Het collectie-informatiesysteem (ook digitale inventaris, catalogus, collectieregistratiesysteem) bevat in grote lijnen drie soorten informatie:

• de basisgegevens van een (deel)collectie of object, samen met een objectnummer en een digitale reproductie;
• bijkomende documentatie: juridisch-administratieve stukken (eigendomsbewijzen, verzekeringspolissen enz.), documenten over de toestand van het object (conditierapporten, restauratieverslagen enz.), inhoudelijke documenten over verwijzingen (publicaties, tentoonstellingen, educatieve dossiers enz.);
• de standplaats van het object en een historisch overzicht van alle wijzigingen en mutaties, mét de persoon die ze uitvoerde en wanneer.

In het collectie-informatiesysteem vindt u dus alle actuele informatie over de collectie, inclusief de wijzigingen, de opvolging, de persoon die ze uitvoerde en wanneer ze plaatsvonden. Deze gegevens over elk object noemen we ook de 'metadata'.

In de ideale situatie is uw informatieplan al opgemaakt vooraleer u op objectniveau de registratie aanvat.

Gemeenschappelijk werkinstrument

Collectieregistratie is geen zaak van de collectieregistrator alleen: het is teamwork. De gebruikers en de medewerkers van uw instelling zijn gebaat bij één centrale zoekingang voor collectie-informatie. Die voorkomt versnippering, verspilling en dubbel werk, en zorgt voor een goed zicht op aanwezige en ontbrekende informatie. Bovendien kunt u hierdoor vragen sneller en beter beantwoorden: het publiek wordt sneller bediend.

Rechten en plichten

Essentieel zijn duidelijke afspraken over de taakverdeling: wie doet wat wanneer, en wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Het vastleggen van rechten en plichten is de beste basis voor een goede samenwerking binnen de erfgoedinstelling.

Voor u een informatiesysteem aankoopt om uw collectie te beheren, stelt u het best de volgende vragen:

• Wie mag het collectie-informatiesysteem raadplegen?
• Welke gegevens zijn openbaar?
• Wie mag gegevens en standplaatsen wijzigen?
• Wie mag records toevoegen?
• Wie mag bijzondere handelingen uitvoeren (bv. massa- of bulkbewerkingen)?
• Wie mag gebruikers toegang geven of weigeren?
• Wie mag wachtwoorden toekennen, wijzigen of intrekken?

De depotbeheerders, collectieregistratoren, vrijwilligers, publiekswerkers, educatief medewerkers enz. weten dus het best op voorhand waar ze aan toe zijn. De 'vervuiling' van records door een verkeerde invoer, de ongevraagde wijziging van gegevens enz. leidt tot een inefficiënt collectiebeheer. 

Tips & tricks

• In een geautomatiseerd collectie-informatiesysteem kunt u instellen wie toegang heeft tot welke delen van het systeem en wie gegevens mag wijzigen. Het systeem controleert zelf of wie zich aanmeldt het systeem mag openen en wat hij of zij mag doen.
• Kunt u geen beveiliging (toegang, wijzigen van gegevens enz.) instellen, dan kan een papieren formulier voor het aanvragen van wijzigingen soelaas bieden. Bij een verandering van de standplaats bv. kan de persoon die de wijziging gaat uitvoeren een document ondertekenen met de specifieke aanvraag, het object, de standplaats, het inventarisnummer enz. Dit document wordt ook ondertekend door de collectiebeheerder en bewaard op een afgesproken plaats. Daarna kan de collectiebeheerder de standplaats in het geautomatiseerde systeem wijzigen.
• Een beveiliging is zo sterk als haar zwakste schakel. Meestal is dat de gebruiker zelf: veel problemen ontstaan door gebrek aan deskundigheid en discipline. Controle op de naleving, scholing en voorlichting zijn daarom essentiële onderdelen van het beveiligingsbeleid.

Kiezen uit verschillende registratiesystemen

Er bestaan verschillende systemen om uw collectie te registreren. De keuze wordt bepaald door de eisen die u aan het programma stelt.

Het belangrijkste is dat u vóór de beslissing tot de aankoop van een collectie-informatiesysteem op papier zet aan welke vereisten het zoal moet beantwoorden. Met een goed opgesteld collectie- en informatieplan zal u een betere inschatting kunnen maken van de noden en wensen. De vijf onderstaande vragen helpen u bij de keuze van een gepast collectie-informatiesysteem.

1. Inventariseren op stuk- of collectieniveau?

Wilt u invoeren op stukniveau of eerder op het niveau van de collectie of deelcollectie?

