Onderaan bij de downloads vindt u heel wat nuttige voorbeelden en formulieren.

Conditie van de bouwschil

• Kijk het gebouw na of laat het nakijken op bouwkundige gebreken. Indien het erfgoed is gesitueerd in een historisch gebouw of een kerk, kunt u hiervoor lid worden van Monumentenwacht. 
• Zorg voor een goede hemelwaterafvoer om waterschade te vermijden.
• Maak een overzicht van de zwakke plekken op een plan.
• Leg vast en houd bij wie u moet contacteren bij schade en wie de verantwoordelijkheid heeft.
• Berg reinigingsproducten en ontvlambare stoffen zorgvuldig op.
• Haal dagelijks vuilnis weg.
• Las een verbod in op eten en drinken in het depot en roken in het hele gebouw.
• Reinig de legplanken en ruimtes regelmatig.

Verbouwingswerken

• Een gepland en gedocumenteerd onderhoud van het gebouw is noodzakelijk voor om op lange termijn na te denken over preventie tegen waterschade, brand, diefstal, vandalisme en biologische aantasting. Hou een lijst bij waarbij het onderhoud van het gebouw wordt opgevolgd. Zie voorbeeld: onderhoud gebouw.
• Zorg in de depotwerking voor een regelmatige controle van alle ruimtes, met aandacht voor de riscozones.
• Zorg voor aanvullende voorzorgsmaatregelen bij verbouwingswerken. Zo bestaan er wettelijke bepalingen rond 'werken met derden'. Deze documenten bevatten onder andere een vuurvergunning (voor laswerken), een intern reglement voor werken en informatie-uitwisseling. Verder kunt u nog specifieke documenten uitwerken zoals een werktoelating hoogspanning, werkoverleg elektrische installaties en algemene bepalingen waaronder de verplichting tot aanmelding, het rookverbod en verbod tot het gebruik van alcohol. 

Veiligheidsprocedures

• Naast een brandalarm kunt u best ook andere alarminstallaties plaatsen voor waterdetectie, gasdetectie en inbraak. Het inbraakalarm staat best in verbinding met de politie, het brandalarm met de brandweer. U kunt het ook verbinden met een meldkamer.
• De politie geeft gratis advies over een beveiliging van het gebouw tegen inbraak. Laat u bijstaan in verband met een geschikte verlichting. Bomen of struiken rond het gebouw zijn onveilig want perfecte verstopplekken. Voor het omhakken van bomen heeft u een kapvergunning nodig. Beschermde bomen mag u uiteraard niet omhakken: vraag hierover raad aan uw erfgoedconsulent bij het agentschap Onroerend Erfgoed.
• Leid het personeel op in het observeren van verdacht gedrag.

Terrorisme

• Overweeg of uw erfgoedinstelling het doelwit kan zijn voor een terroristische aanval. Collecties met militaria of opgezette dieren (experimenten met dieren) zijn dergelijke voorbeelden.
• Vraag hierover raad aan de politie. 
• Wees alert voor verdachte pakjes of een verdacht voertuig, werk hierover noodprocedures uit en onderhoud ze. Zie: Noodreactie en herstel bij een bommelding/verdacht pakje.

Uitrusting

Toets de uitrusting aan de risico's op brandschade, waterschade, inbraak, enz. Zie het voorbeeld 'Depotuitrusting en risico's' onderaan.

Onderhoud van de uitrusting

• De controle van de uitrusting is niet alleen belangrijk om een calamiteit te vermijden, maar ook om zeker te zijn dat alles functioneert bij een noodsituatie. De controle van de uitrusting moet in het onderhoudsplan zitten.
• Een voorbeeld van een dergelijke lijst vindt u terug bij de downloads: 'Onderhoud depotuitrusting'.

Ontvlambare chemicaliën of materialen

Beperk de opslag van ontvlambare vloeistoffen tot het minimum. Indien u ze toch nodig hebt, maak dan gebruik van een kast, specifiek bedoeld voor het opbergen van solventen en ontvlambaar materiaal. Houd u aan de regels voor maximum opslag.

