Een straf vrijwilligersbeleid geeft aandacht aan de zogenaamde '5 V’s'. Dat zijn de vijf fases die elke vrijwilliger in een organisatie doorloopt. Op deze pagina staan we stil bij de vijfde en laatste V: het vertrek.

Hoe gaat u om met vrijwilligers die vertrekken? Hoe zorgt u ervoor dat ze met een positief gevoel de deur uitlopen? Weet u waarom de vrijwilliger de organisatie verlaat?

Exitgesprek

Als duidelijk is dat een vrijwilliger wil vertrekken, ga dan in gesprek. Volgende vragen kunt u aan bod laten komen:

• Waarom wil de vrijwilliger stoppen? Dit is vooral bij vaste vrijwilligers belangrijk om te weten.
• Terugblik en evaluatie: hoe heeft de vrijwilliger het vrijwilligerswerk ervaren? Wat zit goed en waar is nog verbetering mogelijk?  
• Hoe wil de vrijwilliger afscheid nemen? De ene neemt graag in stilte afscheid. Dan is bijvoorbeeld een persoonlijke bedanking gepast. De andere heeft liever een heus afscheidsmoment met een speech.
• Wil de vrijwilliger nog betrokken worden bij de organisatie en hoe dan? Zeker bij tijdelijke vrijwilligers is het belangrijk om te vragen of er nog interesse is om terug te keren. Wijs bijvoorbeeld op kortlopende taken of eenmalige activiteiten waarvoor iemand zich nog kan engageren.
• Wat kan de organisatie nog betekenen voor de vrijwilliger? Denk bijvoorbeeld aan een referentiebrief.

Een verplicht vertrek

Soms is het de organisatie die beslist om een einde te maken aan de samenwerking met een vrijwilliger omdat die zich helemaal niet aan de afspraken hield, echt niet geschikt is voor de job, enzovoort, en bijsturing of aanpassing van het takenpakket niet gewerkt heeft. Bespreek zo eerlijk mogelijk de reden van het ontslag, zodat hierover geen veronderstellingen en halve waarheden beginnen te circuleren.

Neem waarderend afscheid

Mensen die uw erfgoedorganisatie verlaten, moet u verzorgen, wat de omstandigheden of redenen ook zijn. Bedank de vrijwilliger steeds voor zijn inzet en toon waardering. Tevreden vrijwilligers zijn de beste ambassadeurs voor uw werking!