.