Fotografisch materiaal kan sterk ontvlambaar zijn: sla dit afzonderlijk en veilig op in bakken en in geschikte klimatologische omstandigheden, en bij voorkeur weg van gebouwen met een andere functie.

Veiligheid van de rekken

Volgende vragen zijn een hulpmiddel bij het evalueren van de veiligheid van de rekken in een noodsituatie. 

• Zijn alle rekken goed ondersteund en staan ze stabiel?
• Zijn ze verroest of is er kans op corrosie?
• Is er een mogelijkheid om vrij te rollen?
• Zijn er waterbronnen boven de collecties?
• Bevinden de legplanken zich op minimum 1,5 cm boven de grond?
• Zijn de doorgangen vrij of verhinderd door ander materiaal?

Brandvrije en waterbestendige opslag

Neem voor specifiek materiaal, dat gevoelig is voor brand of waterschade, specifieke maatregelen. Bewaar dit bijvoorbeeld in een brandkast.

ICT-veiligheid

• Consulteer de informaticadienst en werk een calamiteitenplan uit voor de data.
  • Zorg dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van de software en data op goedgekeurde media.
  • Ex situ opslag is essentieel: zorg voor een veilige locatie waar er geen risico is op brand, wateroverlast, …
  • Zorg voor back-ups uit verschillende bronnen om te vermijden dat bij een defect alle gegevens verloren zijn.
  • Controleer regelmatig de integriteit van de gegevens.
• Houd cruciale data bij voorkeur bij op meer dan één type software om risico's op verlies door virussen of defect te vermijden. Antivirussoftware is de beste bescherming tegen virussen. Maak ook gebruik van clean emergency start up discs op elke pc, voor een reboot na een virusaanval.
• Netwerkveiligheid is complex en technisch: zoek professioneel advies tegen virussen, toegangscontrole, het verzekeren van de menu's en back-up power supplies. Soms zijn firewalls nuttig.

Taakverdeling

• Zorg voor een duidelijke taakomschrijving van de medewerkers en leid hen hierover op. Het is essentieel dat iedereen vertrouwd is met zijn taken om een vlot verloop van de evacuatie te garanderen. Het oefenen van het calamiteitenplan kan hierbij helpen.
• Bij een calamiteitenplan voor evacuatie zijn drie ploegen actief:
  • De crisisploeg of de bedrijfshulpverleners: de coördinatoren die zorgen voor het vlotte verloop van de evacuatie, de veiligheid en de beveiliging.
  • De eerste interventieploeg: de uitvoerders die helpen bij de evacuatie, beginnende branden blussen, ...
  • De collectiehulpverleners voor de evacuatie van het erfgoed: de depotmedewerkers of collectiebeheerders die vertrouwd zijn met de collectie en met art handling in noodsituaties.
• Duid ook een persverantwoordelijke/communicatieverantwoordelijke aan voor de communicatie met de media.
• Houd een lijst bij met de contactgegevens per ploeg en houd deze actueel.
• Zie voorbeeld bij de downloads: 'Taakverdeling'.

Rampenmelding

• Meld op duidelijke plaatsen in het gebouw korte en makkelijk te volgen procedures om het alarm in te schakelen.
• De calamiteitenwijzer, uitgewerkt door het voormalige Instituut Collectie Nederland (nu Rijksdienst Cultureel Erfgoed) is hiervan een voorbeeld.

Waarschuwingslijst

• Stel een cascadelijst op van de te contacteren personen in geval van nood. U kunt kiezen voor de cascadelijst volgens de hiërarchie van de te contacteren personen of volgens afstand van de woonplaats tot de site: wie het dichtstbij woont, wordt eerst gecontacteerd.
• Vermeld de kantoortelefoonnummers, het departement en de functie.
• Vermeld ook de privé-telefoonnummers en de gsm-nummers van het crisisteam.
• Geef aan het personeel dat buiten de kantooruren werkt deze lijst mee met korte instructies over de taakverdeling.
• Zoek een middenweg in het aantal te contacteren personen, te veel is niet goed.

