Hoe werft u nieuwe gidsen aan?

Rondleiding tijdens de fotosessie in het Museum voor Schone Kunsten, Wiki Loves Art, Gent, België. Romaine via Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Gidsen zijn het visitekaartje van uw organisatie en vaak het enige aanspreekpunt van uw bezoekers. Bovendien wordt de kwaliteit van uw rondleidingen grotendeels bepaald door de capaciteiten van uw gidsen. Maar hoe stelt u een goede gidsenploeg samen? En hoe vindt u de juiste gidsen die ook nog eens de visie van uw organisatie uitstralen? 

Het antwoord op die vragen is op zijn beurt ook weer afhankelijk van een aantal andere vragen:

  • Gaat het om een tijdelijke tentoonstelling?
  • Wilt u de bestaande gidsenploeg verruimen, verjongen, meer divers maken?
  • Hebt u een nieuw museum en wilt u dus een gidsenploeg uitbouwen?

Zoals u zal merken, verwijzen we in wat volgt vaak naar de website van Toerisme Vlaanderen. Toerisme Vlaanderen ontwikkelde de voorbije jaren een ruim aanbod aan ondersteuningsinstrumenten voor een kwaliteitsvolle gidsenwerking en biedt dat materiaal aan op haar website. Voor de sector cultureel erfgoed gebeurde dat onder meer in samenwerking met FARO en Herita. 

Deze drie organisaties zetten eveneens hun schouders onder de workshopreeks Kwaliteit in gidsenwerking. Die helpt verantwoordelijken van organisaties met gidsenwerking om hun team optimaal te laten functioneren. U krijgt er een ruimer beeld van wat werken aan kwaliteit in gidsenwerking allemaal inhoudt.

Nog meer nuttige informatie vindt u ook in andere hoofdstukken van deze Erfgoedwijzer: zie bv. de hoofdstukken 'Diversiteitsbeleid' en 'Medewerkersbeleid'. Aan de slag!

Stap 1 | Maak een document waarin u verduidelijkt waarom u gidsen aanwerft

Hiervoor kunt u vertrekken van een hele reeks vragen. Een paar voorbeelden:

Uiteraard kadert u al deze vragen in het beleid van uw organisatie en verwijst u naar de missie, visie en publiekswerking (doelstellingen, doelgroepen, werkmethodes …).

Omschrijf ook de gidsenwerking die uw organisatie voor ogen heeft. Wat verstaat uw organisatie onder 'kwaliteitsvol gidsen'? Over welke kennis en vaardigheden moeten uw gidsen beschikken? Op welke manier gaat u dit als organisatie toetsen en hoe vaak? Op welke manier wilt u samenwerken met uw gidsen? Hoe kunt en wilt u de ontwikkeling van uw gidsen ondersteunen? Welke opleidingen voorziet u? Welke evaluatiemethodes voorziet u (zie ook: 'Hoe pakt u de evaluatie en opvolging van uw gidsen aan')? Welke omkadering biedt u? Wat verwacht uw organisatie van de gidsen?

Een goed vertrekpunt voor een dergelijk document zijn de tips van Toerisme Vlaanderen over hoe u een missie en visie voor gidsenwerking schrijft. Meer weten over hoe u een  beleidsplan opstelt? Kijk dan hier.

Stap 2 | Bedenk een selectieprocedure

Kandidaten selecteren. Foto: Gerd Altmann via Pixabay

Welk type selectieprocedure u kiest, is ook weer afhankelijk van de vraag waarom uw organisatie (nieuwe) gidsen zoekt. Is het de bedoeling een volledig nieuwe gidsenploeg samen te stellen? Dan zult u gebaat zijn bij een uitgebreide procedure. Zoekt u eerder een aanvullend aantal gidsen voor een tijdelijk event? In dat geval is een beperkte procedure nuttiger en efficiënter.

Win daarom advies in, zowel in uw eigen organisatie als bij ervaringsdeskundigen (zie ook de coaches bij Toerisme Vlaanderen). Vergeet ook niet te rade te gaan bij collega’s uit andere musea (via uw eigen netwerk of alweer via Toerisme Vlaanderen).

Een aantal mogelijke opdrachten of vragen bij een selectieproef:

  • Laat de kandidaat zich voorstellen aan de hand van een voorwerp dat hij/zij meebrengt.
  • Laat de kandidaat zijn/haar inleiding op uw museum/de tentoonstelling vertellen voor een groep van 16-jarigen.
  • Laat de kandidaat vertellen over een van de geselecteerde museumvoorwerpen en laat hem of haar zich richten tot een bepaalde doelgroep en in een bepaalde vertelstijl. Bezorg de kandidaat daartoe op voorhand enkele objectfiches (afbeelding met beschrijving), geef enkele mogelijke doelgroepen en leg vier verschillende vertelstijlen uit. Als aanvullende opdracht kunt u de kandidaat vragen om hetzelfde voorwerp te bespreken voor een andere doelgroep, in een andere vertelstijl.
  • Eenzelfde opdracht kunt u ook ter plaatse geven als improvisatieopdracht, met een nieuw voorwerp. Ook daar kan een specifieke stijl/competentie getoetst worden.
  • Vraag de kandidaat om een situatie aan te halen uit haar/zijn ervaringen die aantoont hoe zij/hij reageerde op …
  • Toets de open, lerende … houding van de kandidaat.

Het is absoluut nodig om samen met de beoordelaars vooraf af te spreken welke beoordelings- en selectiecriteria u wenst te hanteren, en in welke mate ze doorwegen. Dat is van belang zowel voor de sollicitatiebrieven als voor de verschillende proeven.

Stap 3 | Schrijf een vacature en maak ze bekend

Curriculae. Foto: Shari Jo via Pixabay

Op de website van Toerisme Vlaanderen vindt u tal van tips over hoe u een vacature schrijft.

Om de vacature bekend te maken, maakt u best gebruik van meerdere kanalen:

  • uw eigen website en communicatiekanalen;
  • de vacaturerubriek op de FARO-website;
  • via de opleidingscentra die een opleidingsaanbod hebben voor gidsen en reisleiders;
  • via specifieke kanalen die relevant zijn voor uw doelgroep. Zoekt u bv. vooral jonge mensen? Denk dan aan het jeugdwerk, (hoge)scholen en universiteiten. Zoekt u mensen met een migratie-achtergrond? Denk dan aan stedelijke integratiediensten, de regionale zetel of het lokale contactpunt van het Agentschap Integratie en Inburgering;
  • via plaatselijke gidsorganisaties. Informeer hiervoor bij de toeristische dienst van uw gemeente of stad.

Stap 4 | Communiceer met de kandidaten

Geselecteerd! Foto: Amber McAuley via Pixabay

Welke selectieprocedure u ook kiest, het is van belang dat u de kandidaten tijdens elke stap in de selectieprocedure op de hoogte houdt van het verloop van de procedure. 

  • Na ontvangst en selectie van de sollicitatiebrieven meldt u de ontvangst van de brief en bedankt u de kandidaten voor hun interesse. Laat hen ook weten hoe de procedure verder verloopt en geef aan of hun kandidatuur al dan niet weerhouden werd.
  • Nodig geselecteerde kandidaten uit voor een gesprek of proef, en bezorg hen alle informatie en documenten over de voor te bereiden opdrachten.
  • Deel het resultaat van de selectie aan elke kandidaat afzonderlijk mee.

Tot slot ...

Voorzie voldoende tijd om het traject grondig te kunnen doorlopen.