Een vrijwilligersbeleid, hoe begint u eraan?

Vrijwilligers van de Erfgoeddagactiviteit in het landbouwmuseum ‘De Nostalgie’ in Uikhoven

Wat is een geslaagd vrijwilligersbeleid?

Een vrijwilligersbeleid staat natuurlijk niet los van een organisatie. Bovendien zijn er maatschappelijke tendensen en juridische aspecten waarmee u best rekening houdt. Een checklist zet u op weg.

Check 1: Bent u op de hoogte van de belangrijkste tendensen in het vrijwilligersbeleid?

De Engelse onderzoekster Katharine Gaskin bedacht acht krachtlijnen voor eigentijds vrijwilligerswerk, samengevat als 'Flexivol' (Flexibility, Legitimacy, Ease of access, Xperience, Incentives, Variation, Organisation, Laughs). Dit letterwoord speelt in op nieuwe tendensen in het vrijwilligerswerk en op de verwachtingen van vrijwilligers. In de brochure De 5 v's van het vrijwilligerswerk leest u meer over dit Flexivol-model (p. 11).

Check 2: Bent u in orde met de regelgeving over vrijwilligerswerk?

Naast de bredere maatschappelijke context, is er ook een wetgevend kader. Hebt u bijvoorbeeld al van de Vrijwilligerswet gehoord? Die wet bepaalt wie waar mag vrijwilligen, maar ook hoe goed u beschermd bent als vrijwilliger. Op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vindt u alle informatie in een notendop terug in de publicatie Slim vrijwilligen.

Check 3: Waarom wil uw organisatie met vrijwilligers werken?

Wanneer u een vrijwilligersbeleid uitbouwt, is het noodzakelijk dat u vertrekt van een krachtige visie. Zo’n visie omschrijft wat de meerwaarde is van de vrijwilligers voor uw organisatie en, omgekeerd, hoe u met vrijwilligers wil omgaan en welke waarden u wil uitdragen in uw vrijwilligersbeleid. Dikwijls brengen vrijwilligers immers bijkomende (complementaire) vaardigheden of kennis mee. Omgekeerd verwachten ze van de erfgoedorganisatie waardering, verbinding met andere mensen en met erfgoed dat ze koesteren, zich nuttig voelen, mogen bijleren …

Check 4: Hoeveel mensen en middelen kan uw organisatie vrijmaken om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen?

Vrijwilligers werken vaak gratis, maar een vrijwilligersbeleid kost geld en tijd. U moet uw vrijwilligers immers voldoende ondersteuning en vorming kunnen bieden. Het is daarom belangrijk om een begroting op te stellen waarin u vastlegt hoeveel budget er jaarlijks beschikbaar is voor het vrijwilligersbeleid. 

Check 5: Wat loopt er goed en minder goed in uw huidige vrijwilligersbeleid?

Met een sterke visie beschikt u over een krachtig vertrekpunt om uw vrijwilligerswerking op de sporen te zetten. Maar een omkadering alleen is niet voldoende. Elke fase die een vrijwilliger doorloopt, vraagt immers om een doordachte aanpak op maat.

Een zinvol vrijwilligersbeleid

Foto: Susan Holt Simpson via Unsplash

Een vrijwilligersbeleid houdt maar steek als uw erfgoedorganisatie perfect weet waarom ze met vrijwilligers wil werken. Dat betekent dus ook dat u zal moeten nadenken over wat de organisatie de vrijwilligers te bieden heeft én welke richting ze wil uitgaan. 

Een zinvol vrijwilligersbeleid geeft aandacht aan de vijf v’s. Dat zijn de vijf fases die elke vrijwilliger doorloopt binnen een organisatie:

  1. Vind: zoektocht en selectie van vrijwilligers
  2. Verwelkom: onthaal en informatie
  3. Versterk: begeleiding en motivering
  4. Verbeter: evaluatie en feedback
  5. Vertrek: afscheid en waardering

Vind: zoektocht en selectie van vrijwilligers

Hoe vindt u voldoende vrijwilligers voor uw organisatie, nu maar ook in de toekomst? En hoe zorgt u er dan voor dat dit de juiste vrijwilligers zijn? Hoe pakt u dat systematisch aan? Hoe doet u dit vandaag en hoe kan het in de toekomst flexivoller aangepakt worden? 

Verwelkom: onthaal en informatie 

Een goede verwelkoming en een goede eerste indruk zijn belangrijk. Vrijwilligers die zich welkom voelen, blijven langer gemotiveerd. Bekijk dus hoe u dit in het verleden deed en hoe u het in de toekomst wil aanpakken. Denk er ook over na hoe dit zo flexivol mogelijk kan. 

Versterk: begeleiding en motivering 

Zodra een vrijwilliger weet wat van hem of haar verwacht wordt, kan hij of zij in principe aan de slag binnen uw erfgoedorganisatie. U kunt er echter niet van uitgaan dat iedere nieuwe vrijwilliger over voldoende ervaring beschikt om zomaar aan de slag te gaan. Hoe begeleidt u de nieuwe vrijwilligers? Hoe coacht u hen? Hoe zorgt u ervoor dat oude en nieuwe vrijwilligers samen bijdragen aan het verwezenlijken van de missie? Hoe houdt u best rekening met het Flexivol-model?