Verbinding met noodhulp

Overhandig een lijst met de sleutelhouders, hun adressen en telefoonnummers aan de lokale politie, maar houd rekening met het feit dat dit niet mag botsen met organisatorische veiligheid betreffende rechtstreeks contact met de nooddiensten. Deze lijst kan ook nuttig zijn voor andere diensten (bv. externe veiligheidsbedrijven).

Opleiding en evaluatie calamiteitenplan

Vermijd dat alle info is opgeslagen in het hoofd van één persoon. Organiseer op regelmatige basis een opleiding over de hele inhoud van het calamiteitenplan: hoe evacueren, alarmmeldingsprocedure, noodplan voor evacuatie van de mensen. Vergeet niet de nieuwe medewerkers op te leiden en organiseer ook een opleiding in het herstel van de informatica. 

Overleg met de verantwoordelijke van het gebouw en de veiligheidsdienst hoeveel opleidingen u door het jaar zal organiseren. Maak een onderscheid tussen:

• tabletopoefeningen (ook wel droge oefeningen genoemd) waarbij u rondom de tafel zit, overlegt over de aanpak van een bepaald probleem en het plan samen doorneemt;
• oefeningen met bezoekers en met de brandweer;
• oefeningen zonder bezoekers en met de brandweer/zonder brandweer;
• specifieke oefeningen voor de evacuatie van personen;
• specifieke oefeningen voor evacuatie en bereddering van het erfgoed met dummies (indien mogelijk bijvoorbeeld nat materiaal, complexe formaten, ...).

Rampen gebeuren vaak na de kantooruren en kunnen dus worden opgemerkt door buurtbewoners, poetspersoneel, ... Geef hen indien mogelijk eveneens een korte opleiding op basis van de initiële actie: alarmeren.

Het is essentieel regelmatig te oefenen en ook de externe diensten erbij te betrekken: zo raakt u meer vertrouwd met de taken en procedures en kunt u het plan evalueren en bijsturen.

Opleiding voor alle medewerkers

•  Maak alle medewerkers vertrouwd met:
  • de procedures voor het inschakelen van het alarm en de evacuatie van het gebouw, de nooduitgangen, verzamelpunten, en de verantwoordelijke voor de controle van evacuatie van bepaalde ruimtes;
  • het veilig en doeltreffend gebruik van brandblussers. Laat hen nooit een brand blussen als de eigen veiligheid in gevaar is;
  • het geschreven calamiteitenplan, hun eigen rol en verantwoordelijkheden en waar de nooduitrusting is opgeslagen;
  • de verantwoordelijke van het gebouw en de veiligheid van de uitrusting, en procedures voor het melden en het opvolgen van problemen.
• Organiseer op regelmatige basis opfrissingscursussen. 

Jaarlijkse opleiding van de crisisploeg

• Zij krijgen een meer gedetailleerde opleiding over de taakverdeling en de taakbeperkingen.
• Deze opleiding moet informatie bevatten over de directe aanpak en een gedetailleerde rondgang van het gebouw. Ook de crisisploeg moet oefenen met een simulatie van een calamiteit om beter vertrouwd te raken met de procedures en vaardigheid te ontwikkelen om te coördineren in een stresstoestand. 

Jaarlijkse herziening van de taken van de crisisploeg en de handleidingen met de procedures

Controleer regelmatig (elke vier maanden) de updates, signeer en dateer ze.

Nooduitrusting

Noodreactie- en herstelplan

Zorg dat er voldoende kopieën bewaard worden van het noodreactie- en herstelplan (instructiebundels per calamiteit) op strategische plaatsen, waarvan minstens een kopie bij de nooduitrusting of calamiteitenkit.

Calamiteitenkit

• Bewaar alle materialen samen en afhankelijk van de grootte van het gebouw op meerdere veilige, gemakkelijk toegankelijke plaatsen.
• Test het materiaal regelmatig uit: test elke vier maanden en houd een lijst bij met wie heeft gecontroleerd en de datum van de controle.
• Minimum inhoud: waterproof handschoenen, katoenen handschoenen, maskers, laarzen, helmen en zaklampen.
• Meer uitgebreid: volgens de behoeften van uw erfgoedinstelling.
• Zie het document 'Checklist nooduitrusting' bij de downloads.

