Als Digital Information Manager – kortweg DIM – heb ik verschillende taken:

• de brug slaan tussen de stedelijke ICT-dienst en het museum;
• bekijken wat de mogelijkheden zijn van bepaalde softwareoplossingen;
• de vertaalslag maken naar het operationele niveau: bekijken hoe de medewerkers de tool zullen gebruiken;
• contacten leggen met mogelijke leveranciers (niet alle ICT-oplossingen zijn immers bij Helics te vinden);
• opvolgen van de technologische tendensen zodat we ‘mee’ blijven en kunnen overschakelen op een ander systeem wanneer de tijd daar rijp voor is;
• medewerkers sensibiliseren en trainingen geven."

Technische ontwikkeling is een vak apart

“Ik ben geen ontwikkelaar en ik vind dat ook niet nodig. Het is ook heel moeilijk om iemand te vinden die al deze expertise, zowel technisch als cultureel, in zich heeft. Dat zou trouwens sowieso een veel te breed takenpakket zijn. Laat de ontwikkeling aan de ontwikkelaars over, mensen met introvert karakter, die code programmeren en daar goed in zijn. Maar er is dus wel nood aan de tussenpersonen en project managers als je bijvoorbeeld een website moet bouwen. Voor de medewerkers in het museum is de functie soms nog onduidelijk: wie moeten ze contacteren als ze een technisch probleem hebben? Aangezien ik zelf geen ICT'er ben en de systemen niet beheer, kan ik de mensen niet helpen met een technisch probleem. Dat is mijn opdracht ook niet: een technicus van de stad is daar verantwoordelijk voor. Soms is het wel moeilijk om die lijn te trekken want wanneer is iets technische support (computers, netwerk, servers), en wanneer heeft een probleem te maken met softwareconfiguratie? Dan is het wél weer voor mij. Dat geeft wel eens spanning.”

SCRUM: het belang van het proces

"Na twee jaar werken in M, heb ik onze werkwijze aangepast. Toen we in het begin aan een project werkten, bleek pas bij de oplevering van het product hoe het zou werken ... en niet zou werken. Dat leidde tot vragen en frustraties bij de medewerkers. Om dit te vermijden, hebben we de werkwijze helemaal veranderd. Met een projectgroep met medewerkers uit de verschillende afdelingen schrijven we use-cases uit waarbij we hun verwachtingen over een bepaald product noteren. We ontwikkelen gaandeweg, testen en passen aan waar nodig. We gebruiken daarvoor SCRUM, een vorm van ‘agile software ontwikkeling’, en dat werkt heel goed.

Dit is natuurlijk niet steeds een garantie op succes: mensen hebben soms ook eigen ideeën waar ze niet van willen afwijken en dan helpt SCRUM evenmin. Wat iedereen eigenlijk wil, en waar we nog lang niet zijn, is dat software 95% intuïtief is en dat het gewoonweg wérkt. Maar zo ver zijn we nog lang niet. Ook zouden we allemaal API’s moeten schrijven maar dat is evenmin makkelijk. Twee softwarepakketten met elkaar laten spreken kan technisch, maar wie van beiden doet de inspanning om de code aan te passen? Vaak moet je een derde partij betrekken die dit uitzoekt en uitvoert. Vandaar dat een DIM geen overbodige luxe is." 

Het digitale is overal: belang van intern draagvlak

"In mijn werk gaat er ook bijzondere aandacht naar het detecteren, zichtbaar maken en op elkaar afstemmen van digitale processen. Deze afstemming loopt doorheen alle afdelingen. Het gaat niet alleen over digitale aspecten van collecties en publiekswerking maar bijvoorbeeld ook over de vele digitale instrumenten die we gebruiken voor de ontwikkeling van klantenservices, interne communicatie en planning, enzovoort. Om dit goed te realiseren, moet er dus een breed draagvlak zijn voor het digitale in elk aspect van de werking. Dat is niet evident. Bij de heropening moesten we bijvoorbeeld heel wat nieuwe applicaties in de lucht krijgen maar die konden niet allemaal op het netwerk. Dat komt dan wel in orde dankzij de hulp van Helics maar het probleem is dat de medewerkers niet altijd stilstaan bij de complexiteit van zulke situaties. Dit zouden we voortaan moeten vermijden … in onze organisatie is er dus nog veel groeipotentieel op het vlak van digitaal beleid. Dat heeft ook te maken met methodiek. Vandaar dat ik dus zo sterk geloof in de SCRUM-aanpak (kleine ontwikkelingen meteen testen en feedback vragen).

