Organisatorische maatregelen tegen diefstal en vandalisme

Museumbewaker. Foto: © FARO, fotograaf: Jan Locus

Hoe goed een gebouw is beveiligd tegen diefstal en vandalisme, hangt af van de samenhang van de drie veiligheidspijlers: bouwkundige maatregelen, installaties en organisatorische maatregelen. Dat laatste is waarschijnlijk het belangrijkst. Het menselijk handelen is zowel de sterkste als de zwakste schakel.

Er zijn heel wat wettelijke bepalingen rond de beveiliging tegen diefstal en vandalisme. Op organisatorisch vlak komen ze veelal neer op de opmaak van een adequaat calamiteitenplan en interne procedures. De wetgeving rond (museum)bewaking is verstrengd: informeer u over wat wel en niet mag/kan.

Voorkomen

Werk in uw instelling aan een veiligheidsbeleid en maak iemand verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.

Richt binnen de organisatie een preventiecomité voor diefstal en vandalisme op waar zowel het personeel als het management deel van uitmaken.
Indien u werkt met een veiligheidsdienst/bewakingsdienst: maak afspraken en leg regels vast betreffende de taakverdeling (wie, wat, hoe, waar, wanneer?) de regelmaat van de patrouilles, taken in specifieke situaties, …
Geef geen informatie over de aard en de kwaliteit van de diefstalbeveiliging.
Leg een goede inventaris of collectieregistratie aan met het oog op de identificatie en opsporing, maar ook om te kunnen vaststellen of iets ontbreekt. Gebruik de minimale eisen van de Object ID, een internationale standaard voor het beschrijven van kunstvoorwerpen. Naast het type voorwerp, materiaal en afmetingen zijn vooral opmerkingen over beschadigingen, gebreken, restauraties e.d. zeer belangrijk om een voorwerp te signaleren. Goede foto's zijn onmisbaar.
Probeer interne diefstal te voorkomen: door de steekproefsgewijze visitatie van personeel, door het screenen van nieuwe medewerkers op een mogelijk crimineel verleden, door een geautoriseerde toegang tot de collectieregistratie (de informatie over standplaatsen) en een deontologische code.
Bewaar een back-up van de registratie in een kluis en het liefst op een andere locatie.

Bezoekersregistratie aan de inkombalie. Foto: © FARO. Met dank aan het Felixarchief Antwerpen.

Voer vooral een gecontroleerd toegangssysteem in. Leg regels vast wie wanneer toegang heeft tot de locatie en noteer het personenverkeer (In & Uit).
Laat onderhoudspersoneel zichzelf identificeren.
Houd altijd toezicht op bezoekers, op werklui in en op het gebouw, onderhouds- en schoonmaakploegen, enz. Dit heeft een ontradend effect en kan gelegenheidsdiefstal voorkomen.

Houd bepaalde eenvoudige regels aan zoals het verbod op tassen, paraplu’s en dergelijke in de tentoonstellingsruimte, leeszaal en archiefruimte. Zorg voor een vestiaire met lockers.
Werk ook regels uit in verband met het fotograferen/filmen in het gebouw: is dit toegelaten in de tentoonstellingsruimtes? Leg beperkingen vast over wat niet kan worden gefotografeerd/gefilmd. Werk ook richtlijnen uit over de ruimtes/voorwerpen die niet mogen gefilmd/gefotografeerd worden, welke uitrusting mag gebruikt worden, het gebruik van extra belichting … In de regels moet ook vastgelegd worden welke lichtsterkte mag worden gebruikt (Zie ook: schadefactor 'Licht, ultraviolet en infrarood'): zowel voor fotografen als voor film- en tv-ploegen.
Werk regels uit voor het gebruik van het gebouw, de faciliteiten en de ‘collectie’ door externen buiten de reguliere werking:
- Het gebruik van de gebouwen en uitrusting en de toegang tot de gebouwen bij evenementen zoals openingen, recepties, ...
- Onderhouds- en restauratiewerkzaamheden: onder andere beperkte toegang tot ruimtes, gebruik van lasapparatuur en dergelijke, tijdelijk uitschakelen van alarmsystemen, …

Werk een adequaat en gedocumenteerd sleutel- of badgebeheerssysteem uit.