Regelmatige herziening en controle van veiligheidsmateriaal

De regelmaat wordt bepaald door de instructies van de producent, houd hiervan een logboek bij.

Evacuatieplan

• Vraag de evacuatieplannen per verdieping aan de veiligheidsdienst. Het is wettelijk verplicht deze op te hangen in een gebouw dat toegankelijk is voor het publiek.
• Indien u dit niet hebt, stel dan zelf per verdieping een plattegrond op met aanduiding van:
  • de uitgangen en nooduitgangen,
  • de vluchtwegen,
  • de locatie van de brandmelders, brandblussers, brandhaspels en branddekens,
  • korte instructies over de actiepunten in een noodsituatie.

Deze evacuatieplannen heeft u nodig voor de noodreactie- en herstelplannen.

Verzekering

Overleg indien mogelijk met uw verzekeraars om te informeren naar:

• Het doel van de verzekering: wat precies is verzekerd en voor welk bedrag?
• Hoe realistisch de waardetoekenning van het erfgoed is. Waardevol/uniek materiaal heeft een afzonderlijke verzekering nodig.
• Stel een begrenzing aan de waardetoekenning van de voorwerpen.
• Bepaal het maximum aan uitgaven dat de crisismanager mag uitgeven bij een calamiteit;
• Is er een extra verzekering nodig voor tijdelijke opslag of accommodatie voor personeel?
• Is er een extra verzekering nodig om de gehuurde nooduitrusting te financieren?
• Is er extra verzekering nodig om het personeel te dekken dat buiten de kantooruren werkt bij een calamiteit?

Contacteer de verzekeraars zo snel mogelijk na de ramp. Leg vooraf vast wie de verzekeraars zal contacteren. Is dit de verantwoordelijke van het gebouw of de financiële dienst?

Prioriteiten voor herstel

Een prioriteitenlijst is nodig om de topstukken eerst veilig te stellen en dus zo snel mogelijk zo veel mogelijk van de totale waarde te vrijwaren. Dit betekent niet altijd dat u de meest waardevolle stukken als eerste evacueert, het kan ook betekenen dat u daarvoor een hogere graad van beveiliging voorziet. Indien een calamiteit plaatsvindt in één bepaalde ruimte (bv. waterschade), dan moet u uiteraard alle stukken uit die ruimte evacueren. Zie het voorbeeld 'Prioriteitenlijst' bij de downloads.

• Bespreek vooraf met alle betrokkenen en ook met de experts welke stukken het meest waardevol zijn. Bepaal ook vooraf de criteria waarop u zich baseert.
• Na de ramp moet u bepalen wat gered kan worden en wat verloren is.
• Stel vervolgens binnen de groep die gered kan worden prioriteiten naargelang de (erfgoed)waarde, de uniciteit, de functie en de fragiliteit van het materiaal.
• Bij de prioriteitenlijst hoort ook informatie in verband met de standplaats, het hanteren en transport van de stukken. Het is handig vooraf op een plattegrond met de aanduiding van de rekken de standplaats van de meest waardevolle stukken aan te duiden. Besef wel dat dit ook een risico op diefstal inhoudt, zorg dus voor een veilige bewaring van dit document.
• Het is ook mogelijk om met fluorescente kleurenlabels de meest waardevolle stukken op de rekken of dozen aan te duiden. Test wel uit of de kleuren nog goed zichtbaar zijn bij noodverlichting. Houd de betekenis van de codes enkel voor de collectiehulpverleners wegens het gevaar voor diefstal.

Tijdelijke opvang

Zorg voor een lijst met mogelijke nooddepots, maak vooraf afspraken met de instelling en controleer regelmatig of het nooddepot nog bestaat. Het is ook mogelijk om hiervoor een abonnement af te sluiten met een commerciële partner, die steeds de juiste infrastructuur en uitrusting ter beschikking heeft.