Noodreactie en herstel bij een stroomstoring en/of technische storing
Aangekondigd of niet, een stroomstoring kan ernstige schade veroorzaken aan het erfgoed. Wat gebeurt er met de diefstal- en vandalismebeveiliging? Werkt het alarm? Is er een noodoplossing voor gevoelig erfgoed dat gewend is aan een stabiel klimaat? Ook zonder een stroomstoring, veelal door gebrekkig onderhoud, kan een defecte installatie voor problemen en schade zorgen.
Bereid u daarom goed voor op een stroomstoring en/of technische storing. Niet alleen op de periode waarin de stroom onderbroken is, maar ook op het afschakelen en opnieuw inschakelen van de elektrische installaties. Als ze automatisch ingeschakeld worden, is er een risico op overbelasting en defecten.
Wat?
Een brown-out is een door de overheid aangekondigde stroomstoring, omwille van energietekorten of bepaalde werkzaamheden. Een black-out daarentegen is een onaangekondigde stroomstoring.
Voorbereiding op een brown-out of black-out
Houd niet alleen rekening met het opvolgen van de vitale elektrische installaties, maar ook met de evacuatie van bezoekers en de mogelijke evacuatie van het erfgoed omwille van een gebrek aan beveiliging en klimaatbeheersing.
Bepaal op voorhand kritische punten, zoals:
- automatisch opengaande deuren, poorten, slagbomen;
- ICT: servers, draadloze netwerken, gsm-masten;
- klimaatinstallatie en koelcel, maar ook verwarming, koeling en ventilatie;
- liften;
- noodtelefoon;
- afvalwaterpompen;
- ...
Besteed aandacht aan volgende punten:
- Zorg voor voldoende zaklampen, gsm's en een radio met opgeladen batterijen voor de collectiehulpverleners.
- Stel vooraf een ploeg samen om in te grijpen bij een brown-out/black-out: laat de samenstelling afhangen van de opdrachten.
- Onderzoek de mogelijkheden om noodgeneratoren in gebruik te nemen of maak vooraf afspraken met bedrijven/erfgoedinstellingen die dezelfde installaties in huis hebben. Overweeg om de collectie bij een lange stroomonderbreking of technische storing te verhuizen naar een andere locatie met goede voorzieningen.
- Bepaal vooraf de plaats van het crisiscentrum en nooddepot. Houd de contacten up-to-date, ook in het noodreactieplan.
- Schrijf alle noodzakelijk uit te voeren opdrachten vooraf uit. Check ook achteraf of de aanpak goed was en breng indien nodig correcties aan.
- Leid de medewerkers op om juist te reageren bij een stroomonderbreking of technische storing.
- Maak afspraken en informeer de medewerkers over de gang van zaken bij een brown-out/black-out en de wijze waarop over een brown-out gecommuniceerd zal worden.
Nuttige formulieren die u in deze noodsituatie nodig hebt, zijn afhankelijk van uw eigen organisatie. Enkele voorbeelden:
- Telformulier evacuatie bezoekers/personeel of aanwezigheidslijst
- Taakverdeling crisisploeg, eerste interventieploeg en collectiehulpverleners
- Lijst met nuttige telefoonnummers
- Lijst met nooddepots/beredderingsbedrijven bij calamiteiten
- Prioriteitenlijst bij evacuatie erfgoed
- Samenstelling en locatie crisiscentrum bij evacuatie erfgoed
- Evacuatieplannen gebouw
Tip
Test als oefening hoe het gebouw zelf reageert bij een volledige stroomonderbreking en onderzoek welke opeenvolgende acties nodig zijn. Tegelijk kunt u nagaan of de noodverlichting voldoende is om het erfgoed te evacueren en hoe lang die precies blijft werken.
Acties bij een brown-out
De dagen ervoor
- Volg de berichtgeving van de overheid over de aangekondigde afschakeling.
- Waarschuw het personeel dat is aangeduid om in te grijpen bij een brown-out en vraag om aanwezig of stand-by te zijn.
- Organiseer geen activiteiten (vergaderingen, bezoeken, rondleidingen, ...) op dagen waarop een een brown-out wordt aangekondigd en last geplande activiteiten af.
