Hoe werkt u duurzaam digitaal?

Digitale duurzaamheid gaat over het op lange termijn toegankelijk houden van digitaal en gedigitaliseerd erfgoed. Snelle technologische veranderingen zijn kenmerkend voor de digitale wereld. Hardware en software verouderen snel. Wie kan er tegenwoordig nog grote of kleine floppy's lezen? Toch werd dit medium in het verleden heel vaak gebruikt om gegevens op te slaan. Het is dus belangrijk om van meet af aan goed na te denken over de vorm waarin u uw digitale data voor de toekomst wil bewaren. Gelukkig zijn er tools die u daarbij helpen.

Back-ups maken

Digitale gegevens zijn erg kwetsbaar en het verlies ervan komt meer voor dan u denkt: bestanden die per ongeluk gewist worden, bestanden die onleesbaar worden, besmetting door een virus, enz. Een reservekopie of back-up van uw collectie-informatiesysteem is noodzakelijk om informatieverlies te vermijden.

Tips & tricks

Back-up maken op een andere medium. Foto: markusspiske via Pixabay
  • Maak minimaal één keer per week een back-up.
  • Automatiseer het maken van back-ups met speciale software.
  • Bewaar uw back-ups op een plaats die veilig is bij brand en overstroming.
  • Bewaar altijd een of twee back-ups (bij voorkeur twee recente) buiten uw instelling.
  • Gebruik eventueel onlineback-up, in de cloud. Zo worden de belangrijke data op internet opgeslagen.
  • Maak goede afspraken bij een back-upstrategie. Wie verantwoordelijk is, moet een lijst bijhouden met het tijdstip en de bewaarplaats van de back-ups.
  • Raadpleeg de CEST-richtlijnen voor de digitale bewaring van 3D-objecten in erfgoedcollecties.

Grotere instellingen met een eigen netwerk hebben een centrale computer met twee of meer harde schijven. De ene is een perfecte kopie van de andere.

Kleinere instellingen kunnen een externe harde schijf of usb-stick gebruiken. Een cd of dvd is niet geschikt voor bewaring op lange termijn.

Kwaliteitscyclus digitaal erfgoed

Digitaal Erfgoed Nederland (kortweg DEN) ontwikkelde een kwaliteitstool om alle aspecten die een rol spelen bij het duurzaam bewaren en ontsluiten van uw digitale collectie in kaart te brengen. Door vooraf over het hele proces na te denken kunt u risico's ondervangen of verkleinen, efficiënter omgaan met uw middelen en afgewogen keuzes maken.

Digitaal erfgoed duurzaam bewaren en ontsluiten begint bij het maken van beleid. En dat begint met het maken van plannen voor de uitvoering van de digitalisering en eindigt met de evaluatie van het hele proces. De vier stappen vormen samen de 'Kwaliteitscyclus Digitaal Erfgoed', waarin beleid en praktijk elkaar voortdurend beïnvloeden.

Scoremodel: ontsnap uit het digitale mijnenveld

Digitale duurzaamheid is een zorg van elke organisatie die tijd en geld investeert in het bewaren van digitale bestanden. Maar digitale bestanden zijn kwetsbaar: hardware veroudert, bij het kopiëren van bestanden worden fouten gemaakt, bestandsformaten zijn in de toekomst misschien niet meer leesbaar enz. Bovendien kunnen menselijke fouten de integriteit van digitale bestanden aantasten.

Het bekende spel Mijnenveger. Foto: Tornado0910 via Wikimedia Commons, BY SA 4.0

Het scoremodel gidst u door dit mijnenveld van risico's en bedreigingen. Het resultaat is een rapport dat de sterke en zwakke punten van uw digitale huishouding in kaart brengt. Waar mogelijk krijgt u aanbevelingen om risico's te verkleinen. Die worden gegroepeerd in zeven clusters.

Belangrijk is dat u de risico's stelselmatig aanpakt. Tracht eerst voor elke cluster buiten de rode zone te geraken. Door enkele gerichte maatregelen kunt u de grootste bedreigingen vaak snel verhelpen. In een volgende fase kunt u minder urgente maatregelen nemen. Zo groeit de veiligheid van de digitale opslag stelselmatig, tot u een bevredigend veiligheidsniveau bereikt.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.