Bent u op zoek naar een externe ruimte om meer plaats te creëren voor uw collectie? Of heeft u een tijdelijk onderkomen nodig voor uw erfgoed omwille van een calamiteit of grote werken aan depot- of expositieruimte?

Publieke nood- en transitdepots

Een paar provincies en regio's hebben geïnvesteerd in een nood- en transitdepot voor de kortetermijnopslag van erfgoed. Informeer of en onder welke voorwaarden uw erfgoed er terecht kan:

• Provinciaal Erfgoedcentrum Ename
• Provinciaal onroerenderfgoeddepot PIVO Asse
• Preservation Hall Sportimonium 
• Depot Potyze voor Ieper en de regio CO7
• Depot Trezoor voor Kortrijk en de regio Zuid-West-Vlaanderen

Depotruimte te huur

Meer en meer bedrijven verhuren depotruimte voor kunst- en erfgoedvoorwerpen. Zij bieden u een uitermate flexibele oplossing: u kunt er meestal terecht voor de korte en/of voor de lange termijn, met één voorwerp of met hele collecties. Meestal bieden deze bedrijven ook een aanvullende dienstverlening. Zo kunnen ze bijvoorbeeld op uw vraag het collectiebeheer, het transport en/of de restauratie van de objecten op zich nemen. Bovendien hebben sommige bedrijven ervaring met het beredderen van een calamiteit.

Wanneer u op de privémarkt depotruimte wil huren en prijzen wil vergelijken, stelt u het best zo snel mogelijk uw noden en eisen scherp. Daarvan hangt immers veel af. Stel uzelf de volgende vragen:

• Wat is de periode waarvoor u depotruimte wenst te huren?
  • Firma's geven meestal kortingen bij langetermijnengagementen.
     
• Wat is het gewenste volume aan opbergruimte (in m² of m³)? 
  • Wilt u één afzonderlijk stuk of volledige collecties een nieuw onderdak geven?
  • Welke stukken kunt u extern stockeren en welke houdt u liever dichtbij of gaan meteen naar een restaurator?
  • Hoe moeten de voorwerpen worden opgeborgen? Kunnen ze in de hoogte op rekken gestapeld worden, zodat het aantal m² verlaagd kan worden?
     
• Aan welke eisen moet de depotruimte voldoen? Dit houdt rechtstreeks verband met welke collecties u in het depot wil onderbrengen en hun gevoeligheden.
  • Voldoet een wind- en waterdichte ruimte?
  • Wat is de onder- en bovengrens voor de temperatuur en welke schommelingen vindt u aanvaardbaar?
  • Wat is de onder- en bovengrens voor de relatieve vochtigheid en welke schommelingen vindt u aanvaardbaar?
  • Volgt de verhuurder de temperatuur en relatieve vochtigheid op?
  • Kunt u zelf de temperatuur, relatieve vochtigheid en dergelijke opvolgen?
    • Vraag bv. een maandelijkse uitdraai van het klimaatmonitoringsysteem als een stabiele temperatuur en relatieve vochtigheid belangrijk zijn voor het behoud van uw collectie.
    • Of installeer zelf draadloze dataloggers om het binnenklimaat op afstand te monitoren. Mogelijk moet u hiervoor toegang krijgen tot het wifinetwerk van de verhuurder.
  • Welke verlichting is er in de depotruimte en wanneer brandt ze?
  • Welke maatregelen moeten er minimaal zijn wat de brandveiligheid en inbraakbeveiliging betreft? 
  • Welke maatregelen moeten er minimaal zijn inzake de monitoring en de bestrijding van ongedierte?
    • Hoe voorkomt de verhuurder contaminaties tussen verschillende collecties?
       
• Welke depotfaciliteiten heeft u nodig?
  • Moet de depotruimte beschikken over palletrekken, gaaswanden voor schilderijen of ander specifiek meubilair?
    • Werkt men met kunststof pallets of tegen ongedierte behandelde houten pallets?
  • Wenst u de voorwerpen/collecties al dan niet (deels) verpakt te stockeren?
• Kan een gezamenlijke opslag of wilt u een aparte opslag voor uw collectie?
  • Een gezamenlijke opslag zal in de meeste gevallen goedkoper zijn, maar een goed standplaatsbeheer is zeer belangrijk.
  • Een aparte opslag vermindert bv. de risico's op contaminatie (ongedierte- of schimmelaantasting die van één collectie op een andere overgaat) en stelt u in staat om een bezoekerslijst op te vragen.
     
• Hoe vaak zult u de voorwerpen/collecties raadplegen?
  • Hoe verloopt dit? Krijgt u op aanvraag toegang tot het depot of zijn er vaste dagen waarop u de stukken kunt raadplegen?
  • Wie manipuleert de voorwerpen en zijn er al dan niet extra kosten aan verbonden wanneer de verhuurder dit doet?  
  • Is er een werk- of consultatieruimte bij het depot?
  • Hoe moeten standplaatswijzigingen worden bijgehouden en doorgegeven?
     
• Wat is voor u de maximale afstand tussen de instelling en het gehuurde depot?
   
• Over welk budget beschikt u?
  • Een geschikte depotruimte huren is vaak niet goedkoop. Zeker op langere termijn kan het bedrag aardig oplopen.
  • Hoe hoger de gestelde eisen, hoe hoger meestal ook de prijs: kunt u al de vooropgestelde eisen motiveren?

Wat met de verzekering van de voorwerpen in het gehuurde depot? Beschikt de verhuurder over een (minimale) verzekering of moet u zelf een (bijkomende) polis afsluiten? Hoe is de aansprakelijkheid geregeld?

Tips

Vraag telkens het zogenaamde facility report op waaruit de opslagcondities moeten blijken en organiseer een plaatsbezoek aan de weerhouden offertes.

De meeste firma's die depotruimte voor kunst- en erfgoedcollectie verhuren bieden in huis ook extra services aan, zoals het uitvoeren van restauraties, de opmaak van conditierapporten, het registreren en fotograferen van voorwerpen, het verpakken en transporteren van objecten. Als u hiervan gebruik wilt maken, neemt u de prijzen van deze services het best ook apart mee in uw prijsvergelijking.

Meer weten?

Wenst u een overzicht van firma's die depotruimte voor kunst- en erfgoedcollecties verhuren? Contacteer dan een van onze adviseurs behoud en beheer.

Deze tekst werd geschreven door Annelies De Mey voor Depotwijzer.be.