• Inventariseren op stukniveau is erg tijdrovend en soms niet (meteen) haalbaar. In een catalogus ziet u door de collectiestukken vaak de collecties niet meer. Hoe zorgt u voor een goed overzicht van wat er in huis is?
• Een collectiebeschrijving biedt informatie over een collectie als geheel, niet over afzonderlijke items. Ze bevat een korte omschrijving van de collectie, de materiaaltypes, trefwoorden over de inhoud, notities over de herkomst, het collectiebeleid, de bewaarplaats en allerhande andere informatie die nuttig kan zijn voor gebruikers of beheerders van de collectie.
• Zo’n omschrijving kunt u maken met het Cometa-model. Dit model helpt u om uw collectie te beschrijven. Het is een praktisch instrument voor en door cultureel-erfgoedinstellingen. Het wil iedereen in Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg helpen. In de Vlaamse erfgoeddatabank Erfgoedinzicht is het Cometa-model geïmplementeerd in de Adlib-software. Archiefbank Vlaanderen gebruikt eveneens dit model om private archieven en collecties te beschrijven.

2. Data- of beeldbank? Of beide?

U kunt beheersfuncties toevoegen aan het registratiesysteem. Bovendien kunt u uw inventaris toegankelijk maken via het web.

• Een databank van een erfgoedinstelling bevat in principe de minimumregistratie, samen met de belangrijkste beheergegevens voor de collectie. 
• Een beeldbank focust vooral op de digitale ontsluiting van een collectie, minder op het beheer ervan. De meeste beeldbanken bevatten vooral documentair erfgoed zoals foto’s. Vooral de Vlaamse erfgoedcellen hebben beeldbanken ontwikkeld om via publieksontsluiting te werken rond regio-identiteit en het beeld van 'vroeger' in zijn huidige context.

3. Welk systeem kiezen?

Hét systeem bestaat niet en er zijn programma's en applicaties in overvloed. Wat u van het programma vraagt is afhankelijk van de doelen die u hebt gesteld in het informatieplan. De keuze vloeit daaruit voort:

• Basisregistratie of uitgebreide registratie?
• Beheerfuncties (bruikleenadministratie, thesaurusopschoning, geautomatiseerd standplaatsbeheer ...) nodig of niet?
• Uitgebreid rollen- en rechtensysteem nodig of niet?
• Online publicatie of niet?
• Enz.

De technische eisen waaraan het computerprogramma moet voldoen vloeien ook voort uit de voorwaarden die u aan het besturingssysteem stelt:

• Bestanden ondersteunen met afbeeldingen, geluid en bewegend beeld,
• Mogelijkheden voor een beperkte publiekstoegankelijkheid,
• Kosten,
• Opleidingsmogelijkheden en ondersteuning door een helpdeskfunctie,
• Digitale duurzaamheid,
• enz.

Het is vandaag de dag niet moeilijk meer om zelf een database op te zetten met collectiegegevens. Zo kan een heemkring of kerkfabriek met een kleine collectie graag werken met een spreadsheet (bv. Excel) om de collectie te inventariseren. Maar alleen daarmee voldoet u niet aan de eisen voor een collectie-informatiesysteem: op het gebied van het hanteren van standaarden bij beschrijvingen, de uitwisselbaarheid van bestanden, het gebruik van de correcte termen (thesaurus: fiets of rijwiel?), de beveiliging van gegevens en de toekenning van verschillende 'rollen' bij het gebruik van het systeem.

4. Welke software? Licentie of open source?

Kiezen voor een applicatie die erkende softwareleveranciers hebben ontwikkeld heeft belangrijke voordelen, met name op het gebied van digitale continuïteit, ondersteuning en scholing, en uitwisselbaarheid. Anderzijds kan een contract met een leverancier uw instelling op termijn in een afhankelijkheidspositie brengen.

U kunt kiezen voor de aanschaf van een licentie of zelf aan de slag gaan met opensourcesoftware. Dat is software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden. Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan. U hoeft geen licentiebedrag te betalen. Toch is het gebruik van opensourcesoftware niet 'gratis': u zal meer tijd moeten besteden aan de ontwikkeling van de databank of u zal dat aan een externe firma moeten uitbesteden. Een voorbeeld van dergelijke software is CollectiveAccess, waarmee u een databank kunt ontwikkelen. Met software zoals Drupal kunt u op een relatief eenvoudige manier op een website een grote verscheidenheid aan inhoud publiceren, beheren en organiseren.

Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele collecties vindt u op de website van CEST.

5. Centrale databank of niet?

Een centrale databank waarin verschillende musea of erfgoedinstellingen hun gegevens bewaren is te verkiezen boven dataopslag in eigen beheer. Bij een centrale databank worden de kosten gedeeld en is het erfgoed uit de verschillende instellingen gemakkelijker uitwisselbaar en vergelijkbaar. Er kunnen verbanden gelegd worden tussen objecten over de collectiegrenzen heen (bv. schilderijen van dezelfde schilder in verschillende collecties) en collectieafspraken gemaakt worden.

Er bestaan twee centrale erfgoeddatabanken voor objectencollecties in Vlaanderen: Erfgoedplus voor de kleinere erfgoedcollecties en Erfgoedinzicht voor de uitgebreide (museale) registratie. Beide voormalig provinciale initiatieven volgen dezelfde standaarden en worden nu beheerd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap. Instappen kan nog steeds.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.