Een stage is niet alleen voor de student een boeiende en leerrijke ervaring, maar ook voor de organisatie zelf. Hier vindt u meer informatie over hoe u in vijf stappen van een stageperiode een win-win kunt maken.

U vindt hier informatie over hoe u een vacature opstelt, hoe u die verspreidt, hoe u studenten selecteert en hoe u de stage verder opvolgt.

Stap 1: Stel een vacature voor een stageplaats op

Vertrek vanuit een concrete, afgebakende opdracht die een stagiair tijdens een korte periode kan uitvoeren:

• Zorg voor een zinvolle taak (koffiezetten en kopies maken vallen daar niet onder).
• Zorg dat de taak een duidelijk eindpunt heeft en op een bepaald moment klaar is. Zo krijgt de student het gevoel echt iets te kunnen afronden.
• Formuleer duidelijke resultaten: hoe ziet u dat de taak goed is uitgevoerd?
• Hou er rekening mee dat een stage ook kan mislukken. Geef dus geen cruciale taak aan een student (of bouw een vangnet in).

Op basis van die taakomschrijving kunt u vervolgens nadenken over welke competenties de student in huis zou moeten hebben:

• Welke kennis is er nodig?
• Welke vaardigheden?
• Welke attitude?

U kunt hiervoor ook inspiratie opdoen in de competentieprofielen die voor onze sector zijn gemaakt.

Studenten vinden het prettig als er aan de grote hoofdopdracht een paar kleinere bijtaakjes gekoppeld zijn. Dat zorgt voor wat afwisseling. Denk dus na hoe ze kleine maar leerrijke taken kunnen opnemen, zoals:

• een verslag van een vergadering maken;
• een blogbericht schrijven;
• meedraaien tijdens een studiedag.

Stap 2: Verspreid de vacature

Zodra u duidelijk in kaart hebt welke taak u door een student wil laten uitvoeren en welke competenties u daarvoor verwacht, kunt u bekijken welke opleidingen studenten voorbereiden op deze taak.

• Het volledige hogeronderwijsaanbod staat in het Hogeronderwijsregister.
• FARO maakte een overzicht van erfgoedspecifieke opleidingen.

U kunt rechtstreeks contact opnemen met deze opleidingen. Daarnaast is uw stageplaats ook welkom op de stagelijst van FARO, waar verschillende opleidingen ook naar doorverwijzen. Hiervoor neemt u contact op met Jacqueline van Leeuwen.

Probeer uw vacature aantrekkelijk te formuleren. Bijvoorbeeld door duidelijk aan te geven waarom de student voor dit aanbod zou moeten kiezen. Ga er niet te snel van uit dat iedereen die meerwaarde meteen ziet. Inspirerende voorbeelden vindt u op de stagelijst.

Stap 3: Organiseer een intakegesprek

Als een of meerdere studenten geïnteresseerd zijn in een stageplaats, nodigt u hen best uit voor een gesprek. Dit gesprek heeft als voornaamste doel om de verwachtingen van de student en de stageplaats goed op elkaar af te stemmen. Ook de verwachtingen van de opleiding moeten op dat moment in kaart worden gebracht.

Voorbeelden van vragen die u tijdens dit gesprek kunt stellen:

• Welke ervaring heeft u?
• Waarom wil u stage lopen in onze organisatie?
• Wat wil u bijleren tijdens deze stageperiode?
• Hoe zou u de opdracht willen aanpakken?

Stap 4: Heet de stagiair welkom

De eerste dag op de stageplaats is altijd spannend. Zorg ervoor dat de stagiair zich welkom voelt, bijvoorbeeld door al van tevoren materiaal klaar te leggen. Vang de student bij aankomst op en geef toelichting:

• Overloop de taak en de verwachtingen.
• Situeer de taak in de globale werking van de organisatie.
• Laat de student kennismaken met alle collega’s.
• Toon praktische zaken (de koffie, het materiaal, de toegangscodes …).

Vraag aan het einde van de eerste dag zeker nog even hoe het is geweest!

Stap 5: Volg de stagiair verder op

Bepaal samen met de stagiair op welke vaste dag in de week u overlegt over de gang van zaken. Doe dit aanvankelijk heel regelmatig. Na verloop van tijd kunt u de student meer 'loslaten'.

Organiseer op de helft van de stageperiode een soort 'functioneringsgesprek' met de stagiair. Voor de stagiair is het een boeiende leerervaring en het helpt u ook om bij te sturen waar nodig. U kunt daarbij de volgende vragen stellen:

• Hoe voelt u zich op de stageplaats?
• Hoe zijn uw relaties met de collega’s?
• Wat verliep er goed? Waarom verliep dat goed?
• Wat is er minder goed gegaan? Wat zijn daarvan de redenen?
• Welke taken doet u graag? En wat doet u minder graag? Waarom?
• Hoe kan ik u ondersteunen om uw werk nog beter te doen?

Meer tips over het begeleiden van stagiairs, en heel veel praktijkvoorbeelden vindt u in de brochure die FARO hierover maakte.