Hoe schrijft u een calamiteitenplan?
Een calamiteitenplan schrijven doet u niet zomaar: u heeft er verschillende expertises bij nodig, u moet op maat werken én ervoor zorgen dat het plan geen dode letter blijft.
Een calamiteitenplan heeft veel inhoud en is dan ook een lijvig document. U kunt een calamiteitenplan op verschillende manieren structureren. Het belangrijkst is dat degene die een noodsituatie opmerkt of het eerst ter plaatse is snel de nodige documenten vindt en op de juiste manier kan ingrijpen.
We reiken u hier een aantal richtlijnen aan. Onderaan vindt u een aantal handleidingen en nuttige documenten. FARO begeleidt regelmatig groepstrajecten rond calamiteitenplanning. Neem contact op indien u interesse heeft om zo'n calamiteitentraject te volgen of te organiseren.
Werk multidisciplinair
Een calamiteitenplan bevat aspecten uit diverse disciplines: brandveiligheid, evacuatieprocedures bij een bommelding, gaslek of ontploffingsgevaar, reageren op agressie, een overval, enz. Het gaat in de eerste plaats over de bedreiging van mensenlevens en dus moet u samenwerken met de veiligheidsdienst van uw erfgoedinstelling (ook wel Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk of IDPBW genoemd) of advies inwinnen bij een externe veiligheidsexpert.
Overleg met brandweer en politie is noodzakelijk bij de uitbouw van een gefundeerd calamiteitenplan. De brandweer kan op maat van het gebouw raad geven in verband met evacuatie. De politie verleent gratis advies voor een goede bescherming tegen diefstal, ook op maat van uw erfgoedinstelling. Als brandweer en politie vertrouwd zijn met het gebouw en de medewerkers, zal de samenwerking in geval van een calamiteit veel vlotter verlopen. Dat is cruciaal, zeker in noodgevallen waarbij kort op de bal moet worden gespeeld.
Levensbedreigende situaties vormen eveneens een bedreiging voor uw collectie. U kunt het calamiteitenplan uitbreiden tot het beheersen van alle schadefactoren: houd niet alleen rekening met brand, water, dieven en vandalen, maar ook met fysische krachten, verontreinigingen, licht en straling, verkeerde temperatuur, verkeerde relatieve vochtigheid, ongedierte en schimmel en informatieverlies. Lees meer hierover in het hoofdstuk 'De tien schadefactoren'.
Werk op maat
Een calamiteitenplan is grotendeels maatwerk omdat de eigenschappen van de bouwschil waarin de collectie wordt bewaard een belangrijke rol spelen. Om zo'n plan uit te werken is inzicht nodig in de 'anatomie' van het gebouw. Is het gebouw in goede conditie? Hoe verloopt de hemelwaterafvoer? Waar bevinden zich de technische installaties? Hoe werken ze en hoe zijn ze afgesteld? De architect en/of technisch assistent van het gebouw kunnen u hierbij helpen.
Een verkenning van het gebouw en zijn mechanismen vergroot het inzicht in zijn sterke en zwakke plekken en de grootste risico's. Het is belangrijk om te weten hoe de installaties werken (verwarming, energiebronnen, brandbeveiliging, beveiliging tegen gaslek, brand- en gasdetectie) en hoe ze reageren bij een defect of alarm.
Inhoud van het calamiteitenplan
Voorzie tussen de overlegmomenten en rondgangen door focustijd voor het schrijven zelf. Bij de downloads vindt u een voorbeeld van een inhoudstafel terug, bij de links een aantal handleidingen voor het schrijven van een calamiteitenplan.
1. Risicoanalyse en preventie
Identificeer en analyseer de risico's voor uw erfgoedinstelling. Verklein ze indien mogelijk met extra preventieve maatregelen.
2. Voorbereiding
Onderneem stappen om uw paraatheid bij een calamiteit te verhogen, bijvoorbeeld door taken en procedures af te spreken. Verzamel de documenten die u nodig hebt als achtergrondinformatie bij een noodsituatie: bv. onderhoudsdocumenten van het gebouw en de nooduitrusting, procedures om te werken met derden, verzekeringen, oefeningen en evaluatie, ...
3. Noodreactie en herstel
Noodreactie en herstel volgen op elkaar en zitten daarom in één handleiding. Het gaat om afzonderlijke bundels per noodsituatie met heldere instructies.
- Alle documenten die u nodig hebt per calamiteit zijn geschikt volgens eenzelfde structuur, om sneller te kunnen reageren. De structuur is visueel makkelijk te onderscheiden door de iconen.
- De teksten zijn opgesteld in directe taal, met imperatieven die vlot lezen, zodat iedereen de instructies juist en snel kan opvolgen. De instructies zijn gebaseerd op een taakverdeling die vooraf is afgebakend. Elke medewerker heeft een duidelijk omschreven taak, zodat bij een noodsituatie alles vlot verloopt.
Het noodreactieplan is de kern van het calamiteitenplan. Het wordt gebruikt tijdens een noodsituatie en tijdens een oefening, terwijl de overige onderdelen de informatie over de voorbereiding bevatten. Die zijn niet nodig bij een noodsituatie/oefening.
4. Revisie
Hier noteert u afspraken met betrekking tot het actualiseren van het plan.
Structuur van het calamiteitenplan
Een calamiteitenplan bestaat uit twee delen:
- Het volledige plan met alle achtergrondinformatie: preventie, voorbereiding, noodreactie en herstel, revisie.
- De bundels met de noodreactie en het herstelplan, per noodsituatie gebundeld en met alle noodzakelijke documenten in elke bundel.
Van de bundels hebben de collectiehulpverleners het best thuis een exemplaar bij de hand.
Oefen en actualiseer
Oefeningen met het plan, zoals een evacuatieoefening, hebben twee voordelen: bij het oefenen kunt u het plan uittesten en waar nodig bijsturen. Hoe meer u oefent, hoe meer het 'ingebakken' zit en hoe vlotter de respons en eventuele evacuatie zullen verlopen.
Een calamiteitenplan heeft regelmatig nood aan actualisering. Denk aan het up-to-date houden van adressenlijsten, contactpersonen, procedures bij een nieuwe tentoonstelling, enz. Een calamiteitenplan is een levend document.