Verbeter: evaluatie en feedback 

Verbeteren is iets wat vaak achterwege gelaten wordt in een vrijwilligersbeleid. Het is nochtans belangrijk voor een goede werking van uw organisatie én voor de motivatie van uw vrijwilligers. Hoe pakt u dit aan binnen uw erfgoedorganisatie? 

Vertrek: afscheid en waardering

Zonder evaluatie bestaat het gevaar dat het roddelcircuit op gang komt en dat vrijwilligers persoonlijk geviseerd worden. Evaluatie gebeurt dus best op een formele manier, maar kan soms ook informeel plaatsvinden. De evaluatie moet wel voor iedereen op dezelfde manier gebeuren en moet ook regelmatig plaatsvinden. U kunt zowel persoonlijke evaluatiegesprekken voeren over het functioneren van de vrijwilliger als in groep de afgelopen activiteiten evalueren.

Meer informatie over deze vijf aspecten vindt u in de publicatie De vijf v’s van het vrijwilligerswerk. Naast heel wat nuttige informatie vindt u er ook een handige waardenlijst, een fictief vrijwilligersplan en een sjabloon voor een goed feedbackgesprek.

Inspirerende praktijkvoorbeelden

Vrijwilligers in het Mijnmuseum, Beringen tijdens Erfgoeddag © Philippe Debroe

De jaarlijkse Erfgoeddag is vrijwilligers bijzonder dankbaar omwille van hun passie en onvermoeibare inzet. Enkele voorbeelden:

  • Heel wat vrijwilligers tekenen jaarlijks present voor het Erfgoedweekend in Brugge. Ze worden onder meer betrokken bij de praktische voorbereidingen, de bemanning van het centrale infopunt of bij het onthaal voor de activiteiten. Erfgoedcel Brugge toonde haar dankbaarheid ten aanzien van haar vrijwilligers en schreef in de zomer van 2020 op haar website: "Tijdens de lockdown van de voorbije maanden heeft Erfgoedcel Brugge haar vrijwilligers hard gemist. Toen de inventarisatie van het religieus erfgoed en van de oude bordspellen van het VIVES Spellenarchief werd stilgelegd en ook Erfgoeddag een jaartje opschoof, beseften we eens te meer hoe belangrijk zij zijn voor onze werking." De erfgoedcel stuurde haar vrijwilligers een mondmasker met daarop de tekst 'ALLES erfGOED'.
  • Vrijwilligers vormen door de band genomen al de visitekaartjes van het Mijnmuseum in Beringen en dat doen ze ook tijdens Erfgoeddag. De vrijwilligers in dat museum vertellen vaak vanuit hun eigen ervaring. Lees meer.
  • Voor Landbouwmuseum De Nostalgie in Maasmechelen is een deelname aan Erfgoeddag niet mogelijk zonder de inzet van de vrijwilligers. Samen zorgen deze helpende, gemotiveerde en vrijwillige handen ervoor dat mensen uit de wijde omgeving elk jaar opnieuw kunnen kennismaken met hun grote verzameling landbouwwerktuigen, tractoren, oude fietsen, motoren en huishoudtoestellen uit de eerste helft van de vorige eeuw. 

Erfgoedvrijwilligers zetten zich niet alleen in voor de publieksactiviteiten van een organisatie. Ook voor een werking achter de schermen betekenen ze vaak een bijzondere en waardevolle hulp. Enkele voorbeelden:

De vrijwilligers/Vrienden van het ATEA-museum registreren de collectie. Foto: Collectiebeleid Musea en erfgoed Antwerpen

MAS | Museum aan de Stroom

Schenking bedrijfscollectie ATEA: vrijwilligers helpen bij de registratie en inrichting van de depotcollectie.

Vrijwilligers in de orthodoxe kerk, foto: Erfgoedcel Brugge

Erfgoedcel Brugge & consulent religieus erfgoed Musea Brugge

Vrijwilligers met een hart voor religieus erfgoed: collectieregistratie in de Brugse parochiekerken.

Medewerkers aan het registreren. Foto: Transversale Cel Cultuur POV

Regionaal erfgoeddepot Meetjesland

Vrijwilligers helpen bij de verhuizing van collecties en de proefopstelling van open depot Huysmanhoeve.

Medewerkers registratie

Provincie Oost-Vlaanderen

Vrijwilligers helpen bij de inventarisatie van de Sint-Bavokerk in Gijzenzele.

 

Een vrijwilliger aan het werk in het Stadsarchief Ieper

Stadsarchief Ieper

Vrijwilligers helpen bij de verwerking van de collectie negatieven van fotograaf Duhameeuw.

Vrijwilliger aan het werk in Kester

Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei

Vrijwilligers helpen mee aan het project 'Weg van God. Zorg voor roerend religieus erfgoed'.

De ladenkast in de sacristie vóór de reiniging. © Erfgoedcel Pajottenland-Zennevallei

Erfgoedcel Pajottenland-Zennevallei

Vrijwilligers helpen mee om schimmel op textiel droog te verwijderen.

© Stadsarchief Sint-Truiden

Stadsarchief Sint-Truiden

Vrijwilligers assisteren bij de schaderegistratie en conservering van archief en erfgoedbibliotheek Sint-Truiden.

Event manager | coördinatie Erfgoeddag
T
02 213 10 81