Hoe nummert u standplaatsen?

Labelhouder met standplaatscode op een legbord. Deze standplaats heeft ook een barcode. Foto: © Provincie Limburg, fotograaf: Tine Hermans

Erfgoedobjecten die nooit van plaats veranderen, zijn dood. Het depot mag geen plek zijn waar erfgoed zijn 'laatste rustplaats' krijgt. Idealiter wisselen objecten van plaats, worden ze tentoongesteld of uitgeleend, gaan ze naar het restauratieatelier, worden ze onderzocht ...

Om alles terug te vinden en te traceren, correct te ordenen én terug te plaatsen is een uniforme en transparante standplaatsbepaling nodig. Wat moet u daarvoor doen?

Stap 1: Ken de standplaatsen een code toe

  • Elke ruimte waar een object zich kan bevinden, ook tijdelijk, wordt in het systeem opgenomen. Ook ruimtes die alleen voor occasionele opslag dienen, moeten een plaatscode of plaatsbepaling krijgen: de diepvries, de quarantaineruimte, het kantoor van de restaurator, van de conservator, enz.
  • De registratie van de metadata over uw objecten, zoals afmetingen, oppervlakte, klimaatvereisten, manipuleerbaarheid, gewicht, materiaal enz., geeft u een idee hoeveel ruimte u nodig hebt en op welke manier u de beschikbare oppervlakte het meest efficiënt kunt gebruiken. Deze gegevens heeft u nodig wanneer u meubilair bestelt - zoals rekken, gaaswanden enz. - of depotruimte huurt.
  • De standplaatscodes leggen een duidelijke hiërarchie aan de dag. Bij compactussen bouwt u ze het best als volgt op: het nummer van de compactus; de kolom in de compactus, aangeduid met een letter; de legger, opnieuw met een nummer. Dat geeft bijvoorbeeld: 'Compactus 5, D, 4'. Wanneer u de cijfers van de leggers laat doorlopen over de kolommen heen, kan dat voor problemen zorgen bij een latere plaatsing van bijkomende leggers. Daarom is het beter de leggers telkens opnieuw te nummeren per kolom (zie de afbeelding hieronder).
  • Vergeet niet om p de grond vrije standplaatsen aan te duiden, waar palletten met objecten komen te staan.
  • Ook hier is standaardisatie erg belangrijk. 'Compactus 5' is niet hetzelfde als 'rolrek 5' en 'legger C' is niet 'legbord C'. Gebruik dezelfde benamingen om pijnlijke situaties te voorkomen.
  • Gebruik heldere standplaatscodes waaruit u kunt afleiden over welk interieurelement voor stockage het gaat, bv. 'gaasrek1', 'comp. 5' enz.
  • Breng de gekozen code op een duurzame manier aan op de standplaats met (magnetische) labelhouders of etiketten. Bij het in gebruik nemen van een nieuw depot kunt u tijdelijk werken met post-its, maar houd er rekening mee dat die gemakkelijk afvallen door luchtverplaatsing.
  • Hang het grondplan met het overzicht van de standplaatsen van het depot of museum goed zichtbaar op een centrale plaats, bv. bij de ingang van het depot. Het plan toont alle interieurelementen waarop of waarin zich potentieel objecten kunnen bevinden: compactussen, tafels, diepvries, gaasrekken enz. Uiteraard staat bij elk element zijn standplaatscode, zoals op het voorbeeld in de bijlage.
Standplaatsnummering van een compactus. Merk op dat elke zijde van een dubbelzijdig rek een eigen nummer heeft. Foto: © Provincie Limburg, fotograaf: Tine Hermans
Nummering van de kolommen en rijen in een rek.
Met scanbare barcodes of QR-codes kunt u een doos of object snel verbinden met een bepaalde standplaats. Foto: © Provincie Limburg, fotograaf: Tine Hermans
Standplaatscode voor palletten, aangebracht op de vloer. Foto: © Musea en Erfgoed Antwerpen

Stap 2: Plaats de objecten en registreer hun standplaats

Raadpleeg de SPECTRUM-procedure over standplaatsen en verplaatsingen (6) en de pagina 'Hoe plaatst u objecten in het depot?'. Verplaats alleen objecten als u daartoe gemachtigd bent en volg de richtlijnen voor een veilige verplaatsing.

  • Vermeld bij voorkeur bij elke aan een object gekoppelde standplaats of het om de vaste of een tijdelijke standplaats gaat. In dat laatste geval vermeldt u ook een datum voor de terugkeer van het object naar zijn vaste standplaats.
  • Noteer voor grote groepen objecten die samen één standplaats krijgen, de standplaats van de hele groep. Wanneer een object van die groep wordt gescheiden, maakt u hiervoor het best een apart standplaatsrecord aan.

Wat doet u beter niet?

  • Koppel informatie over het object los van de standplaats! Dus geen '6C-hout 05' als standplaats voor het houten beeld met inventarisnummer 05 op legger C van compactus 6. Bij een standplaatswijziging door de aangroei van de collectie zal dat problemen geven.
  • Beperk het aantal karakters van een standplaatscode. Werk bij te lange onderverdelingen een aparte hiërarchie uit per ruimte of afdeling.

Deze pagina werd uitgewerkt door Lien Lombaert en Annelies De Mey voor Depotwijzer.be.