Bepaal:
- Wie toegang heeft tot welke ruimtes en wanneer. Baseer u hiervoor op de functie/jobomschrijving en niet op de titel. Bij het gebruik van badges kan naargelang de functie van de werknemer toegang verleend worden aan specifieke ruimtes.
- Hoe vaak sleutels/sloten moeten worden vervangen. Veiligheidsexperten bevelen aan de sloten en toegangen regelmatig te herzien/vernieuwen, met name elke twee tot drie jaar;
- Een sleutelauditprogramma.
Sleutels van kasten of kluizen hoort u niet op 'logische' en gemakkelijk te vinden plaatsen te bewaren, maar in beschermde en bewaakte kasten. Bewaar extra sleutels elders in een beveiligde ruimte.
Zorg ervoor dat de sleutels enkel bereikbaar zijn voor de medewerkers die ze effectief nodig hebben. Inventariseer ze en houd ook goed bij wie welke sleutels heeft, ook tijdelijk.
Werk met een systeem waarbij u, afhankelijk van de functie, enkel een beperkte toegang geeft tot bepaalde ruimtes (‘master key’).
Houd een logboek bij van alle sleutelbewegingen.
Laat mensen niet naar buiten gaan met de sleutels.
Gebruik unieke, niet te dupliceren sleutels.
Vraag bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst of pensionering de sleutels en badge terug.

Afwegen

Sommige bedrijven promoten het aanbrengen van permanent zichtbare of zelfs onzichtbare nummers en elektronische chips voor het opsporen van gestolen kunstwerken (markeren en taggen). Bij unieke kunstwerken is een goede beschrijving en fotomateriaal doorgaans waardevoller dan deze dure maatregelen. Bij voorwerpen waarvan er meerdere exemplaren zijn, bijvoorbeeld bronzen beelden, kan dat het overwegen waard zijn.
Meervoudige permanente en fysieke nummeringen op één voorwerp kunnen tot een snelle identificatie leiden, maar ook tot grote schade bij diefstal. Criminelen zullen die gegevens immers veelal proberen te verwijderen.

Blokkeren

Zorg dat gebruikers en personeel alle deuren en ramen gesloten houden, ook de deuren van kasten.

Ontzeg externen en niet-bevoegde internen zo veel mogelijk de toegang tot de ruimtes achter de schermen en de depotruimtes. Indien er een rondleiding achter de schermen plaatsvindt, zorg dan voor voldoende begeleidend personeel.

Detecteren

Toezicht op de leeszaal. Foto: © FARO. Met dank aan het Felixarchief Antwerpen.

Naast de automatische reactie van elektronische detectiesystemen is een oplettende blik van aanwezig personeel onmisbaar. Leer medewerkers afwijkingen en anomalieën herkennen en melden.
Zorg dat bij alle telefoontoestellen alarmnummers aanwezig zijn.
Houd als het kan jaarlijks een steekproef in de collectieregistratie, at random. Kies willekeurig een aantal records en tracht die terug te vinden via de standplaatsgegevens. Weten dat dit gebeurt, werkt ook preventief tegen interne diefstal.
Beveiligingspersoneel of bewaking is voor de meeste grotere erfgoedbeheerders belangrijk. Het organiseren daarvan is onderhevig aan door de wet voorgeschreven rechten en plichten (in het bijzonder de zogenaamde Wet-Tobback van 10 april 1990) die interne of externe bewaking mogelijk maakt. Voor veel instellingen is dit financieel niet haalbaar.
Houd minstens elke dag een inspectie in en rond het gebouw. Een sluitingsronde is een goede praktijk. Anomalieën kunnen zo tijdig worden opgemerkt.
Om interne diefstal te voorkomen en te onderzoeken welke objecten mogelijk verdwenen zijn, bevelen we aan om een collectie-audit uit te voeren, bijvoorbeeld met een regelmaat van elke 5 jaar. Dit kan steekproefsgewijs.
Registreer alle gevaarlijke situaties en incidenten. Op die manier kunt u de risico's evalueren en uw beleid bijsturen waar nodig. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van DICE.