Wanneer u beroep doet op een conservator-restaurator, helpt de publicatie Hoe beoordeel ik een restauratieofferte? u om een goede keuze te maken. Geen idee wie u moet aanschrijven? Vraag een lijstje aan de adviseurs behoud en beheer.

2. Identificeer de gevoeligheden van uw collectie

Elk object heeft zijn specifieke gevoeligheden waar u zich als beheerder bewust van moet zijn, bepaald door de gebruikte materialen en technieken, eventuele gebruikssporen of restauraties en de huidige toestand. Ga op zoek naar de nodige informatie in het dossier Materialen en soorten collecties. Tips om een conditiecheck uit te voeren, vindt u op de pagina Conditiecontrole.

Wanneer u te maken hebt met een object dat is samengesteld uit verschillende materialen, kan het best uitdagend zijn om de gevoeligheden en dagelijkse risico's correct in te schatten. Om u daarbij te helpen, ontwikkelde het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium de AGATO-tool, die vrij online beschikbaar is in het Engels. Deze tool is gebaseerd op de beschikbare vakliteratuur.

3. Identificeer de aanwezige schadefactoren en de mate van blootstelling

Elke vorm van schade (schadebeeld) is daarnaast terug te leiden tot een of meerdere externe oorzaken van schade die op het object inwerken. Deze 10 schadefactoren gelden voor alle soorten erfgoed in min of meerdere mate. Zij vormen dan ook het basiskader voor collectiebeheer. Wanneer verschillende schadefactoren samen voorkomen, versterken ze elkaar en verloopt de aftakeling sneller (synergie).

1. Fysische krachten: zwaartekracht, druk of spanning, wrijving, noodweer enz.
2. Dieven en vandalen
3. Brand
4. Water
5. Ongedierte en schimmel: insecten, schimmels, knaagdieren, vogels, vleermuizen
6. Verontreinigingen: schadelijke gassen, vaste stoffen, vloeistoffen, stof en vuil
7. Licht en straling
8. Verkeerde temperatuur: te hoog, te laag, te sterke schommelingen
9. Verkeerde relatieve vochtigheid: te hoog, te laag, te sterke schommelingen
10. Informatieverlies: ontbrekend label of nummering, onvolledige registratie, verlies van digitale metadata, verkeerd geplaatste en/of onvindbare objecten.

Meten is weten. Op de onderliggende pagina's ontdekt u hoe u deze schadefactoren in de praktijk kunt opsporen.

4. Analyseer de risico's en maak ze beheersbaar

De combinatie van aanwezige gevoeligheden en de blootstelling aan bepaalde schadefactoren vertalen zich in risico's op waardeverlies voor objecten, maar ook voor het behoud, het gebruik en de ontwikkeling van uw collectie als geheel.

Geen enkel risico kan volledig worden uitgeschakeld. Behoud en beheer is dan ook een continu proces waarbij u als collectiemedewerker de aanwezige risico's analyseert en bijstuurt. We noemen dit (collectie)risicomanagement.

Aangezien elke erfgoedinstelling een beperkt budget en beperkte manuren heeft, pakt u best eerst de grootste risico's voor uw collectie aan en accepteert u - al dan niet tijdelijk - de kleinere risico's mits monitoring. Een risicoanalyse helpt u met andere woorden om prioriteiten te stellen.

Schat de grootte van het risico (kans x effect)

De grootte van het risico berekent u door de kans dat het zich voordoet te vermenigvuldigen met het effect dat het heeft op de collectie.

Grofweg delen we risico's in volgens drie types:

• Een type 1 risico is een zeldzame gebeurtenis met catastrofale gevolgen. Bv. brand, overstroming, grondverzakking. Lees hier meer over een risicoanalyse in het kader van calamiteitenplanning.
• Een type 2 risico is een occasionele gebeurtenis met ernstige gevolgen. Bv. een insectenaantasting, een val met breuk tot gevolg.
• Een type 3 risico is een continu proces waarbij de gevolgen gradueel verergeren en meer zichtbaar worden. Bv. verbleking of verkleuring, loskomende afwerkingslagen.

Een meer genuanceerd beeld kunt u verkrijgen met een risicomatrix of door risico's wiskundig te berekenen.

Bepaal de mogelijke maatregelen

Een geïntegreerde risicobeheersing vertrekt vanuit het besef dat een enkele ingreep slechts een beperkt effect heeft. Een efficiënte aanpak van een risico combineert maatregelen volgens 5 stappen:

1. Voorkomen: een omgeving kiezen of creëren waar het risico niet in voorkomt.
2. Blokkeren: een barrière optrekken tussen het object en het risico.
3. Detecteren: onderzoeken, monitoren, meten waar en wanneer het risico zich toch manifesteert. Dit is cruciaal om een reactie uit te lokken.
4. Reageren: collega's informeren, zo snel mogelijk de oorzaak wegnemen en voorkomen dat andere objecten aangetast raken.
5. Remediëren: het behandelen van de objecten wanneer schade is opgetreden, het beperken en soms tenietdoen van de schade.

Zolang er niets gebeurt, blijft u preventief voortwerken door stap 1 tot 3 te herhalen. Wordt er een (ver)hoog(d) risico of schade vastgesteld? Grijp dan in volgens stap 4 en 5. Daarna keert u weer terug naar de dagelijkse preventie.

Structureer deze mogelijke maatregelen op zes schaalniveau's:

1. Omgeving (locatie en site)
2. Gebouw
3. Ruimte
4. Opslagvolume (bv. een kast of vitrine)
5. Werking (beleid & procedures)
6. Object

Denk hierbij aan de schillen van een ui: elke schil geeft een zekere mate van bescherming aan de kern. Als een maatregel op een bepaald niveau niet haalbaar blijkt, dan is er misschien een gelijkaardige maatregel mogelijk op een ander niveau.

Maak een kosten-batenanalyse

Natuurlijk speelt de kostprijs een rol in elke beslissing. Weeg de kosten van een bepaalde maatregel af tegen het voordeel dat u daarmee denkt te bekomen. Denk bijvoorbeeld aan uitgespaarde restauratiekosten, meer tevreden bezoekers, de verwachte stijging van de levensduur van een object of deelcollectie. De meeste erfgoedinstellingen beschikken niet over dergelijk cijfermateriaal, dus probeer het voordeel zo goed mogelijk te omschrijven. Koppel dit aan de missie, visie en doelstellingen van uw organisatie.

Overweeg ook de nadelen verbonden aan een bepaalde maatregel. Bijvoorbeeld: een verankering van een schilderij of beeld tegen diefstal is juist nefast bij brand of wateroverlast, omdat een evacuatie zeer lang zou duren. Dit is wel te verantwoorden als het risico op diefstal beduidend hoger is dan dat op brand of wateroverlast.

Houd ten slotte rekening met de levensduur van elke oplossing.

Beslis

Kies op basis van de risicoanalyse en de kosten-batenanalyse, samen met de betrokken collega's en directie, de meest wenselijke maatregelen voor uw situatie.

Implementeer de maatregelen

Voer de gekozen maatregelen uit, monitor de impact van deze veranderingen en evalueer hun effect.

Deze pagina is gebaseerd op een tekst van Veerle Meul voor Depotwijzer.be. Bronnen: S. Michalski 1990, CCI 1994, R. Waller 1994, R. Waller 1995, R. Waller 2003.

FARO biedt regelmatig de 'Basiscursus Behoud en Beheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief.