Stilstaan is achteruitgaan, en dat geldt ook voor de kennis en de kunde van je medewerkers. Als ze niet regelmatig hun vaardigheden bijspijkeren, kan dat grote gevolgen hebben voor het erfgoed en de erfgoedgemeenschappen. Investeren in de ontwikkeling van je medewerkers is dus geen overbodige luxe. Laat ze leren, groeien en hun deskundigheid doorgeven.

Vooraf: een vormingsbeleid is breder dan het verplichte opleidingsplan

Organisaties met meer dan 20 werknemers zijn door de overheid verplicht een opleidingsplan op te stellen. Maar let op: de overheid definieert 'opleiding' als een doelgerichte leeractiviteit, die zowel formeel als informeel kan zijn. In wat volgt hanteren we het begrip 'vormingsbeleid' als een koepelterm voor een bredere leerstrategie in organisaties. We nemen daarin bijvoorbeeld ook het niet-doelgerichte leren op en pleiten voor een goed onthaalbeleid van stagiairs.

Een breder vormingsbeleid biedt dus een kader waarbinnen je de opleidingsplannen kan uitwerken.

Een vormingsbeleid ontwikkelen

Leren een plaats geven op de werkvloer begint bij het opstellen van een plan voor vorming, training en ontwikkeling (VTO). Maar wat zijn nu de onderdelen van zo’n vormingsbeleidsplan? Ontdek het in dit handige stappenplan. Heb je bijkomende ondersteuning nodig? Neem dan contact op met Jacqueline van Leeuwen.

Stap 1: Bepaal je visie op vorming en verwoord de principes en de uitgangspunten

• Omschrijf waarom leren en ontwikkelen in jouw organisatie belangrijk is. Knoop bijvoorbeeld aan bij de plaats die leren en ontwikkelen inneemt in de missie, visie en doelstellingen van de organisatie.
• Definieer wat je onder vorming verstaat: welke types van leren komen in aanmerking? Gebruik hiervoor de hand-out die je onderaan deze pagina terugvindt.
• Bepaal waar er vormingskansen liggen. Dat kan bijvoorbeeld op basis van een zelfevaluatie van de leerblokkades in je organisatie. Gebruik hiervoor de tool die je onderaan deze pagina terugvindt.
• Maakte je eerder al een competentiemodel voor je organisatie? Geef dan aan aan welke competenties je wil werken.
• Omschrijf de doelgroepen van het VTO-beleidsplan: voor welke medewerkers is het geldig (in het geval je een specifiek VTO-beleid voor één team of type medewerkers schrijft)?
• Beschrijf de verantwoordelijkheden. Wie coördineert?

Stap 2: Beschrijf hoe je nieuwe medewerkers inwerkt

• Leg de inhoud van een introductieprogramma vast. Denk bv. aan uitleg over de organisatie en het functieprofiel, de ICT-afspraken, de veiligheid en de toegang, de gedragscodes …
• Beschrijf hoe de nieuwkomer de eerste maanden verder wordt ondersteund (bv. via mentortrajecten en andere informele initiatieven).
• Leg vast dat je ten laatste drie maanden na de start een functioneringsgesprek organiseert.

FARO maakte voor nieuwkomers in de cultureel-erfgoedsector trouwens een online leerpakket en een verkennerscursus. Verwijs nieuwe medewerkers daar zeker naar door.

Stap 3: Beschrijf hoe je stagiairs opvangt

• Leg de inhoud van een introductieprogramma vast. Denk bv. aan uitleg over de organisatie, de ICT-afspraken, de veiligheid en de toegang, de gedragscodes …
• Beschrijf hoe de stagiair de eerste maanden verder wordt ondersteund (wat verwacht je van een stagementor?).
• Meer info over hoe je stagiairs werft en opvolgt, vind je hier.

(NB: Vormingsinitiatieven van stagiairs worden niet opgenomen in het verplichte opleidingsplan voor de overheid maar maken wel een belangrijk deel uit van het vormingsbeleid in een organisatie.)

Stap 4: Maak afspraken over een gezamenlijk vormingsaanbod voor het team

• Welke interne vormingsmomenten voorzie je (een dag per jaar, geïntegreerd in regelmatige teammeetings, op vraag van medewerkers ...)?
• Organiseer collegagroepen en intervisie, bv. via deze methodiek.
• Hoe bevorder je informeel leren? Ben je bijvoorbeeld van plan om te leren van experimenten, in te zetten op samen ontwerpen ...? (NB: deze vorm van leren valt in de opleidingsplannen van de overheid niet onder de noemer 'opleiding', maar is wel heel belangrijk voor je organisatie).

Stap 5: Bepaal de krijtlijnen van individuele opleidingsplannen 

• Grenzen (tijd en financieel)
• Deelname aan interne vormingen
• Deelname aan externe vormingen
• Opname tijdskrediet 

Tip: FARO maakte een tool voor het analyseren van leervragen van medewerkers.

Stap 6: Beschrijf hoe er (eventueel) internationaal kan worden geleerd

• Maak een overzicht van de mogelijkheden.
• Procedure aanvragen (bv. inzetten op Erasmus+, subsidies competentieontwikkeling cultureel-erfgoedorganisaties via het Departement CJM).

Stap 7: Beschrijf een procedure om intern te delen wat men leerde      

• Kennis- en expertiseborging van externe vormingen.
• Bij afloop van een groter project (evaluatie) – gebruik bijvoorbeeld deze werkvorm.
• Bij vertrek van een medewerker (meer inspiratie vind je in dit stappenplan).   

Stap 8: Richt een werkgroep intern vormingsbeleid op die het plan verder opvolgt

• Samenstelling
• Opdracht
• Frequentie

Investeer dus in een beleid dat de krijtlijnen voor het leren vastlegt. Reserveer jaarlijks een moment om de leervragen van de medewerkers in kaart te brengen en te bekijken hoe ze kunnen worden opgevolgd. Bij een vormingsbeleidsplan hoort immers ook een vormingsactieplan!