- Informeer tijdig en via alle mogelijke kanalen het personeel en klanten/gebruikers van het gebouw dat er geen activiteiten plaatsvinden.
Op de dag zelf
- Zorg dat voor de afschakeling:
- alle activiteiten afgelopen zijn;
- de gebouwen ontruimd zijn;
- de toegang tot de gebouwen afgesloten is;
- de servers uit dienst zijn genomen;
- de medewerkers bij het afschakelplan ter plaatse zijn.
- Blijf ter beschikking voor vragen.
- Laat u informeren over de opstart van de installaties.
- Controleer bij de opstart of alle installaties effectief opnieuw functioneren.
Acties bij een black-out
1. Alarmeer
- Schakel indien veilig alle in de ruimte aanwezige elektrische apparatuur (ook computers) uit en haal de stekkers uit stopcontacten.
- Verlaat de ruimte via de dichtstbijzijnde (nood)uitgang en neem indien mogelijk een zaklamp mee.
- Verleen assistentie: help andere medewerkers en bezoekers in de buurt.
- Als het te donker is om u veilig te verplaatsen, blijf dan in de ruimte waar u bent en wacht op hulp.
- Gebruik geen vuur om licht te maken (brandgevaar).
- Kom onmiddellijk samen met de medewerkers op een afgesproken plaats (bv. verzamelplaats in noodsituaties).
- Controleer of er voldoende medewerkers aanwezig zijn voor het uitvoeren van de afgesproken maatregelen bij een stroomstoring en contacteer indien nodig extra medewerkers.
- Controleer of er voldoende collectiehulpverleners zijn voor het opvolgen van de elektrische installaties en de evacuatie van het erfgoed.
2. Veiligheid eerst
- Start eerst de evacuatie van de bezoekers en medewerkers. Als er een lift is, besteed dan de nodige aandacht aan het evacueren van bezoekers/medewerkers uit de lift.
3. Verdere acties wanneer de locatie veilig is
- Laat de ingangen bewaken, zodat er geen onbevoegde personen toegang krijgen tot de gebouwen.
- Meet hoe het gesteld is met het binnenklimaat in cruciale ruimtes.
- Overweeg of het noodzakelijk is om gevoelig erfgoed te evacueren naar een nooddepot. Is dat het geval, start dan de nodige voorbereidingen. Bepaal welke voorwerpen moeten verhuizen naar het nooddepot of het crisiscentrum.
4. Zet een crisiscentrum op
- Zorg dat u met elkaar kunt communiceren.
- Afhankelijk van de noden verhuizen de collectiehulpverleners het erfgoed naar het crisiscentrum in de omgeving van het depot of een andere instelling met de nodige specifieke installaties (nooddepot waarmee vooraf afspraken zijn gemaakt).
5. Stabiliseer het gebouw
- Laat het afschakelplan dat werd voorbereid, uitvoeren door de bevoegde medewerkers. Voor het afschakelen en opstarten van laagspanningsborden is een specifieke opleiding nodig.
- Laat na het terugkomen van de spanning de installaties opnieuw inschakelen door de opgeleide medewerkers.
- Controleer of alle installaties opnieuw naar behoren functioneren en geef de informatie door. Het gaat o.m. over automatische deuren, elektrisch bediende poorten, branddetectie, inbraakalarm, klimaat- en verwarmingsinstallaties, afvalwaterpompen, ICT, ...
- Laat u informeren over de opstart van de installaties.
6. Evacuatie van het erfgoed
- Evacueer de voorwerpen met de collectiehulpverlener volgens de volgorde van de prioriteitenlijst.
- Registreer alle verplaatsingen met behulp van het evacuatieformulier voor de voorwerpen. Beperk het administratieve werk tot het minimum. Breng vooral de voorwerpen in veiligheid (zie later).
7. Herstel
- Houd bij welke voorwerpen eventueel beschadigd zijn en welke een behandeling nodig hebben: waar, datum, nodige ingrepen, standplaatsregistratie.
- Evalueer de stabiliteit van het binnenklimaat.
- Plaats de voorwerpen terug op hun vaste standplaats als de situatie terug normaal is.
- Registreer alle bewegingen in het collectie-informatiesysteem.