En er moet een vertrouwen groeien tegenover de digital information manager. Er moet ook meer de reflex aanwezig zijn om de DIM op de hoogte te brengen en te houden van bepaalde digitale zaken. In principe is het mogelijk dat afdelingen zelf toepassingen aankopen zonder dat ik dat weet maar ideaal is dat niet omdat ik op die manier geen overzicht kan houden. Vandaar ook het belang van een digitale strategie: hierdoor krijgen we een overzicht van alles wat er op digitaal vlak gebeurt, de processen, de aankopen … en dan kan de rol van de DIM soms ook louter adviserend zijn. Het is onmogelijk om bij alle projecten betrokken te zijn, waar iets ‘digitaal’ bij komt kijken."

Kijk naar de directeur om een digitale strategie te doen slagen  

"We moeten ook leren omgaan met het verschil tussen een focus op digitale processen en de realiteit van een museale werking. Vanuit museaal perspectief werken we in de richting van een tentoonstelling. Dat is steeds pieken naar dat resultaat. Bij de opening moeten er dan ook tal van applicaties zijn die de verhalen zo goed mogelijk ondersteunen of vertellen. Maar dat leidt soms tot een paddenstoel-effect van toepassingen die her en der opschieten.

Deze werkwijze staat haaks op een digitaal beleid waarin we streven naar het duurzaam archiveren of het duurzaam koppelen aan beeldbanken. Hoewel dit de museale werking misschien op korte termijn vertraagt, is het belangrijk om een digitaal geheugen te creëren. Vandaar het belang van een breed gedragen digitale strategie én van een directie die dit ondersteunt en zelf actief meewerkt aan het creëren van dit bewustzijn.

Dat wil niet zeggen dat de DIM in elk project moet betrokken zijn. Dat is ook niet haalbaar. Bij sommige projecten zal ik eerder een adviserende rol hebben. Maar ik moet wel weten welke projecten lopen en welke men wil opstarten om ze allemaal mee te nemen in het M-visueel plan (schematisch plan van applicaties en wat gelinkt is aan mekaar). Dat zie je trouwens ook in andere musea. Tate heeft een succesvolle digitale strategie omdat zoveel medewerkers er intensief bij betrokken zijn. 

Natuurlijk, timing is alles. Ik weet ook wel dat ik collega’s niet moet vragen om deel te nemen aan een projectgroep als de opening van een tentoonstelling nadert. Dan vallen alle acties stil. Het werken aan digitale processen verloopt dus in een golfbeweging. We moeten eigenlijk constant schakelen tussen kortetermijndoen, snel en langetermijndenken, maar liefst wel op een duurzame manier."

Het digitale museum gaat over veel meer dan alleen collecties

"De functie dataconservator wordt naar mijn idee vaak te beperkt ingevuld. De huidige expertisecentra focussen heel sterk op de collecties en die specifieke data. Maar het zou om een veel breder verhaal moeten gaan. Bijvoorbeeld, een museum heeft niet alleen beeldmateriaal van de collectie, maar ook van workshops, vernissages, bezoekers in de zalen, bewegend beeld. Die moeten mee in een digital asset management systeem worden opgenomen. We hebben dus nood aan een veel meer gelaagd verhaal. We hebben ook nood aan CRM-expertise, die een organisatie zoals Publiq, het vroegere Cultuurnet, bezit. Dergelijke organisatie zou al deze kennis en data moeten bundelen en overzichtelijk maken. Nu is het immers zo dat collega-musea bij ons komen aankloppen voor expertise omtrent CRM en ticketing, maar het zou veel beter zijn als dit breder kan georganiseerd worden.

Ik ben dan ook heel trots op de manier waarop we het CRM-project, over de afdelingen heen, aanpakken. Ook planningstools zijn erg belangrijk. Hiervoor gebruiken we nu Yes-plan dat door Vooruit (Gent) is ontwikkeld. Dit is een platform om te plannen welke activiteit op welk moment en op welke plek plaatsvindt, welke mensen betrokken zijn, welke resources, enzovoort.

We denken ook actief na over het gebruik van beeldbanken en digital asset management tools. Het zou zo goed zijn als musea meer zouden samenwerken op dat vlak, foto’s makkelijker zouden kunnen uitwisselen, samen contracten kunnen afsluiten. Foto’s moet je samen kunnen beheren. Is het niet mogelijk om hier een platform rond te maken? Nu gebruikt elk museum daar afzonderlijk capaciteit voor en dat zou niet nodig moeten zijn. Op dit vlak is nog enorm veel verbetering mogelijk. Ik hoop echt dat hier zo snel mogelijk een oplossing voor wordt gevonden."

Foto's:

• Coverbeeld: copyright M-Museum Leuven 
• Control panel switch module. Flickr, David Stokes, CC BY-SA 2.0.
• Digitalisering in M Leuven, copyright M-Museum Leuven
• Création d'une région portail hypergrid pour FrancoGrid - Février 2015. Flickr, PralineB, CC BY-NC-ND 2.0
• Electronics. Flickr, Nick Ares, CC BY-SA 2.0