“Kristof en ik vonden elkaar omdat we allebei in termen van ‘digitale processen’ dachten. In het M HKA was men destijds niet erg tevreden over het gangbare collectiemanagementsysteem Adlib. Adlib is gericht op een vrij ‘klassieke’ manier van beschrijven van objecten op een digitale manier, en dit systeem biedt niet voldoende mogelijkheden om de rijke context van een object weer te geven noch om reflexieve processen, expertise of ervaringen op een goede manier in beeld te brengen. Kristof ontwikkelde ensembles.org om die extra laag en stap te kunnen zetten.” 

Een digitale omslag heeft tijd nodig 

Het is een open deur maar verandering is nooit makkelijk. Het M HKA is daar niet anders in dan een andere organisatie. Het ging bovendien niet alleen om een technische omschakeling. De grote verandering zat er in dat het niet alleen meer een registrator of content manager zou zijn die de ensembles.org zou vullen met content. Het idee was dat ook curatoren, productie- en publieksmedewerkers alsook collectieverantwoordelijken de databank zouden vullen, als een logisch onderdeel in hun werkproces.

“Dit was moeilijk omdat de meeste collega’s zich hier nog nooit mee hadden beziggehouden. Om de collega’s te overtuigen van de mogelijkheden en meerwaarde die ensembles.org voor elkeen zou bieden, zijn we dan ook begonnen met het maken van publiekstoepassingen voor in de zalen. Deze applicaties zijn we blijven ontwikkelen en zijn intussen een belangrijke tool geworden voor de publiekswerking. Het interne draagvlak is in de loop van de jaren sterk gegroeid, al kan dat nog steeds beter.” 

Het digitale is de basis van de museumwerking

“ensembles.org is ondertussen de basis van de museale werking geworden. Voor de publieksbemiddeling was dit vrij snel een evidentie, maar ook voor het onderzoek is het steeds een startpunt. Het M HKA zal zich in de toekomst ontfermen over kunstenaarsarchieven: om dit materiaal goed te bewaren, te registreren, te verrijken met content en te ontsluiten, zal ensembles.org opnieuw de basis en het platform vormen.” 

“Alles wat je nu ziet in de zalen, de video wall, de publieksinformatie maar ook de wetenschappelijke informatie: alles wordt rechtstreeks uit ensembles.org gehaald. Een voorbeeld? Toen performancekunstenaar Hugo Roelandt overleed, hebben we met een uitgebreide stuurgroep bestaande uit de weduwe, KASK, Objectif Exhibitions, Marc Holthof en het M HKA gebrainstormd hoe we met zijn nalatenschap en gedachtegoed zouden omgaan. Dat resultaat werd helemaal gedocumenteerd in ensembles.org. Het onderzoek naar het werk van Roelandt loopt nog verder en wordt gekoppeld aan onderzoek naar het werk van Annemie van Kerckhoven. Ook loopt er o.a. doctoraatsonderzoek over Allan Sekula en ook het onderzoek naar tentoonstellingen vertrekt vanuit ensembles.org. De inzichten die worden verworven, komen er dan op hun beurt in terecht. Er zit een heel sterk netwerkidee achter ensembles.org en die wordt steeds beter zichtbaar.” 

“De meerwaarde van ensembles.org is dus heel erg duidelijk. Het is de lijm tussen de publiekswerking en de onderzoekers, de voedingsbodem voor de gehele museale werking. Onderzoek zal in de toekomst nog meer het speerpunt van het  M HKA vormen. Het museum kreeg van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek het statuut van wetenschappelijke instelling zodat het voortaan als ‘volwaardige’ partner onderzoek kan opzetten, aantrekken en samenwerkingsverbanden met andere onderzoeksinstellingen kan aangaan.” 

Uitdagingen voor de toekomst

Maar het is niet al rozengeur en maneschijn. Soms zijn er obstakels om digitaal beeldmateriaal te ontsluiten en moeten auteursrechten geklaard worden. Het M HKA had met Kristof Michiels enkele jaren een ontwikkelaar in huis. Intussen werkt het M HKA voor de technische ontwikkeling samen met 10to1 / Advance.io. Dat is een zeer goede samenwerking maar zij doen de louter technische ontwikkeling. Een ontwikkelaar in huis hebben blijft een enorme troef.

“ensembles.org is een ‘uniek’ product wat het op het eerste gezicht minder evident maakt om het systeem te laten aansluiten op andere systemen en databases. De ‘bruggetjes’ naar andere systemen moeten nog worden gelegd maar hiervoor kan een technische oplossing worden gevonden (API). In de toekomst zal er ook aan een oplossing worden gewerkt.”

Volgens Evi is het ook belangrijk om met ensembles.org terug in de diepte te gaan werken. Het systeem was ontworpen als een instrument om duurzaam te archiveren. Om draagvlak te vinden, werd het meer een publiekstool: “Zeker met het oog op de Kunstenaarsarchieven is het erg belangrijk om opnieuw een focus te gaan leggen op duurzaam archiveren. En we moeten de mogelijkheden die op digitaal vlak ontstaan verder gaan onderzoeken en benutten. Dan denk ik aan het maken van koppelingen met Wikimedia en Wikipedia bijvoorbeeld, of technieken zoals content scraping en data scraping gaan exploreren. Nu is het opladen van content nog een zeer ambachtelijk proces terwijl er dus andere mogelijkheden zijn om content te verzamelen.” 

“Wat zeker is, is dat het digitaal beleid de komende jaren een van de speerpunten zal blijven. Aan het beleidsplan zal een informatiebeleidsplan worden toegevoegd waarin de digitale strategie wordt uiteengezet.”