Methodiek

In de voorbereidende fase werd een werkmethodiek samengesteld die als het ware een handleiding vormt voor het project en voor soortgelijke projecten in de toekomst. De methodiek volgt de standaarden van CEST (Cultureel Erfgoedstandaarden Toolbox) en heeft URL’s naar het invulboek objecten en diverse (interne) handleidingen voor Adlib, zodat we met een druk op de knop de informatie vinden die we nodig hebben. We hebben gedurende het project aanpassingen doorgevoerd en nieuwigheden toegevoegd. Deze methodiek is geen statisch document, maar verandert mee met de standaarden en vernieuwde inzichten.

Behandelde objecten, datacleaning en dataverrijking

In onze projectaanvraag gingen we uit van 2.795 objecten die onder onze subcollectie eet- en drinkgerei vallen. Dit aantal was gebaseerd op pointerfiles die we hadden opgemaakt met objectnamen die onder de term eet- en drinkgerei konden worden geschaard, uit Adlib. Tijdens het project hebben we alle opgespoorde objecten met en zonder standplaats behandeld en hebben we 3.155 objecten verwerkt. Het aantal is hoger dan het genoemde aantal in onze projectaanvraag. Gedurende het project bleken meerdere objecten van bijvoorbeeld een servies of bestek onder één nummer geregistreerd. We hebben ervoor gekozen om elk onderdeel van een set een eigen nummer en record te geven. Daarbij hebben we ook objecten teruggevonden waarvan de standplaats oorspronkelijk onbekend was. De gegevens van deze 3.155 objecten zijn aangepast, aangevuld en vervolledigd in de mate van het mogelijke. Elk object is gereinigd, genummerd en gefotografeerd.

Opgeschoonde thesaurus, lijst van nieuwe termen

De thesaurus is opgeschoond en aangevuld. De objectnamen zijn aangepast aan de AAT. De oorspronkelijke lijst van 193 objectnamen die in Adlib werden gebruikt, is teruggebracht naar 91 termen. Deze termen zijn voorzien van een URI, code en scope note van de term in AAT.

We hebben de collectiestukken voor het grootste deel kunnen terugbrengen onder bestaande AAT-termen. Indien er een alternatieve benaming in Adlib werd vermeld, hebben we deze onder de velden ‘andere benaming’ opgenomen, of in de titel of beschrijving van het object.

Invulboek, testcase

In 2018 en 2019 zijn we gestart met het samenstellen van een invulboek volgens de standaarden van CEST. Hoewel we het invulboek al eerder hanteerden bij het registreren van objecten, kan met recht worden gesteld dat het huidige project als een testcase heeft gediend.

Het invulboek biedt duidelijkheid en houvast bij het registreren van objecten en zorgt ervoor dat de registratie uniform wordt. Ook voor het invulboek geldt dat het geen statisch document is, maar mee evolueert met de algemeen gangbare standaarden en die van de organisatie. Hoewel er duidelijke richtlijnen in zijn beschreven, blijft er toch ruimte voor aanpassingen die beter passen bij de aard van de collectie en de organisatie.

Scherpstellen collectie

De volledige subcollectie eet- en drinkgerei is dankzij dit project in kaart gebracht. Dit geeft Bokrijk de kans om voor deze subcollectie een waarderingstraject op te zetten en ons verwervingsbeleid scherper te stellen. Dat versterkt op termijn het profiel van deze subcollectie.

Ontsluiting collectie

Een selectie van de subcollectie ‘eet- en drinkgerei’ zal in de loop van 2022 worden ontsloten via Erfgoedplus en Europeana. Er is een preselectie gemaakt van objecten die we willen ontsluiten voor het grote publiek via de genoemde kanalen, daar de gehele subcollectie te omvangrijk zou zijn. De objecten in de preselectie zullen representatief zijn voor deze subcollectie.